Hankintapalvelut, projektipäällikkö Tapani Järvinen:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia Turun kaupungille ja muille tarjouspyynnössä mainituille hankintayksiköille hankittavista omatoimikirjastoista ajalle 1.1.2024-31.12.2025, jonka jälkeen sopimusta voidaan tilaajan päätöksellä jatkaa alkuperäisin ehdoin enintään kahdella (2) vuodella. Varsinaisen sopimuskauden jälkeen sopimus jatkuu palvelun osalta toistaiseksi voimassaolevana julkisen hallinnon IT-hankintojen Erityisehtoja palveluista (JIT 2015 – palvelut) kohdan 9 mukaisin irtisanomisehdoin.

Hankinnassa on kysymys palveluhankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Omatoimikirjasto on tietojärjestelmäkokonaisuus, jonka muodostaa kirjaston laajennetun aukiolon mahdollistavasta laitteista sekä niiden hallintaan käytettävistä ohjelmistoista.

Omatoimikirjasto mahdollistaa asiakkaiden sisäänpääsyn kirjaston toimitilaan erikseen määriteltyinä aikoina silloinkin, kun henkilökunta ei ole paikalla.

Omatoimikirjasto hankitaan kokonaispalveluna, "avaimet käteen" -periaatteella. Tilaaja ei osta tarvittavaa laitteistoa omaksi vaan omatoimikirjasto hankitaan palveluna. Palveluntuottaja toimittaa vuokrattavat ohjelmistot ja laitteet Tilaajan toimituspisteisiin, asentaa ne käyttökuntoon Tilaajan ohjeistuksen mukaan sekä testaa niiden toimivuuden.

Tilaajalla on mahdollisuus hankkia optiona kokonaisuuteen lisäominaisuuksia tai ostaa laitteet omakseen.

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 20.10.2023 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin 7.11.2023 Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa. Samana päivänä lähetettiin julkaistavaksi korjausilmoitus.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja tuotteille sekä palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.

Sopimuskaudella mahdollinen optiokausi mukaan lukien on tarkoitus ottaa käyttöön alustavalta arviolta 10-15 uutta omatoimikirjastoa. Toimintokokonaisuuksia tullaan tilaamaan tarpeen mukaan sopimuskauden aikana. Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään.

Määräaikaan 22.11.2023 klo 11.00 mennessä saatiin tarjous yhdeltä tarjoajalta. Tarjouksen antoi Mikro-Väylä Oy.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Tarjoajan todettiin täyttävän asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Arvioinnissa todettiin tarjouksen täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin seuraavien arviointiperusteiden mukaisesti:

Hinta, enimmäispisteet 100.

Hintapisteet annetaan seuraavasti:

- hinta omatoimikirjaston peruspaketille, enimmäispisteet 70

- hinta videovalvontajärjestelmälle, enimmäispisteet 7

- hinta videokameroille, enimmäispisteet 7

- hinta etäkuulutukselle, enimmäispisteet 6

- hinta yksikäytäväleveyksiselle hälytinportille, enimmäispisteet 5

- hinta kaksikäytäväleveyksiselle hälytinportille, enimmäispisteet 5

Kohdittain edullisimman hinnan antanut tarjoaja saa enimmäispisteet ja muiden tarjoajien pistemäärät muodostuvat suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x maksimipisteet)

Koska saatiin vain yksi tarjous, ei tarjousten vertailua suoritettu.

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 79 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä. Kaupunginhallitus on päätöksellään 5.6.2023 § 215 päättänyt muuttaa hankintapäällikön tehtävänimikkeen hankintajohtajaksi.

Hankintajohtaja Susanna Sarvanto-Hohtari:

PäätösPäätän edellä esitetyin perustein, että omatoimikirjastojen toteutuksen palveluntuottajaksi valitaan ajalle 1.1.2024-31.12.2025 Mikro-Väylä Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköjä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimukset voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintajohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätiedot: projektipäällikkö Tapani Järvinen p. 044 907 5896