Hankintapalvelut, projektipäällikkö Tapani Järvinen:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia Turun kaupungille ja muille tarjouspyynnössä mainituille hankintayksiköille hankittavasta AV-aineistosta ajalle 1.1.2024-31.12.2025, jonka jälkeen sopimusta voidaan tilaajan päätöksellä jatkaa alkuperäisin ehdoin enintään kahdella (2) vuodella, ajalle 1.1.2026-31.12.2027.

Hankinnassa on kysymys tavarahankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 27.9.2023 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta ei esitetty kysymyksiä.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja tuotteille sekä palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset. Lisäksi tarjouspyynnössä kuvattiin pisteytettävät laatuvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä ja että tarjoukset hyväksytään osakokonaisuuksittain.

Hankinta on jaettu kuuteen osakokonaisuuteen:

1. Jazz ja Blues

2. Pop ja Rock

3. Taidemusiikki

4. LP-levyt

5. Konsolipelit lisäosineen

6. Kuvatallenteet

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään osakokonaisuuksien 1-5 osalta osakokonaisuuksittain puitesopimus yhden toimittajan/palveluntuottajan kanssa ja osakokonaisuuden 6 osalta valitaan vertailun perusteella viisi kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antanutta toimittajaa, joiden kanssa solmitaan puitesopimukset. Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antanut valitaan päätoimittajaksi ja seuraavat neljä varatoimittajiksi. Varatoimittajilta hankitaan kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailun mukaisessa järjestyksessä, mikäli päätoimittajan toimituskyky valikoimien kattamiseksi ei riitä.

Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on sitoumuksetta noin 300 000 euroa / vuosi. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Määräaikaan 31.10.2023 klo 11.00 mennessä saatiin yhdeltä tarjoajalta tarjous ja vain osakokonaisuuksiin: 1. Jazz ja Blues, 2. Pop ja Rock ja 4. LP-levyt. Tarjouksen antoi Fast Freddie Productions Oy / 8raita.

Näin ollen osakokonaisuuksiin 3. Taidemusiikki, 5. Konsolipelit lisäosineen ja 6. Kuvatallenteet ei saatu tarjouksia.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Tarjoajan todettiin täyttävän asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Arvioinnissa todettiin tarjouksen täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin/edullisimmat seuraavien arviointiperusteiden mukaisesti:

MUSIIKKIAINEISTO, JAZZ JA BLUES

1. Hinta, enimmäispisteet 80

Halvin tarjottu tarjouspyynnön mukaisten tuotteiden kokonaishinta saa vertailussa enimmäispisteet 80. Muiden tarjoajien

pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x enimmäispisteet).

2. Laatu, enimmäispisteet 20

• Uutuusaineiston laajuus, enintään 10p

• Toimitusnopeus, enintään 5p

• Tilauskäytännöt, enintään 3 p

• Tarjonnasta ilmoittamisen käytännöt, enintään 2 p

Kohderyhmän enimmäispisteet 100 pistettä. Kohderyhmään valitaan yksi toimittaja, jonka kanssa solmitaan puitesopimus.

MUSIIKKIAINEISTO, POP JA ROCK

1. Hinta, enimmäispisteet 80

Halvin tarjottu tarjouspyynnön mukaisten tuotteiden kokonaishinta saa vertailussa enimmäispisteet 80. Muiden tarjoajien

pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x enimmäispisteet).

2. Laatu, enimmäispisteet 20

• Uutuusaineiston laajuus, enintään 10p

• Toimitusnopeus, enintään 5p

• Tilauskäytännöt, enintään 3 p

• Tarjonnasta ilmoittamisen käytännöt, enintään 2 p

Kohderyhmän enimmäispisteet 100 pistettä. Kohderyhmään valitaan yksi toimittaja, jonka kanssa solmitaan puitesopimus.

MUSIIKKIAINEISTO, TAIDEMUSIIKKI

1. Hinta, enimmäispisteet 80

Halvin tarjottu tarjouspyynnön mukaisten tuotteiden kokonaishinta saa vertailussa enimmäispisteet 80. Muiden tarjoajien

pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x enimmäispisteet).

2. Laatu, enimmäispisteet 20

• Uutuusaineiston laajuus, enintään 10p

• Toimitusnopeus, enintään 5p

• Tilauskäytännöt, enintään 3 p

• Tarjonnasta ilmoittamisen käytännöt, enintään 2 p

Kohderyhmän enimmäispisteet 100 pistettä. Kohderyhmään valitaan yksi toimittaja, jonka kanssa solmitaan puitesopimus.

MUSIIKKIAINEISTO, LP-LEVYT

1. Hinta, enimmäispisteet 80

Halvin tarjottu tarjouspyynnön mukaisten tuotteiden kokonaishinta saa vertailussa enimmäispisteet 80. Muiden tarjoajien

pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x enimmäispisteet).

2. Laatu, enimmäispisteet 20

• Uutuusaineiston laajuus, enintään 10p

• Toimitusnopeus, enintään 5p

• Tilauskäytännöt, enintään 3 p

• Tarjonnasta ilmoittamisen käytännöt, enintään 2 p

Kohderyhmän enimmäispisteet 100 pistettä. Kohderyhmään valitaan yksi toimittaja, jonka kanssa solmitaan puitesopimus.

KONSOLIPELIT LISÄOSINEEN

1. Hinta, enimmäispisteet 83.

Halvin tarjottu tarjouspyynnön mukaisten tuotteiden kokonaishinta saa vertailussa enimmäispisteet 83. Muiden tarjoajien

pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x enimmäispisteet).

2. Laatu, enimmäispisteet 17.

• Uutuusnimekkeistön laajuus, 3p per pelialusta, enintään 12p

• Tilauskäytännöt, enintään 3 p

• Tarjonnasta ilmoittamisen käytännöt, enintään 2 p

Kohderyhmän enimmäispisteet 100 pistettä. Kohderyhmään valitaan yksi toimittaja, jonka kanssa solmitaan puitesopimus.

KUVATALLENTEET

1. Hinta, enimmäispisteet 85

Halvin tarjottu vertailuhinta saa vertailussa enimmäispisteet 85. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa

halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x enimmäispisteet).

2. Laatu, enimmäispisteet 15

• Uutuusaineiston laajuus, enintään 10p

• Tilauskäytännöt, enintään 3 p

• Tarjonnasta ilmoittamisen käytännöt, enintään 2 p

Kohderyhmän enimmäispisteet 100 pistettä. Kohderyhmään valitaan vertailun perusteella viisi kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antanutta toimittajaa, joiden kanssa solmitaan puitesopimukset. Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antanut valitaan päätoimittajaksi ja seuraavat neljä varatoimittajiksi. Varatoimittajilta hankitaan kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailun mukaisessa järjestyksessä, mikäli päätoimittajan toimituskyky valikoimien kattamiseksi ei riitä.

Osakokonaisuuksiin: 1. Jazz ja Blues, 2. Pop ja Rock ja 4. LP-levyt saatiin vain yksi tarjous, jonka antoi Fast Freddie Productions Oy / 8raita.

Osakokonaisuuksiin 3. Taidemusiikki, 5. Konsolipelit lisäosineen ja 6. Kuvatallenteet ei saatu tarjouksia.

Tarjousten vertailua ei edellä mainituista syistä suoritettu.

Hankintayksikkö keskeyttää hankintamenettelyn osakokonaisuuksien 3. Taidemusiikki, 5. Konsolipelit lisäosineen ja 6. Kuvatallenteet osalta hankintaa tekemättä. Keskeyttämisen syynä on ettei tarjouksia saatu.

Hankintayksiköllä on edellä mainitusta syystä todellinen ja perusteltu syy keskeyttää hankintamenettely. Keskeyttämispäätöstä tehtäessä toimitaan tasapuolisesti ja tarjoajia syrjimättä.

Tilanteessa, jossa ei tarjouksia ole saatu on hankintayksiköllä Hankintalain 40§:n 1. momentin mukaan oikeus siirtyä suorahankintaan, kunhan alkuperäisiä tarjouspyynnön ehtoja ei olennaisesti muuteta. Hankintayksikkö siirtyy suorahankintaan muuttamatta oleellisesti alkuperäisen tarjouspyynnön ehtoja.

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 79 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä. Kaupunginhallitus on päätöksellään 5.6.2023 § 215 päättänyt muuttaa hankintapäällikön tehtävänimikkeen hankintajohtajaksi.

Hankintajohtaja Susanna Sarvanto-Hohtari:

PäätösPäätän edellä esitetyin perustein, että:

-osakokonaisuuksien 1. Jazz ja Blues, 2. Pop ja Rock ja 4. LP-levyt toimittajaksi valitaan ajalle 1.1.2024-31.12.2025 Fast Freddie Productions Oy / 8raita tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin, ja

-osakokonaisuuksien 3. Taidemusiikki, 5. Konsolipelit lisäosineen ja 6. Kuvatallenteet osalta hankintamenettely keskeytetään ja siirrytään suorahankintaan muuttamatta oleellisesti alkuperäisen tarjouspyynnön ehtoja. Hankintamenettelyn keskeyttäminen osakokonaisuuksien 3, 5 ja 6 osalta ei vaikuta hankintapäätöksen täytäntöönpanoon muiden ryhmien osalta.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköjä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimukset voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintajohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätiedot: projektipäällikkö Tapani Järvinen p. 044 907 5896