6734-2023 Turun kaupungin sisäinen postipalvelu alkaen 1.1.2024

1. Sopimuksen osapuolet

Sopimusosapuoli B Palveluntuottaja

Turun kaupunki, työllisyyspalvelut, työkyvyn edistäminen (0204819-8)
Iso-Heikkiläntie 6
20200
Turku

Sopimusosapuoli A Tilaaja

Turun kaupunki / Konsernihallinto (0204819-8)
PL 630
20101
Turku
Suomi

Sopimusyhteyshenkilöt:

Turun kaupunki / työllisyyspalvelut, työkyvyn edistäminen

Vastaava palvelupäällikkö Ari Laaksonen, ari.laaksonen@turku.fi, 040 486 4084

Turun kaupunki / Hankintapalvelut

Projektipäällikkö Sari Holmberg, sari.holmberg@turku.fi, 040 358 5609

2. Sopimuksen tausta, tarkoitus ja kohde

Sopimus koskee Turun kaupungin sisäisen postin palveluita, joita Turun kaupungin työllisyyspalvelut tuottaa Turun kaupungin konsernihallinnon ja palvelukokonaisuuksien käyttöön. 

Työllisyyspalvelut vastaa tämän sopimuksen ehtojen mukaisesti Turun kaupungille saapuvan kirjepostin vastaanottamisesta, lajittelusta, saapuneen postin sisäisestä jakelusta sekä lähtevän postin toimittamisesta Posti Oy:n palvelupisteeseen.

Sisäinen postipalvelu voi sisältää vähäisessä määrin Turun kaupungin organisaatioyksiköiden välisiä tavaratoimituksia.

Tilaaja ei sitoudu määräostovelvoitteeseen.

Selvyyden vuoksi todetaan, että tämä sopimus Turun kaupungin sisäinen sopimus, eikä tähän sopimukseen sovelleta julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annettua lakia (1397/2016).

Sopimus perustuu Turun kaupungin kansliapäällikön päätökseen XX.XX.2023 § XX.

3. Saapuva ja lähtevä posti

Posti Oy toimittaa Turun kaupungin ja Posti Oy:n välisen nouto- ja jakelupalvelusopimuksen mukaisesti arkiaamuisin työllisyyspalveluiden toimipisteeseen Iso-Heikkilään seuraavien kohteiden kirjepostit: Yliopistonkatu 27, Puolalankatu 5, Aninkaistenkatu 7 ja Linnankatu 90.

Turun kaupungin työllisyyspalvelut lajittelee Posti Oy:ltä saapuneet kirjepostit sekä toimittaa ne eteenpäin oikeaan kohteeseen aamulla klo 9-10 edellä mainittuihin osoitteisiin. 

Edellä mainittujen toimipisteiden lähtevät kirjepostit Työllisyyspalvelut noutaa maanantai-torstai klo 14.30-15.30 ja perjantaisin klo 12-13 ja toimittaa Posti Oy:n palvelupisteeseen (Puolalankatu 6) sillä poikkeuksella että Linnankatu 90 posti (PL11) noudetaan, mutta toimipisteestä ei toimiteta lähtevää postia Posti Oy:n palvelupisteeseen.

Kaikki Turun kaupungin lähtevä kirjeposti kulkee ennalta maksetuissa kirjekuorissa. Kirjekuoria tarvitsevat Turun kaupungin organisaatioyksiköt vastaavat kuorien hankinnasta.

Työllisyyspalvelut suunnittelee kuljetusten reitin ja aikataulun. Kuljetukset hoidetaan sähköisellä ajoneuvolla.

Muut kaupungin toimipisteet toimittavat lähtevät kirjepostit itse Posti Oy:n kirjelaatikkoon tai toimipisteeseen.

Liitteessä 1 on kuvattu tarkennetut kirjepostien jakelu- ja noutokohteet. Kohteet saattavat muuttua sopimuskauden aikana.

4. Palvelua ja henkilöstöä koskevat vaatimukset

Palvelun on koko sopimuskauden oltava sopimuksen mukaista ja vastattava sitä mitä on edellytetty lainsäädännössä ja viranomaismääräyksissä. Palveluntuottaja ilmoittaa Tilaajalle, mikäli palvelu ei toteudu sovitun mukaisesti. Palvelun laadunvalvonnasta sovitaan Tilaajan ja Palveluntuottajan kesken erikseen.

Palveluntuottaja käyttää palvelun tuottamiseen soveltuvan pätevyyden ja kokemuksen omaavia henkilöitä. Palvelun tuottamiseen käytettävän henkilöstön on Tilaajan tiloissa työskennellessään noudatettava Tilaajan turvallisuus-, tietosuoja-, yleisiä käytös- sekä muita Tilaajan ohjeita ja määräyksiä. Tilaajan on ilmoitettava etukäteen kaikista tällaisista palvelun tuottamiseen käytettävän henkilöstön noudatettaviksi tarkoitetuista menettelytapavelvoitteista. Palveluntuottajalla säilyy oman henkilöstönsä työnjohto- ja valvontavastuu. Palveluntuottaja vastaa työntekijöidensä työturvallisuudesta.

Tilaajan on huolehdittava, että Palveluntuottajan henkilöstö pääsee käyttämään Tilaajan tiloja sovitun mukaisesti.

5. Sopimuskausi

Sopimuskausi alkaa 1.1.2024, ja sopimus on voimassa toistaiseksi.  Sopimuksen voimaantulo edellyttää molempien Sopijapuolten allekirjoitusta.

Sopijapuolilla on oikeus irtisanoa tämä sopimus noudattaen yhdeksän (9) kuukauden irtisanomisaikaa.

Irtisanominen on tehtävä aina kirjallisesti. Palveluntuottajalla on oikeus saada täysimääräinen korvaus sopimuksen päättymishetkeen mennessä tehdystä työstä, mutta ei oikeutta muuhun korvaukseen irtisanomisen johdosta.

6. Palvelun sopimushinta

Palvelun kiinteä hinta kuukaudessa on 1018 euroa (alv 0%). Sopimushinta sisältää kaikki palvelun tuottamisesta aiheutuvat kulut tässä sopimuksessa mainitun mukaisesti lukuun ottamatta arvonlisäveroa. Palveluntuottaja lisää arvonlisäveron ja mahdolliset viranomaisten julkiset maksut sopimushintoihin voimassa olevan lainsäädännön tai lainsäädännön soveltamiskäytännön mukaisesti. 

Palveluntuottaja voi esittää sopimushintojen hinnantarkistusta Tilaajalle perustellusta syystä yleistä kustannuskehitystä vastaavasti yhden (1) vuoden välein. Selvyyden vuoksi todetaan, että sopimushinnat ovat kulloinkin voimassa aina vähintään yksi (1) vuotta. Ensimmäinen hinnantarkistus voi tulla voimaan aikaisintaan 1.1.2025 alkaen. Hinnantarkistusesitykset on esitettävä Tilaajalle kirjallisesti 4 kuukautta ennen uusien sopimushintojen voimaantuloa. Palveluntuottajan on esitettävä Tilaajalle asianmukainen kirjallinen selvitys kustannusten kehityksestä. Hinnantarkistuksen voimaantulo edellyttää Tilaajan päätöstä.

Hinnantarkistaminen on sidottu seuraavaan indeksiin: Tilastokeskuksen palvelujen tuottajahintaindeksi (Palvelujen tuottajahintaindeksit, yhteensä (BtoAll) (2015=100), tuotteet toimialoittain (CPA 2015) kohta H toimiala 49 ’’Maaliikenne- ja putkijohtokuljetuspalvelut’’). Mikäli em. Tilastokeskuksen julkaisema indeksi muuttuu tai sen laskeminen lopetetaan sopimuskauden aikana, sovelletaan sopimuksessa jatkossa ensisijaisesti em. indeksin korvaavaa indeksiä. Mikäli korvaavaa indeksiä ei ole, sovelletaan jatkossa em. indeksin yläluokkaa. Uuden indeksin käyttäminen ei saa johtaa Tilaajan taloudellisen aseman heikkenemiseen. Muilta osin hinnantarkistamiseen sovelletaan tätä ’’Sopimushinnat’’-kohtaa sellaisenaan.

Perusindeksinä käytetään hankintasopimuksen voimaantulohetkellä viimeisimmän vuosineljänneksen julkaistua indeksin pistelukua (”perusindeksi”), johon verrataan hinnantarkistusesityksen ajankohtana viimeisintä julkaistua vuosineljänneksen indeksin pistelukua (”tarkistusindeksi”). Ensimmäisen hinnantarkistuksen jälkeen edellisen hinnantarkistusesityksen tarkistusindeksiä käytetään seuraavan tarkistusesityksen perusindeksinä. Sopimushintoja voidaan tarkistaa enintään indeksien välisessä suhteessa kaavalla (tarkistusindeksi / perusindeksi * 100) – 100 ottaen huomioon hankintasopimuksessa asetettu leikkuri.

Tilaaja ei hyväksy hinnantarkistuksia, mikäli edellä kuvattujen tarkistusindeksin ja perusindeksin muutos on alle 2 prosenttia. Mikäli muutos ylittää 2 prosenttia, Tilaaja hyväksyy enintään 5 prosentin hinnantarkistuksen.

Palveluntuottajan on toimitettava hinnantarkistusesityksensä Tilaajan yhteyshenkilölle ja Turun kaupungin kirjaamoon sähköisesti osoitteeseen turun.kaupunki@turku.fi. 

Tilaajalla on vastaavilta osin kuin Palveluntuottajalla oikeus esittää sopimushintojen tarkistamista (Tilaajan tapauksessa alaspäin). Mikäli sopimushintoja tarkistetaan edellä kuvatun menettelyn mukaisesti, Palveluntuottaja on velvollinen toimittamaan Tilaajalle ajantasaisen sopimushinnan. 

Jos hinnantarkistamisesta ei päästä yksimielisyyteen, Sopijapuolilla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään 9 kuukauden irtisanomisajalla. Irtisanominen on tehtävä kirjallisesti ennen uusien hintojen voimaantuloa.  Irtisanomisaikana noudatetaan hintoja, jotka olivat voimassa ennen hinnantarkistusehdotuksen tekemistä. Irtisanomisoikeutta ei kuitenkaan ole, mikäli Tilaaja osoittaa, että Palveluntuottajan esittämä hinnantarkistusesitys on perusteeton ja virheellinen. 

7. Laskutus ja maksuehto

Laskutus tapahtuu annetun palvelun mukaan jälkikäteen yhden (1) kuukauden laskutusvälillä kaupungin voimassa olevan sisäisen laskutuksen ohjeistuksen mukaisesti.

8. Seuranta, raportointi ja yhteistyö

Palveluntuottaja seuraa ja valvoo sitä, että sen toiminta on laadukasta ja sopimuksen mukaista. Sopimuksen toimivuutta ja palvelun laatua seurataan tarvittaessa Tilaajan ja Palveluntuottajan välisissä seurantakokouksissa sekä Palveluntuottajan Tilaajalle toimittamien raporttien perusteella. Palveluntuottaja toimittaa Tilaajan pyynnöstä Tilaajan ilmoittamassa kohtuullisessa määräajassa sopimuksen toteumista ja palvelun laatua koskevia raportteja, joita ovat esimerkiksi tiedot kuljetusreiteistä sekä reklamaatioista ja niiden johdosta tehdyistä toimenpiteistä.

Tilaaja ja Palveluntuottaja pitävät vuosittain ja tarvittaessa useammin yhteistyökokouksen, jossa käsitellään sopimuksen toimivuutta, kehittämistarpeita, asiakaspalautetta ja hinnoittelua.

9. Sopimuksen siirtäminen ja sopimusmuutokset

Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolella ilman toisen sopijaosapuolen suostumusta.

Sopijaosapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta vain kirjallisella muutossopimuksella, jonka molemmat sopijaosapuolet ovat allekirjoittaneet.

Tämän sopimuksen liitteessä 1 on kuvattuihin tarkennettuihin kirjepostien jakelu- ja noutokohteisiin sopijaosapuolet voivat kuitenkin sopia vähäisiä muutoksia vahvistamalla muutokset sähköpostitse.

10. Erimielisyyksien ratkaiseminen

Mahdolliset erimielisyydet ratkaistaan neuvottelemalla. Mikäli neuvottelut eivät johda sopijapuolia tyydyttävään lopputulokseen, ratkaistaan erimielisyydet ensimmäisenä oikeusasteena Varsinais-Suomen käräjäoikeudessa.

11. Sopimuksessa sovellettava lainsäädäntö

Tähän sopimukseen sovelletaan Suomen lakia lukuun ottamatta lainvalintaa koskevia säännöksiä.

12. Allekirjoitukset

Turku             Turku

__________ _________

Tuomas Heikkinen       Ari Laaksonen

Kansliapäällikkö          Vastaava palvelupäällikkö

Turun kaupunki          Turun kaupunki

Konsernihallinto         Työllisyyspalvelut

Tätä sopimusta on laadittu kaksi (2) samansanaista kappaletta, yksi kummallekin Sopijapuolelle. Sopimus on allekirjoitettu sähköisesti.