Projektipäällikkö Olli Orpana 6.11.2023:

Oulun kaupunki ja Turun kaupunki toteuttivat yhteishankintana Hansel Oy:n IT-konsultointi 2021 - 2025 (DPS) dynaamisen hankintajärjestelmän sisäisen kilpailutuksen koskien asiantuntijapalveluiden hankintaa. Yhteishankinnasta ja hankinnan tuotoksena muodostuvan hankintasopimuksen hallinnoinnin käytänteistä ja yhteistyöstä Oulun kaupunki ja Turun kaupunki muodostivat keskenään erillisen yhteistyösopimuksen. Hankinnalla järjestetään Oulun kaupungille ja Turun kaupungille kunnissa nykyisin käytettävän Vaka Effica -varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän korvaava tietojärjestelmäratkaisu. Nykyisen tietojärjestelmän korvaaminen toteutetaan avoimen eVaka-ohjelmistotuotteen sovittamisella ja käyttöönottamisella ao. kuntien toimintaympäristöihin.

Turun kaupungin varhaiskasvatuksen palveluissa otettiin eVaka järjestelmä tuotantokäyttöön toukokuun alussa 2023, jolla korvataan vanha EfficaLPH järjestelmä.

Järjestelmän ylläpitoa ja jatkokehittämistä jatketaan yhteistyössä Oulun kaupungin kanssa, josta on tehty päätös dnro 15200-2021. On tullut esille yllättäviä kriittisistä jatkokehitystarpeita, jotka muodostavat lisäkustannuksia. Jatkokehitystyötä tarvitaan lisää mm. työvuorosuunnitteluohjelman integraation valmistelutöissä, esiopetuksen optimoinnin ja Turun tietovarasto-integraation lisätöiden mahdollistamiseksi. Vuodelle 2023 lisäkustannukset ovat enintään 102 500 euroa (alv. 0 %).

Tietojärjestelmän omistaja palvelualuejohtaja Vesa Kulmala puoltaa esitettyä hankintaa.

Ehdotus​Esitän, että IT-palvelut hankkii Oulun kaupungilta eVaka järjestelmän jatkokehittämistyötä. Aiemman päätöksen lisänä kustannukset jatkokehittämistyölle vuonna 2023 ovat enintään 102 500 euroa (alv. 0 %). Kustannukset kohdistetaan kustannuspaikalle 14280 Tietojärjestelmien kehittäminen, investointinumero M-1002-103732.

IT-palvelujohtaja Joni Ilmanen:

Päätös​Päätin, että IT-palvelut hankkii Oulun kaupungilta eVaka järjestelmän jatkokehittämistyötä. Aiemman päätöksen lisänä kustannukset jatkokehittämistyölle vuonna 2023 ovat enintään 102 500 euroa (alv. 0 %). Kustannukset kohdistetaan kustannuspaikalle 14280 Tietojärjestelmien kehittäminen, investointinumero M-1002-103732.

Perustellusta syystä yksittäistapauksessa voidaan palveluja ostaa hankintapäätöksestä poiketen. Hankintayksikkö ei tällä hankintapäätöksellä sitoudu tarjouspyynnössä ilmoitettuun ennakoituun hankintavolyymiin ja -arvoon.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä hankintapäätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävällä tilauksella. Tilaus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen, oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi. Päätös voi muuttua tehdyn oikaisuvaatimuksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Joni Ilmanen

IT-palvelujohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Mahdollisiin tiedusteluihin vastaa projektipäällikkö Olli Orpana, puh. 040 651 2790.