Yhteisten palvelujen digiyksikkö: projektipäällikkö Mira Koivumäki-Lindholm, erityisasiantuntija Nanna Madetoja, erityisasiantuntija Siina Alaranta, Yhteisten palvelujen IT-palvelut: IT-hankepäällikkö Harri Nevala, IT-pääsuunnittelija Teemu Kaukonen, IT-pääsuunnittelija Katri Mentunen, Yhteisten palvelujen Toimintamallit- ja kokonaisarkkitehtuuriyksikkö: kehittämispäällikkö Sami Koponen, ohjelmistokehittäjä Santtu Alatalo, Yhteisten palvelujen viestintä- ja markkinointipalvelut: viestintäpäällikkö Samu Valleala, tapahtuma- ja viestintäpäällikkö Saara Kemppi, graafinen suunnittelija Marju Aavikko, graafinen suunnittelija Laura Sarlin, Yhteisten palvelujen tapahtumapalvelut: tapahtumakoordinaattori Kimmo Hyyppä, sekä Yhteisten palvelujen hankintapalvelujen vastuualue: projektipäällikkö Pekka Lång 17.11.2023:

Hankinnan tausta

Turun kaupunki hakee tällä kilpailutuksella kumppania WordPress-sivustojen suunnitteluun, rakentamiseen, kehittämiseen ja ylläpitoon SaaS-palveluna.

Valitulta kumppanilta vaaditaan Tall Ships Races -tapahtuman pilottisivuston toteuttaminen. Pilottisivuston toteutuksen ja ylläpidon lisäksi Tilaaja odottaa ratkaisuja siihen, miten WordPress-alustan käyttö ja hyödyntäminen olisi Tilaajalle mahdollisimman ketterää. Tilaaja hakee esimerkiksi ”kotisivukone”- tai Multisite-tyyppistä ratkaisua, joiden pohjalta Tilaaja voi tilata valitulta Toimittajalta uusia sivustoja eri teemoilla nopeasti ja kustannustehokkaasti.

Turun kaupungilla on tällä hetkellä lukuisia hyvin erilaisia WordPress-sivustoja, jotka on toteutettu vuosien varrella muun muassa hankkeiden ja

markkinointikampanjoiden tarpeisiin. Näiden sivustojen osalta Tilaaja ja valittu Toimittaja analysoivat ja arvioivat mahdollisen jatkokehitystarpeen. Osalle sivustoja riittänee tietoturvariskien kartoitus, mahdolliset tähän liittyvät päivitystarpeet ja siirto Toimittajan ylläpitoon. Osaa sivustoista halutaan todennäköisesti kevyesti ”freesata” ja osaa sivustoista jatkokehittää mittavammin.

Näitä sivustoja siirretään soveltuvin osin valitun Toimittajan ylläpitoon vaiheittain sopimuskauden aikana. Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska osiin jakaminen heikentäisi merkittävästi myös kilpailutuksella saatavia volyymihyötyjä. Hankinnan osiin jakautuminen usealle toimittajalle heikentää sopimuksen arvoa ja sen kiinnostavuutta yksittäiselle toimittajalle.

Turun kaupunki on kilpailuttanut IT-kehittämisen ja -ylläpidon palvelut dynaamisen hankintajärjestelmän (dnro 6553–2021).

Turun kaupungin hankintapalvelut on pyytänyt dynaamiseen hankintajärjestelmään perustuvalla sisäisellä kilpailutuksella tarjouksia Turun kaupungin verkkopalveluhankintaan (WordPress-sisällönhallintajärjestelmä) Yhteisten palveluiden digiyksikön käyttöön ajalle 01.11.2023 (tavoite)–31.10.2025 ja optio 1.11.2025 (tavoite)–31.10.2027.

Tarjouspyyntö lähetettiin 25.10.2023 Cloudia-kilpailutusjärjestelmän kautta kaikille dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksytyille tarjoajille. Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja hankinnalle asetetut ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin 5.–13.10.2023. Kysymyksiin annettujen vastausten perusteella hankinnasta lähetettiin julkaistavaksi korjausilmoitukset 6.10.2023, 11.10.2023 ja 13.10.2023. Tarjousten jättöaikaa pidennettiin 25.10.2023 asti.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus yhden palveluntuottajan/toimittajan kanssa.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 25.10.2023 klo 11.00 mennessä seuraavilta palveluntuottajilta/toimittajilta: Ambientia Oy, Evermade Oy, Exove Oy, Gofore Oyj, Siili Solutions Oyj ja Weasel Software Oy.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kahdessa vaiheessa: 1) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 2) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa arvioidaan läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Hankintayksikkö pyysi Exove Oy:ltä 07.11.2023 hankintalain 96 §:n mukaisen selvityksen poikkeuksellisen alhaisesta tuki- ja ylläpidon kuukausihinnasta.

Kävi ilmi, että hinnan syöttämisessä oli tapahtunut virhe eikä Exove Oy ollut sisällyttänyt tuki- ja ylläpidon kuukausihintaan pienkehityksen kymmentä henkilötyöpäivää, jota tarjouspyynnössä edellytettiin. Exove Oy:lle annettiin mahdollisuus syöttää hinta uudelleen Cloudia-kilpailutusjärjestelmään 09.11.2023 kello 11.00 mennessä.

Hankintayksikkö toteaa, että sillä ei ole hankintalain nojalla oikeutta hyväksyä täsmennettyä tarjousta. Täsmennetyn tarjouksen hyväksyminen olisi johtanut tarjouksen sisällön muuttamiseen hankintalain 74:n vastaisesti, koska täsmennyksessä ei ollut kyse tarjouksen epäolennaisen puutteen tai virheen korjaaminen. Tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu edellyttää, ettei kenellekään tarjoajalle anneta mahdollisuutta parantaa tarjoustaan, ellei tarjouksen epäselvyys tai puutteellisuus ole johtunut tarjouspyynnön epäselvyydestä. Asiassa ei ole ilmennyt, että alkuperäisen tarjouksen virhe on johtunut tarjouspyynnön epäselvyydestä.

Hankintamenettelyn lähtökohtana on tarjousten lopullisuus.

Tarjoajalta saadun selvityksen ja uudelleen syötettyjen hintojen perusteella hankintayksikkö katsoo, että tarjoaja ei ole sisällyttänyt tarjoukseen pienkehityksen kymmentä henkilötyöpäivää, jota tarjouspyynnössä edellytettiin. Tarjous ei ole vastannut tarjouspyynnön vaatimuksia tältä osin.

Lisäksi tarjoajalta saadun selvityksen ja uudelleen syötettyjen hintojen perusteella hankintayksikkö katsoo, että tarjoajalta voidaan arvioida puuttuvan edellytykset hankinnan toteuttamiseen alkuperäisellä tarjoushinnalla. Tarjouksen hyväksyminen tarkoittaisi riskiä verkkopalvelun laiminlyömisestä taikka puutteellisuudesta. Exove Oy:n tarjous on hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden hinnaltaan poikkeuksellisen alhainen, eikä tarjoajan antama selvitys ja muu toimitettu näyttö tyydyttävästi selitä tarjottujen hintojen alhaista tasoa.

Exove Oy:n tarjous tulee hylätä tarjouspyynnön vastaisena ja koska Exove

Oy:n tarjous on hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden hinnaltaan

poikkeuksellisen alhainen, eikä tarjoajan antama selvitys ja muu toimitettu näyttö tyydyttävästi selitä tarjottujen hintojen alhaista tasoa.

Arvioinnissa todettiin muiden tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että hintapisteiden maksimi on 40 pistettä. Pienin annettu arvo / tarjottu arvo * maksimipisteet (40).

Laatupisteiden maksimi on 60 pistettä. Tilaajan työryhmä arvio tarjoajien laadun tarjoajien palauttamien dokumenttien perusteella (ratkaisukuvaus max. 30 p, tehtävä max. 30 p ja video max. 10 p), ja tarjoajan saamat kaikki laatupisteet laskettiin yhteen.

Tarkemmat kuvaukset vertailtavista tekijöistä löytyy kohdasta ’’Hankinnan kohteen kriteerit’’ ja tarjouspyynnön liitteistä. Tarjoajan yhteispisteet skaalataan siten, että korkeimmat yhteenlasketut laatupisteet saanut tarjoaja saa 60 pistettä. Muiden pisteet suhteutetaan seuraavalla kaavalla: tarjoajan saamat laatupisteet eli tarjottu arvo / korkeimmat saadut laatupisteet eli suurin annettu arvo * maksimipisteet (60 pistettä).

Pisteet muodostuivat seuraavasti:

Parhaat kokonaispisteet tarjousten vertailussa sai Siili Solutions Oyj.

Liite 1 Ratkaisukuvauksen, tehtävän ja videon laatupisteet.

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 79 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteisteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä. Kaupunginhallitus on päätöksellään 5.6.2023 § 215

päättänyt muuttaa hankintapäällikön tehtävänimikkeen hankintajohtajaksi.

Hankintajohtaja Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Päätän edellä esitetyin perustein, että

-Turun kaupungin verkkopalveluhankinta (WordPress-sisällönhallintajärjestelmä) hankinnan palveluntuottajaksi/toimittajaksi ajalle 1.11.2023 (tavoite)–31.10.2025 valitaan Siili Solutions Oyj tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

-Exove Oy:n tarjous hylätään, koska tarjous on tarjouspyynnön vastainen ja koska Exove Oy:n tarjous on hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden hinnaltaan poikkeuksellisen alhainen, eikä tarjoajan antama selvitys ja muu toimitettu näyttö tyydyttävästi selitä tarjottujen hintojen alhaista tasoa.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintajohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätiedot: projektipäällikkö Pekka Lång, p. 040 635 0534