Turun kaupunki | § | Päätöspöytäkirja | 1 |
Konsernihallinto, yhteiset palvelut | |||
Hallintojohtaja | 17 | 09.11.2023 |
951-2023 (02 08 00)
Hautaustoimistopalvelujen hankinta 1.1.2024 - 31.12.2025
Hallintopäällikkö Päivi Ahvenainen ja konsernihallinnon hankintapalveluiden osuus hankinta-asiantuntija Kati Sarasniemi:
Hankinnan tausta
Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia hautaustoimistopalvelujen hankintaan Turun kaupungin konsernihallinnon yhteisten palvelujen käyttöön ajalle 01.01.2024–31.12.2025, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa Tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin yhdellä (1) kahden (2) vuoden pituisella optiokaudella.
Hankinnassa on kysymys palveluhankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) kansalliset kynnysarvot (kansallinen hankinta).
Hankintaa koskeva kansallinen hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 19.04.2023 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.
Hankinnasta ei esitetty lisätietokysymyksiä annettuun määräaikaan mennessä.
Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ja osatarjouksia ei hyväksytä.
Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.
Hankinnan ennakoitu arvo vuodessa on noin 17 000 - 30 000 €. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.
Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus yhden (1) palveluntuottajan kanssa.
Tarjoukset saatiin määräaikaan 29.05.2023 klo 11.00 mennessä seuraavilta tarjoajilta: Härkätien Hautaustoimisto Sjödahl-Sahonen Oy.
Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.
Tarjoajien soveltuvuuden arviointi
Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.
Hankintalain 105 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa vaatimuksia tarjoajan soveltuvuudelle. Hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta tarjoaja, joka ei vastaa asetettuja soveltuvuusvaatimuksia. Hankintayksikkö voi vaatia, että tarjoajat antavat tarjouksensa osana vakuutuksen, että ne täyttävät hankintayksikön asettamat soveltuvuutta koskevat vaatimukset.
Tarjoaja on vakuuttanut täyttävänsä tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.
Hankintalain 104 §:n 2 momentin mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintailmoitusta, tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.
Arvioinnissa todettiin tarjouksen täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.
Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta
Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin edullisin hinta.
Tarjousten vertailu ja Härkätien Hautaustoimisto Sjödahl-Sahonen Oy:n pisteet esitetään erillisellä liitteellä (Liite 1).
Hautausten järjestäminen
Kunnan vastuulla olevien hautausten järjestämisestä on hyvinvointialueen muodostumisen myötä 1.1.2023 lukien huolehdittu konsernihallinnon yhteisissä palveluissa, yleishallinnon vastuualueella.
Konsernihallinnon hankinta- ja hyväksymisvaltuudet on määritelty kansliapäällikön päätöksellä § 200/20.6.2023.
Hautaustoimistopalvelujen hankinnan kustannukset kohdistetaan kustannuspaikalle 13100 KH/Päätöksenteon tuki.
Liite 1Tarjousten vertailutaulukko
Hallintojohtaja Jukka Varonen:
PäätösPäätin edellä esitetyin perustein, että hautaustoimistopalvelujen hankinnan palveluntuottajaksi ajalle 1.1.2024–31.12.2025 valitaan Härkätien Hautaustoimisto Sjödahl-Sahonen Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.
Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.
Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.
Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.
Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Jukka Varonen
hallintojohtaja
Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä
Lisätiedot: hankinta-asiantuntija Kati Sarasniemi p.040 6551814
Jakelu
aoHärkätien Hautaustoimisto Sjödahl-Sahonen Oy
tiedKaupunginhallitus
tiedKonsernihallinto, hankintapalvelut
tiedKonsernihallinto, talousohjaus
tiedXXXXX
tiedXXXXX
tiedXXXXX
tiedXXXXX
tpvXXXXX
Liitteet:
Kyhtpa § 17
Liite 1:Tarjousten vertailutaulukko