The Tall Ships Races 2024 -tapahtuman projektipäällikkö Kimmo Hyyppä, projektikoordinaattori Sari Haavisto, lakimies Sanni-Sofia Nieminen, nuorisopalveluiden toiminnanjohtaja Tomi Arvas sekä konsernihallinnon hankintapalveluiden osuus projektipäällikkö Tapani Järvinen:

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia Turussa kesällä 2024 järjestettävän The Tall Ships Races 2024 -tapahtuman lava- ja äänentoistotekniikasta.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään sopimus yhden palveluntuottajan kanssa.

Tarjouspyynnössä mainitut hankintamäärät ovat arvioita tarpeesta ja tarkentuvat tapahtuman lähestyessä. Tilaaja ei sitoudu mihinkään tiettyyn hankintamäärään.

Voittaneesta tarjoajasta tulee yksi tapahtuman palveluntuottajakumppaneista ja tarjoaja saa näkyvyyspaketin mukaiset oikeudet ja vastikkeet.

Hankinnassa on kysymys julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) kansalliset kynnysarvot alittavasta hankinnasta eli ns. pienhankinnasta.

Tarjouspyyntö lähetettiin 8.9.2023 Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa Rajupaja Oy:lle, Kuja Media Oy:lle, Creative Technology Finland Oy:lle ja AMJ Turkuaudio Oy:lle.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin 20.9.2023 ja samana päivänä julkaistiin korjausilmoitus.

Annettuun määräaikaan 29.9.2023 klo 11.00 mennessä saatiin kaksi tarjousta. Tarjouksen antoivat Kuja Media Oy ja Rajupaja Oy.

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että osatarjouksia ei hyväksytä ja että vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.

​Tarjoukset arvioitiin kolmessa vaiheessa:

1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja valinta

​Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

​Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Kaikki tarjoajat ovat vakuuttaneet täyttävänsä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja valinta

Valintaperusteeksi ilmoitettiin kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että annetuista tarjouksista valitaan vertailuhinnaltaan edullisin. Tuotteiden ja palvelun laatu on varmistettu tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyissä vähimmäisehdoissa.

​Tarjousten vertailuhinta lasketaan seuraavasti: lava- ja äänentoistopalveluiden kokonaishinta - Tarjoajan näkyvyyspaketille antama alennus.

​

​

Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antoi Rajupaja Oy.

​Toimivalta

​Hallintosäännön 39 §:n 1 momentin 11 kohdan kansliapäällikön tehtävänä on päättää asioista, joita ei ole annettu muun toimielimen tai viranhaltijan tehtäväksi. Hallintosäännön 70 §:n mukaan viranhaltijalla on oikeus siirtää hänelle tässä hallintosäännössä annettua toimivaltaa muulle viranhaltijalle. Kansliapäällikkö on päätöksellään 16.6.2022 § 220 päättänyt myöntää The Tall Ships Races 2024 -tapahtuman ohjausryhmän, Port Committeen puheenjohtajalle tapahtuman määrärahojen hyväksymis- ja hankintavaltuudet.

Omistajaohjausjohtaja, Port Committeen puheenjohtaja Jarkko Virtanen:

Päätös​Päätin, että lava- ja äänentoistotekniikan palvelut The Tall Ships Races 2024 -tapahtumaan hankitaan Rajupaja Oy:ltä tarjotuin hinnoin sekä muutoin tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

​Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Hankintayksikköjä sitova sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävillä kirjallisilla sopimuksilla. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen tiedoksi.

​

​Jarkko Virtanen

omistajaohjausjohtaja,

Port Committeen puheenjohtaja

​

Oikaisuvaatimusohje liitteenä

​

Lisätietoja: projektipäällikkö Tapani Järvinen, puhelin 044​ 907 5896​