Hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen 26.9.2023:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt tarjouksia avoimella menettelyllä kodinkoneiden huolto- ja korjaustöistä ajalle 1.11.2023 – 30.4.2025, minkä jälkeen sopimuksia voidaan jatkaa Tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin yhdellä (1) vuodella+ yhdellä (1) vuodella ajoille 1.5.2025 – 30.4.2026 ja 1.5.2026 – 30.4.2027 (Optio). Optiossa on kyse Tilaajan oikeudesta, ei velvollisuudesta.

Hankinnassa on kysymys palveluhankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) kansalliset kynnysarvot (kansallinen hankinta).

Hankintaa koskeva kansallinen hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 14.8.2023 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 31.8.2023. Kysymyksiin annettujen vastausten perusteella hankinnasta lähetettiin julkaistavaksi korjausilmoitus 31.8.2023.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ja osatarjouksia ei hyväksytä.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton arvo vuodessa on noin 40 000 €.

Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus yhden (1) palveluntuottajan kanssa, jolle valitaan yksi (1) varapalveluntuottaja.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 21.9.2023 klo 11.00 mennessä seuraavilta tarjoajilta:

•Hakonen Solutions Oy

•Huoltolux Oy

•Huolto Vuorio Oy

•Nagu Service

•Turun Sähkötalousliike Oy

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 105 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa vaatimuksia tarjoajan soveltuvuudelle. Hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta tarjoaja, joka ei vastaa asetettuja soveltuvuusvaatimuksia. Hankintayksikkö voi vaatia, että tarjoajat antavat tarjouksensa osana vakuutuksen, että ne täyttävät hankintayksikön asettamat soveltuvuutta koskevat vaatimukset.

Kaikki tarjoajat ovat vakuuttaneet täyttävänsä tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 104 §:n 2 momentin mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintailmoitusta, tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Hankintayksikkö pyysi Hakonen Solutions Oy:ltä ja Huolto Vuorio Oy:ltä 21.9.2023 selvityksen poikkeuksellisen alhaisesta tarjouksesta. Hakonen Solutions Oy:ltä 25.9.2023 saadun selvityksen ja Huolto Vuorio Oy:ltä 22.9.2023 saadun selvityksen mukaan tarjouksien hinnoissa ei ole ollut virhettä tai puutteellisuuksia, ja että tarjouksissa esitetyt hinnat sisältävät kaikki tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaiset kustannukset, eikä poikkeuksellisen alhainen tarjous ole johtunut julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 81 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettujen velvoitteiden laiminlyönnistä.

Hankintayksikö on tämän perusteella katsonut, ettei sille ole syntynyt hankintalain mukaista velvollisuutta eikä myöskään oikeutta hylätä Hakonen Solutions Oy:n eikä Huolto Vuorio Oy:n tarjouksia.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteiksi ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin seuraavien arviointiperusteiden mukaisesti:

1.Yksivaiheliitännäisten kodinkoneiden huolto- ja korjaustöiden tuntihinta, enimmäispisteet 70

Vertailussa halvin yksivaiheliitännäisten kodinkoneiden huolto- ja korjaustöiden tuntihinta saa 70 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin yksivaiheliitännäisten kodinkoneiden huolto- ja korjaustöiden tuntihinta / vertailuhinta x 70).

2.Kolmevaiheliitännäisten kodinkoneiden huolto- ja korjaustöiden tuntihinta, enimmäispisteet 30

Vertailussa halvin kolmevaiheliitännäisten kodinkoneiden huolto- ja korjaustöiden tuntihinta saa 30 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin kolmevaiheliitännäisten kodinkoneiden huolto- ja korjaustöiden tuntihinta / vertailuhinta x 30).

Mikäli kahden tai useamman tarjoajan vertailuhinta/vertailupisteet on sama, ratkaistaan tarjoajien keskinäinen paremmuusjärjestys arvalla.

Hankintayksikkö katsoo, että tässä hankinnassa kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena voi olla halvin hinta, koska hankinnan laadulliset näkökohdat on huomioitu hankittavassa kokonaisuudessa asettamalla tarjouspyynnössä hankinnan kohteelle tiukat vähimmäisvaatimukset, joita tukevat osaltaan palveluntuottajan kanssa solmittavan hankintasopimuksen tarkat sopimusehdot.

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 79 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallin-non järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä. Kaupunginhallitus on päätöksellään 5.6.2023 § 215 päättänyt muuttaa hankintapäällikön tehtävänimikkeen hankintajohtajaksi.

Hankintajohtaja Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Päätän, että

•kodinkoneiden huolto- ja korjaustöiden ensisijaiseksi palveluntuottajaksi valitaan ajalle 1.11.2023 – 30.4.2025 Huolto Vuorio Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

•kodinkoneiden huolto- ja korjaustöiden varapalveluntuottajaksi valitaan ajalle 1.11.2023 – 30.4.2025 Hakonen Solutions Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköä sitovat sopimukset eivät synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävien kirjallisten sopimuksien allekirjoittamisella.

Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimukset voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintajohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä

Lisätietoja: hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen, puhelin 044 907 5894