Turun kaupunki | § | Päätöspöytäkirja | 1 |
Konsernihallinto, integraatiotoiminto | |||
Integraatiojohtaja | 6 | 28.09.2023 |
9136-2022 (07 01 02, 07.03)
Asiakaslähtöisen resurssien sähköisen varausprosessin jatkokehittäminen
Järjestämispäällikkö Heini Parkkunen:
Tiivistelmä
Tällä päätöksellä kumotaan päätös sähköisen varausprosessin laajentamisesta (15.8.2022, diaari 9136–2022) ja esitetään jatkokehittämisen toimenpiteet ja eteneminen.
Taustaa
Järjestämisjohtajan päätös “Asiakaslähtöisen resurssien sähköisen varausprosessin laajentaminen palvelualueille (Varaamon käytön laajentaminen ja Timmin korvaaminen vastaavalla konsernitasoisella resurssivarausjärjestelmällä)” 15.8.2022 (Dnro 9136–2022) on tapahtuneiden muutosten vuoksi tarpeen kumota, ja tehdä uusi päätös tavoitellun järjestelmäratkaisun kehittämisessä.
Edellä mainittuun päätökseen sisältyi asiakaslähtöisen resurssien sähköisen varausprosessin laajentaminen palvelukokonaisuuksien palveluihin ja Varaamo- sekä Timmi- järjestelmien käyttöä. Lisäksi päätökseen sisältyy, ettei Timmiä ei enää jatkokehitetä, mutta Timmiä pidetään yllä käytössä olevan mallin mukaisesti (huoltopäivitykset 6 krt / vuosi). Päätös perustui järjestämistoiminnon johtoryhmän ja Timmin omistaja Johanna Ritvasen valmisteluun ja ehdotukseen toukokuussa 2022.
Varaamo-varausjärjestelmää oli tarkoitus kehittää Helsingin toimesta niin, että se olisi voinut korvata myös Turussa käytössä olevan Timmi-järjestelmän kokonaisuudessaan.
Nykytilanne
Asukkaille suunnattua sähköistä resurssien varausprosessia on edelleen tarkoitus yhtenäistää kaupunkitasolla ja ottaa varaajan näkökulmasta yhtenäinen toimintamalli käyttöön kaikkiin niihin varattaviin resursseihin (tilat, laitteet, aikataulutetut palvelut) palvelukokonaisuuksista riippumatta, joihin se soveltuu. Tätä yhtenäistä sähköistä varausprosessia hoidetaan avoimen lähdekoodin Varaamo-varausjärjestelmällä, jota on käytetty mm. pääkirjastossa.
Jatkokehitys
Järjestämisjohtajan aiempaa päätöstä on tarpeen muuttaa Varaamon kehittämistyössä tapahtuneista muutoksista johtuen. Tavoitteena on, että Varaamo järjestelmän käyttöä laajennetaan edelleen edellisen päätöksen mukaisesti kaikkiin niihin varattaviin resursseihin, joihin se nykyisellään sopii. Tämä tarkoittaa myös nykyisten hyvin monenlaisten resurssivarauksiin liittyvien toimintatapojen tarkastelua ja niiden sovittamiseen Varaamon toimintamallin mukaisiksi. Varaamon kehittämisen ja laajentamisen rinnalla massavaraustoimintojen tarkastelua tulee jatkaa ja etsiä niille toiminnoille vaihtoehtoisia ratkaisu, joita ei Varaamoon voida siirtää, ja jotka tällä hetkellä hoidetaan pääasiassa Timmi-järjestelmässä. Näitä ovat mm. yhdistysten ja seurojen vakiovuorojen hallinnointi, laskutus ja tiedottaminen.
Tilojen hallinnoinnin ja vuokraus-varaus-toiminnan yhdenmukaistaminen on osana tilastrategian toimeenpanoa ja tämän kautta jatkossa tilapalveluiden palveluvalikoimaa, eikä tätä jatkossa hoideta palvelualueiden oman toiminnan kautta. Edellä olevan perusteella esitän, että
Integraatiojohtaja Minna Sartes:
PäätösPäätin, että
Integraatiojohtaja Minna Sartes
Jakelu
tiedKaupunginhallitus
tiedXXXXX
tiedXXXXX
tiedXXXXX
tiedXXXXX
tiedXXXXX
tiedXXXXX
tiedXXXXX
tiedXXXXX
tiedXXXXX
tiedXXXXX
tiedXXXXX
tiedXXXXX
tiedXXXXX
tiedXXXXX
tiedXXXXX
tiedXXXXX