Järjestämispäällikkö Heini Parkkunen:

Tiivistelmä

Tällä päätöksellä kumotaan päätös sähköisen varausprosessin laajentamisesta (15.8.2022, diaari 9136–2022) ja esitetään jatkokehittämisen toimenpiteet ja eteneminen.

Taustaa

Järjestämisjohtajan päätös “Asiakaslähtöisen resurssien sähköisen varausprosessin laajentaminen palvelualueille (Varaamon käytön laajentaminen ja Timmin korvaaminen vastaavalla konsernitasoisella resurssivarausjärjestelmällä)” 15.8.2022 (Dnro 9136–2022) on tapahtuneiden muutosten vuoksi tarpeen kumota, ja tehdä uusi päätös tavoitellun järjestelmäratkaisun kehittämisessä.

Edellä mainittuun päätökseen sisältyi asiakaslähtöisen resurssien sähköisen varausprosessin laajentaminen palvelukokonaisuuksien palveluihin ja Varaamo- sekä Timmi- järjestelmien käyttöä. Lisäksi päätökseen sisältyy, ettei Timmiä ei enää jatkokehitetä, mutta Timmiä pidetään yllä käytössä olevan mallin mukaisesti (huoltopäivitykset 6 krt / vuosi). Päätös perustui järjestämistoiminnon johtoryhmän ja Timmin omistaja Johanna Ritvasen valmisteluun ja ehdotukseen toukokuussa 2022.

Varaamo-varausjärjestelmää oli tarkoitus kehittää Helsingin toimesta niin, että se olisi voinut korvata myös Turussa käytössä olevan Timmi-järjestelmän kokonaisuudessaan.

Nykytilanne

Asukkaille suunnattua sähköistä resurssien varausprosessia on edelleen tarkoitus yhtenäistää kaupunkitasolla ja ottaa varaajan näkökulmasta yhtenäinen toimintamalli käyttöön kaikkiin niihin varattaviin resursseihin (tilat, laitteet, aikataulutetut palvelut) palvelukokonaisuuksista riippumatta, joihin se soveltuu. Tätä yhtenäistä sähköistä varausprosessia hoidetaan avoimen lähdekoodin Varaamo-varausjärjestelmällä, jota on käytetty mm. pääkirjastossa.

Jatkokehitys

Järjestämisjohtajan aiempaa päätöstä on tarpeen muuttaa Varaamon kehittämistyössä tapahtuneista muutoksista johtuen. Tavoitteena on, että Varaamo järjestelmän käyttöä laajennetaan edelleen edellisen päätöksen mukaisesti kaikkiin niihin varattaviin resursseihin, joihin se nykyisellään sopii. Tämä tarkoittaa myös nykyisten hyvin monenlaisten resurssivarauksiin liittyvien toimintatapojen tarkastelua ja niiden sovittamiseen Varaamon toimintamallin mukaisiksi. Varaamon kehittämisen ja laajentamisen rinnalla massavaraustoimintojen tarkastelua tulee jatkaa ja etsiä niille toiminnoille vaihtoehtoisia ratkaisu, joita ei Varaamoon voida siirtää, ja jotka tällä hetkellä hoidetaan pääasiassa Timmi-järjestelmässä. Näitä ovat mm. yhdistysten ja seurojen vakiovuorojen hallinnointi, laskutus ja tiedottaminen.

Tilojen hallinnoinnin ja vuokraus-varaus-toiminnan yhdenmukaistaminen on osana tilastrategian toimeenpanoa ja tämän kautta jatkossa tilapalveluiden palveluvalikoimaa, eikä tätä jatkossa hoideta palvelualueiden oman toiminnan kautta. Edellä olevan perusteella esitän, että

1. Kumotaan Järjestämisjohtajan päätös 2 15.08.2022 (Dnro 9136–2022: Asiakaslähtöisen resurssien sähköisen varausprosessin laajentaminen palvelualueille
2. Varaamoa käytetään jatkossa kertavarausten hallintaan ja käyttöä laajennetaan kaikkiin niihin asukkaille tarjottaviin varattaviin resursseihin, joihin se soveltuu. Timmin käyttöä harkinnanvaraisten massavarausten hallintaan ja laskutukseen jatketaan toistaiseksi.
3. Nykyisten resurssivarauskäytäntöjen harmonisointia jatketaan ja kehittämistyö tulee projektoida.
4. Varaamo-järjestelmän ylläpito turvataan ja siihen ei tehdä yksittäisten tarpeiden mukaisia harmonisoidusta toimintamallista poikkeavia muutoksia. Kaupunkiyhteisen toimintamallin osalta muutokset ovat mahdollisia, mikäli niistä yhteisesti päätetään ja ne ovat järkevää Varaamo järjestelmään toteuttaa.
5. Kartoitetaan massavarausten käyttötapaukset ja haetaan niille sopivin tietojärjestelmä. Siihen asti ylläpidetään ja tarvittavin osin kehitetään Timmi-varausjärjestelmää.

Integraatiojohtaja Minna Sartes:

Päätös​​Päätin, että

1. Kumotaan Järjestämisjohtajan päätös 2 15.08.2022 (Dnro 9136–2022): Asiakaslähtöisen resurssien sähköisen varausprosessin laajentaminen palvelualueille
2. Varaamoa käytetään jatkossa kertavarausten hallintaan ja käyttöä laajennetaan kaikkiin niihin asukkaille tarjottaviin varattaviin resursseihin, joihin se soveltuu. Timmin käyttöä harkinnanvaraisten massavarausten hallintaan ja laskutukseen jatketaan toistaiseksi.
3. Nykyisten resurssivarauskäytäntöjen harmonisointia jatketaan ja kehittämistyö tulee projektoida.
4. Varaamo-järjestelmän ylläpito turvataan ja siihen ei tehdä yksittäisten tarpeiden mukaisia harmonisoidusta toimintamallista poikkeavia muutoksia. Kaupunkiyhteisen toimintamallin osalta muutokset ovat mahdollisia, mikäli niistä yhteisesti päätetään ja ne ovat järkevää Varaamo järjestelmään toteuttaa.
5. Kartoitetaan massavarausten käyttötapaukset ja haetaan niille sopivin tietojärjestelmä. Siihen asti ylläpidetään ja tarvittavin osin kehitetään Timmi-varausjärjestelmää.

​

​

​

Integraatiojohtaja Minna Sartes