Kaupunginsihteeri Antti Perälä 27.9.2023:

Asian taustaa​

XXXXX on 7.8.2023 tehnyt sähköpostilla alla olevan tietopyynnön.

Haluan tuoda esille asiakokonaisuuden, joka koskee "Monikulttuurisuusneuvoston asettamista ja jäsenten valintaa toimikaudelle 2020-2021" päätöstä, joka on julkaistu 21.10.2019 osoitteessa​ https://ah.turku.fi/kh/2019/1021025x/3978176.htm

Vaadin, että te toimitatte minulle seuraavat tiedot liittyen tähän asiaan:

1. Kaupunginhallituksen päätös monikulttuurisuusneuvoston perustamisesta vuonna 2014 (§ 261).

2. Luottamuselintoimikunnan päätös lautakuntien edustajien nimeämisestä (20.9.2019, § 25).

3. Asiakkuudet ja osallisuus - vastuualueen Webropol-kyselyn tulokset, joihin perustuen järjestöedustajat valittiin.

4. Järjestöjen ilmoittamat ehdokkaan XXXXX ja hänen taustatietonsa, jotka toimitettiin kaupungille ennen määräaikaa 8.9.2019.

5. Asiantuntijaedustajann valintaperusteet ja hänen yhteys kaupungin strategisiin pääohjelmiin.

Muistutan teitä, että kyseessä on tärkeä asia, ja tiedon saaminen on oikeuteni. On välttämätöntä, että nämä tiedot toimitetaan minulle asianmukaisesti ja täysimääräisesti, kuten laissa on säädetty. Pyydän, että huomioitte tämän vaatimuksen ja toimitatte tarvitsemani tiedot välittömästi ja asiallisella tavalla.

Mikäli pyydettyihin materiaaleihin sisältyy henkilötietoja, niiden tulee olla asianmukaisesti poistettuja, mutta samalla pyydän, että kaikki muu vaadittu tieto tulee silti toimittaa minulle.

Odotan vastaustanne ja toivon, että voimme käsitellä tämän asian asianmukaisesti ja avoimesti.

Kehittämispäällikkö Maarit Luukkaa on vastannut XXXXX 4.9.2023 seuraavasti:

Liitetiedostoina on tietopyyntösi kohdissa 1 ja 2 pyydetyt dokumentit.

Tietopyyntösi kohtien 3 ja 4 osalta dokumentteja ei voida luovuttaa, sillä dokumentteja ei ole enää olemassa. Tämä johtuu siitä, että tietosuoja-asetuksen mukaisesti henkilötietoja sisältäviä dokumentteja ei voida säilyttää käyttötarkoituksen jälkeen. Ehdokkaan jättäneet yhdistykset ovat hyväksyneet ehdon, että ehdokaslomakkeen henkilötietoja käytetään monikulttuurisuusneuvoston asettamista varten ja säilytetään kolmen kuukauden ajan, minkä jälkeen tiedot hävitetään.

Tietopyynnön kohdan 5 osalta totean, että asiantuntijajäsenen (1kpl) valintaperusteita ei ole erikseen määritelty neuvoston asettamispäätöksessä, vaan asiantuntija on nimetty toimikausittain virkamiesharkintaa käyttäen. Tavoitteena on ollut, että virkamiehistössä olisi sekä hyvinvoinnin että elinvoiman asiantuntijuutta maahanmuuton horisontaalinen luonne ja pormestariohjelman tavoitteet huomioiden.

Mikäli haluat tietopyyntösi kohtien 3 ja 4 osalta valituskelpoisen päätöksen ilmoitathan siitä vastaamalla tähän sähköpostiin.

Ystävällisin terveisin

Maarit Luukkaa

Kehittämispäällikkö

XXXXX on 6.9.2023 lähettänyt vielä seuraavia lisäkysymyksiä tietopyyntöönsä liittyen:

Ilmoitathan Maarit Luukkaa minulle sinun esimiehen nimen.

Toimitathan minulle myös

1.​ Dokumentin tuhoamispäivä:

o Rekisteriin kirjataan yleensä dokumentin tuhoamispäivämäärä. Tämä on tärkeää säilytysaikojen noudattamiseksi, jotka voivat vaihdella dokumentin tyypin ja lainsäädännön mukaan.

2. Dokumentin kuvaus:

o​ ​ Rekisteriin voi jäädä lyhyt kuvaus dokumentista, sen nimi, numero ja muut tunnistetiedot.

3.​ Tuhoamisen syy:

o​ ​ Organisaatioiden on usein ilmoitettava dokumentin tuhoamisen syy. Esimerkiksi se voi liittyä säilytysajan päättymiseen tai lainsäädännön muutoksiin.

4.​ Valtuutettu henkilö:

o​ ​ Tiedot henkilöstä tai virkamiehestä, joka on vastuussa dokumentin tuhoamisesta, voidaan myös kirjata rekisteriin.

Integraatiojohtaja Minna Sartes on 14.9.2023 vastannut XXXXX uuteen tietopyyntöön seuraavasti:

Olet lähettänyt tarkentavia kysymyksiä tietopyyntöösi antamamme vastauksen jälkeen. Alla on vastauksia lisäkysymyksiisi. Maarit Luukkaan esimiehenä toimii allekirjoittanut.

1.​ ​Dokumentin tuhoamispäivä: Rekisteriin kirjataan yleensä dokumentin tuhoamispäivämäärä. Tämä on tärkeää säilytysaikojen noudattamiseksi, jotka voivat vaihdella dokumentin tyypin ja lainsäädännön mukaan.

Vastaus: Lokin mukaan kysely on resetoitu ja vastaukset poistettu 20.12.2021, klo 15.24. Kyselyohjelman toimittaja (Webropol) säilyttää kyselyjä varmuuskopiossa 1 kk:n ajan sen jälkeen kun kysely on poistettu asiakkaan (Turun kaupunki) toimesta.

2.​ ​Dokumentin kuvaus: Rekisteriin voi jäädä lyhyt kuvaus dokumentista, sen nimi, numero ja muut tunnistetiedot.

Vastaus: Tietoja ei enää ole sillä kysely on poistettu.

3. Tuhoamisen syy: Organisaatioiden on usein ilmoitettava dokumentin tuhoamisen syy. Esimerkiksi se voi liittyä säilytysajan päättymiseen tai lainsäädännön muutoksiin.

Vastaus: Dokumentin säilyttämiselle ei ole lain mukaista perustetta.

4.​​ Valtuutettu henkilö: Tiedot henkilöstä tai virkamiehestä, joka on vastuussa dokumentin tuhoamisesta, voidaan myös kirjata rekisteriin.

Vastaus: Kyselyohjelmaan (Webropol) tallennettujen henkilötietojen rekisterivastuuhenkilönä toimii tällä hetkellä kehittämispäällikkö Anu Parantainen. Rekisterivastuuhenkilön tehtävään kuuluu huolehtia kyseiseen rekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelytoimista tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tietojen poiston käytännössä toteuttaa kyselyn laatinut henkilö sen jälkeen kun perustetta kyselyn säilyttämiselle ei enää ole. Rekisterivastuuhenkilö ei käytännössä pysty toteuttamaan yksittäisen kyselyn poistoa, koska kyselyjen käyttöoikeudet on rajattu.

Webropol -järjestelmä kerää lokitietoja, mutta Turun kaupunki ei luovuta tietoja käsitelleiden työntekijöiden henkilötietoja muille kuin erillisestä pyynnöstä viranomaisille mahdollisten väärinkäytösten selvittämistä varten. Olemme tutkineet lokin ja käsittely on ollut asianmukaista.

Terveisin

Minna Sartes

Integraatiojohtaja

Saatuaan integraatiojohtaja Sarteksen vastauksen​ XXXXX on vielä 15.9.2023 lähettänyt seuraavan viestin:

Ja olisiko mahdollista saada tästä valitusta?

Vastaus 3een on toki väärin.

Ilmaise sen erikseen ja anna valituskelpoisen päätöksen.

Vastaus: Dokumentin säilyttämiselle ei ole lain mukaista perustetta.

Se. että joka ikinä kertaa vastaa eri ihminen, ei millään tavalla vaikuta siihen, että syytä säylyttämiseen toki oli, nojauttuen vastaukseen vuodesta 2020 Turun kaupungista

​Sovellettava lainsäädäntö

​Lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) eli julkisuuslain 14 §:n mukaan viranomaisen asiakirjan antamisesta päättää se viranomainen, jonka hallussa asiakirja on, jollei saman lain 15 §:n 3 momentissa tai muualla laissa toisin säädetä.

​Julkisuuslain 5 §:n mukaan viranomaisen asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut taikka joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa. Viranomaisen laatimana pidetään myös asiakirjaa, joka on laadittu viranomaisen antaman toimeksiannon johdosta, ja viranomaiselle toimitettuna asiakirjana asiakirjaa, joka on annettu viranomaisen toimeksiannosta tai muuten sen lukuun toimivalle toimeksiantotehtävän suorittamista varten.

​Julkisuuslain 16 §:n 1 momentin mukaan viranomaisen asiakirjan sisällöstä annetaan tieto suullisesti taikka antamalla asiakirja viranomaisen luona nähtäväksi ja jäljennettäväksi tai kuunneltavaksi tai antamalla siitä kopio tai tuloste. Tieto asiakirjan julkisesta sisällöstä on annettava pyydetyllä tavalla, jollei pyynnön noudattaminen asiakirjojen suuren määrän tai asiakirjan kopioinnin vaikeuden tai muun niihin verrattavan syyn vuoksi aiheuta kohtuutonta haittaa virkatoiminnalle.

​Tietopyynnön käsittelyyn vaikuttavaa oikeuskäytäntöä

​Apulaisoikeuskanslerin päätöksen 22.1.2019 (dnro OKV/567/1/2018) mukaan säännös, jonka mukaan asiakirjan pyytäjällä on julkisuuslaissa turvattu oikeus halutessaan saada hallintolain mukaisesti perusteltu päätös siitä, miksi pyydettyä asiakirjaa ei anneta, soveltuu myös niihin tilanteisiin, jossa asiakirjaa ei ole.

​Johtopäätökset

Kuten integraatiojohtaja Minna Sarteksen 14.9.2023 lähettämässä vastauksessa todetaan XXXXX pyytämiä tietoja ei ole, hänen pyytämiään asiakirjoja ei voi antaa.

Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen:

Päätös​Päätin, että​ XXXXX ei voida luovuttaa hänen pyytämiään viranomaisen asiakirjoja, koska niitä ei ole.

​Ratkaisuun, jolla asiakirjapyyntö on evätty, haetaan julkisuuslain mukaisesti muutosta valittamalla Turun hallinto-oikeuteen.

​​

Tuomas Heikkinen

kansliapäällikkö​

​

Valitusosoitus liitteenä