Seudulliset kirjastoaineistokuljetukset, Turun kaupungin sisäiset tavara - ja kirjakassikuljetukset ja terminaalipalvelut

Vapaa-ajan palvelukokonaisuus: palvelupäällikkö Asko Autio, palveluvastaava Kari Vainionpää, vahtimestari Joonas Lehto ja konsernihallinnon hankintapalvelut: projektipäällikkö Sari Holmberg ja ratkaisuasiantuntija Mikko Lehto, lakipalvelut: lakimies Sanni-Sofia Nieminen 27.09.2023:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt osallistumispyynnöllä 14.3.2023 Turun kaupungin ja hankintaan osallistuvien Varsinais-Suomen seutukuntien toimeksiannosta osallistumishakemuksia kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn. Saatujen osallistumishakemusten perusteella neuvotteluihin valittiin hankintajohtajan päätöksellä 25.4.2023 § 68 kolme palveluntuottajaa:

-   Posti Oy (2344200-4)

-   Hemmon Kuljetus Oy (0990319-3)

-   Peipponen Express Oy (3136117-5)

Hankinnan kohteena on seudulliset kirjastoaineisto- ja kirjakassikuljetukset sekä Turun kaupungin sisäiset tavarakuljetukset sekä terminaalipalvelut.

Hankinnan tavoitteena oli löytää uusi logistiikkamalli ja -palvelu, jonka avulla voidaan:

- yhdistää seudullisia sekä Turun kaupungin sisäisiä kuljetuksia päästöjen vähentämiseksi sekä liikenneturvallisuuden kehittämiseksi,

- lisätä kuljetusten kustannustehokkuutta

- parantaa toimitusten seurantaa,

- luopua nykyisestä tavaroiden varastoinnista ja siirtyä kaupungin sisällä toimitettavien tavaroiden osalta terminaalitoimituksiin

- säästää varastointikustannuksissa,

- tarjota arvoltaan riittävän kiinnostava logistiikkapalvelu palveluntuottajille ja

- varmistaa seudullisten kirjastokuljetusten jatkuvuus.

Valittujen ehdokkaiden kanssa käytiin erilliset neuvottelut, joissa pyrittiin täsmentämään hankinnan toteutusta ja tarjouspyyntöä. Luottamukselliset neuvottelut olivat samansisältöiset kaikkien tarjoajien kanssa.

Neuvottelujen perusteella laadittiin tarjouspyyntö, jossa vertailtiin hintaa, tarjoajan teknistä suorituskykyä sekä edellytyksiä toiminnan kehittämiseen yhdessä Turun kaupungin kanssa. Tarjouspyyntö lähetettiin valituille tarjoajille 1.9. 2023.

Hankinnasta esitettiin kysymyksiä ja niihin vastattiin 11.09.2023. Tarjouspyyntöä täsmennettiin saatujen kysymysten pohjalta ja se lähetettiin ehdokkaille samana päivänä.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 22.9.2023 klo 11.00 mennessä kaikilta ehdokkailta.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutettiin kahdessa vaiheessa:

1. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

2. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja valinta

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Ensimmäisessä vaiheessa arvioitiin tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Hankintayksikkö pyysi Hemmon kuljetus Oy:ltä 25.9.2023 hankintalain 96 §:n mukaisen selvityksen poikkeuksellisen alhaisesta tarjouksesta. Hemmon Kuljetus Oy:ltä 26.9.2023 saadun selvityksen mukaan tarjouksen hinnoissa ei ole ollut virhettä tai puutteellisuuksia ja että tarjouksessa esitetyt hinnat sisältävät kaikki tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaiset kustannukset, eikä poikkeuksellisen alhainen tarjous ole johtunut hankintalain 81 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettujen velvoitteiden laiminlyönnistä.

Hankintayksikkö on tämän perusteella katsonut, ettei sille ole syntynyt hankintalain mukaista velvollisuutta eikä myöskään oikeutta hylätä Hemmon Kuljetus Oy:n tarjousta.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja valinta

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioitiin kilpailullisen neuvottelumenettelyn ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset

tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita ostettavalta palvelulta edellytetään.

Tarjouspyynnössä velvoitettiin tarjoajia tarjoamaan vaihtoehtoisia tarjouksia hankinnan kohteesta. Vaihtoehtoiset tarjoukset oli jaettu kuuteen kohteeseen liittyen kuljetusten kaluston ympäristövaatimuksiin.

Vaihtoehtoisia tarjouksia vertailtiin tarjouspyynnön mukaisesti seuraavassa järjestyksessä:

Ensisijaisesti vertailtiin tarjouksia kuljetusten kaluston ympäristövaatimusten 1 vaihtoehdon mukaisesti eli siten että palveluntuottaja toteuttaa tavara- ja kirjakassikuljetukset 100 % sähköisinä ja seudulliset kirjastoaineistokuljetukset biopolttoaineella. 1 vaihtoehtoon tuli antaa hinnat seuraavasti:

1a) Kuljetuskustannukset (hinta per pudotus) + terminaalipalvelut ja välivarastointi (kuukausihinta)

1b) Kuljetuskustannukset (kuukausihinta) + terminaalipalvelut ja välivarastointi (kuukausihinta)

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankintayksikkö vertailee 1 vaihtoehdon sisällä tarjoajien antamia 1a ja 1b vaihtoehtoja keskenään ja valitsee näistä kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen. Mikäli hankintayksikön asettama vuosibudjetti (400 000 euroa) ei riitä 1 vaihtoehdon tarjouksiin, siirrytään vertailemaan tarjouksia 2 vaihtoehdon perusteella.

Vertailussa todettiin, että hankintayksikön vuosibudjetti riittää sekä 1a että 1b vaihtoehtoon, joten hinnan vertailuperusteeksi asetettiin halvin hinta 1a eli yhteenlaskettu vuosikustannus = kuljetuskustannukset (hinta per pudotus) + terminaalipalvelut ja välivarastointi (kuukausihinta).

Terminaalipalvelun ja välivarastoinnin osalta pyydettiin kaikissa

vaihtoehdoissa yksi hinta (tarjoaja antoi erillisen yhteenlasketun hinnan terminaalipalvelulle ja välivarastoinnille).

Vertailussa käytettävä kokonaishinta muodostui seuraavasti:

Kuljetuskustannukset/vuosi (painoarvo 75 %) + yhteenlaskettu vuosikustannus terminaalipalvelut ja välivarastointi (painoarvo 25 %) oli vertailussa käytettävä kokonaishinta.

Vertailuperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus siten että hinnan painotus on 90 % ja laadun painotus on 10 %. Halvin tarjottu kuljetusvertailun vuosihinta sai vertailussa enimmäispisteet 67,5 ja halvin tarjottu terminaalipalvelu- ja välivarastoinnin vuosihinta sai vertailussa enimmäispisteet 22,5. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (kuljetus: halvin / vertailtava hinta x 67,5) + (välivarastointi- ja terminaalipalvelut: halvin / vertailtava hinta x 22,5).

Laadun osalta arvioitiin ehdokkaan kykyä siirtyä seudullisissa kirjastoaineistokuljetuksissa 50 % sähköisiin kuljetuksiin ja 50 % biopolttoainetta käyttäviin kuljetuksiin 1.1.2025 alkaen.

Tehdyn vertailun pohjalta palveluntuottajaksi esitetään valittavaksi Hemmon Kuljetus Oy (0990319-3)

Vertailussa muodostuneet pisteet ja kokonaishinnat vaihtoehdolle 1a ja 1b on ilmoitettu liitteessä 1.

Liite 1      Vertailutaulukko​

Palveluntuottajan valinta toteutetaan kirjastoaineistojen ja kirjakassien kuljetusten ja terminaalipalvelujen osalta sopimuskaudelle alkaen 1.11.2023 (tavoite) ja Turun kaupungin sisäisten tavarakuljetusten ja niihin liittyvien terminaalipalvelujen osalta alkaen 1.1.2024. Sopimus on voimassa toistaiseksi.

Hankinnan ennakoitu arvo neljälle vuodelle laskettuna on 1 600 000 €. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 79 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä. Kaupunginhallitus on päätöksellään 5.6.2023 § 215 päättänyt muuttaa hankintapäällikön tehtävänimikkeen hankintajohtajaksi.

Hankintajohtaja Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Päätin edellä esitetyin perustein, että seudullisten kirjastoaineistokuljetusten, Turun kaupungin sisäisten tavara - ja kirjakassikuljetukset sekä terminaalipalveluiden hankinnan palveluntuottajaksi valitaan Hemmon Kuljetus Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Palveluntuottajan valinta toteutetaan kirjastoaineistojen ja kirjakassien kuljetusten ja terminaalipalvelujen osalta sopimuskaudelle alkaen 1.11.2023 (tavoite) ja Turun kaupungin sisäisten tavarakuljetusten ja niihin liittyvien terminaalipalvelujen osalta alkaen 1.1.2024. Sopimus on voimassa toistaiseksi.

Hankintayksiköt eivät sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Hankintayksiköitä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella. Jokainen hankintaan osallistunut hankintayksikkö tekee oman sopimuksen seudullisten kirjastoaineistojen kuljetusten ja niihin liittyvien terminaalipalveluiden osalta. Turun kaupunki tekee erillisen sopimuksen lisäksi tavara- ja kirjakassikuljetuksista ja niihin liittyvistä terminaalipalveluista.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

Hankintajohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätiedot: Projektipäällikkö Sari Holmberg, p. 040 358 5609