Hallintopäällikkö Päivi Ahvenainen ja hallintojohtaja Jukka Varonen 26.9.2023:

Uuden Turun toiminta- ja johtamismalli sekä sitä tukeva organisaatio on tullut kuluvan vuoden aikana voimaan. Kaupungin rakenteen ja toimintojen uudelleenorganisoinnin taustalla on kaupungin toimintojen ja henkilöstön siirtyminen Varsinais-Suomen hyvinvointialueelle 1.1.2023 alkaen sekä mm. johtamissuhteiden selkiyttäminen ja kaupunkitasoisen johtamisen tiivistäminen. Lisäksi muutoksilla valmistaudutaan vuoden 2025 kuntavaalien jälkeiseen poliittisen johtamismallin uudistamiseen.

Uuden Turun organisoitumisen yhteydessä palvelukokonaisuuksia ja niiden toimintoja on järjestelty uudella tavalla. Tämä edellyttää uusia toimintamalleja myös tukipalveluilta. Tarpeeseen vastataan yleishallinnon vastuualueella palveluja ja toimintoja kehittämällä. Keskiössä on ensimmäisessä vaiheessa yksikkörakenteen ja toisessa vaiheessa toimintamallien sekä palveluiden kehittäminen.

Muutoksen myötä yksiköiden koko pyritään saamaan nykyistä paremmin arkea palvelevaksi, niin työntekijöiden kuin lähijohdonkin kannalta. Myös työhyvinvoinnin parantaminen on keskeisenä lähtökohtana. Pienemmissä yksiköissä on tukea helpommin saatavissa ja selkeiden ja yhtenäisten prosessien myötä arki saadaan nykyistä sujuvammaksi. Lisäksi asiakkaiden tarpeiden tunnistaminen ja palvelutason määrittäminen on keskeinen osa jatkokehittämistä.

Kansliapäällikön 5.6.2023 § 178 tekemän konsernihallinnon hallinnon järjestämistä koskevan päätöksen mukaan yleishallinnon vastuualueella on neljä yksikköä: asianhallinta, johdon sihteeripalvelut, päätöksenteon tuki ja tietosuoja ja tietoturva. Vastuualuetta johtaa hallintopäällikkö. Lähijohtajana toimii asianhallinnan yksikössä asianhallintapäällikkö, johdon sihteeripalvelujen yksikössä jaetusti hallintopäällikkö ja erityisasiantuntija, päätöksenteon tuen yksikössä hallintopäällikkö sekä tietosuoja ja tietoturva -yksikössä hallintojohtaja. Erityisesti johdon sihteeripalvelujen yksikkö on osoittautunut liian suureksi ja sekä toiminnan että palveluiden kehittämisen näkökulmasta haasteelliseksi. Uuden organisaation valmistelussa on pyritty löytämään ratkaisuja, joiden myötä arjen sujuvuus paranee ja myös toimintojen ja palvelujen kehittäminen on mahdollista.

Uuden yksikkörakenteen myötä yleishallinnon vastuualue kykenee nykyistä paremmin vastaamaan Uuden Turun mukanaan tuomiin muutoksiin. Yleishallinnon vastuualueen uudelleenorganisoitumista on valmisteltu kevätkaudella 2023 erillisessä työryhmässä, jossa on ulkopuolisen asiantuntijan lisäksi ollut mukana henkilöstöpalveluiden ja kaupunginsihteereiden edustus.

Uuden Turun toimintamallia arvioidaan ja kehitetään systemaattisesti. Suhteessa Uuteen Turkuun myös yleishallinnon vastuualueen toimintoja ja palveluja tullaan aktiivisesti tarkastelemaan. Muutoksen jälkeen seuraava luonteva tarkasteluajankohta on tulevan vuoden ensimmäisen puoliskon jälkeen, kesällä 2024.

Esitämme, että yleishallinnon vastuualueen yksikkörakenne olisi 1.10.2023 lukien seuraava:

Yleishallinnon vastuualue, vastuualueen johtajana hallintopäällikkö (vakanssi 402223)

Yksiköt:

1.​ ​ ​ ​ Asianhallinta, lähijohtajana asianhallintapäällikkö (vakanssi 000207)

-​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ Asianhallinta, arkistointi, tietopalvelu, kirjaaminen, digitointi ym.

2.​ ​ ​ ​ Johdon sihteeripalvelut, lähijohtajana johdon sihteeri (vakanssi 000436)

-​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ Ylimmän johdon ml. palvelukokonaisuuksien johdon sihteeripalvelut, henkilösihteeripalvelut, päätöksenteko soveltuvin osin

3.​ ​ ​ ​ Päätöksenteon tuki, lähijohtajana hallintopäällikkö (vakanssi 402223)

-​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ Esityslistat, pöytäkirjat, päätösten valmistelu ja täytäntöönpano, avustusasiat, kääntäminen, kiinteistökaupat, maanvuokrasopimukset, erityistehtävät ym.

4.​ ​ ​ ​ Toimistopalvelut, lähijohtajana erityisasiantuntija (vakanssi 001066)

-​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ Yleiset toimistopalvelut, kokoussihteerit, kokous- ja tapahtumajärjestelyt, kalenterien ylläpito, päätöksenteon valmistelu, kirjaaminen, hankinnat, työmaakokoukset, postin jako, tulostukset, matkahallinta ja -järjestelyt ym.

5.​ ​ ​ ​ Tietosuoja ja tietoturva, lähijohtajana hallintojohtaja (vakanssi 000985)

Suunniteltua muutosta on käsitelty koko vastuualueen henkilöstön yhteistoimintaneuvottelussa 13.6.2023, konsernihallinnon yt-ryhmässä 20.6.2023 sekä johdon sihteeripalveluiden ja päätöksenteon tuen työpaikkakokouksissa 28.8.2023 ja 25.9.2023. Muutoksella ei ole lisäävää HTV-vaikutusta.

Esitämme, että konsernihallinnon yhteisten palvelujen yleishallinnon vastuualueen henkilöstö sijoitetaan vastuualueen yksiköihin liitteen 1 mukaisesti 1.10.2023 lukien. Asianhallinnan yksikkö sekä tietosuojan ja tietoturvan yksikkö pysyvät ennallaan eikä niihin kohdistu muutoksia. Nyt päätettävän yleishallinnon vastuualueen yksikkörakenteen toimivuutta ja tarkoituksenmukaisuutta tarkastellaan jatkossa osana vastuualueen toimintojen ja palvelujen kehittämistä.

Hallintosäännön 43 § 1 momentin mukaan kansliapäällikkö päättää konsernihallinnossa 47 § mainituista asioista (palvelujohtajan toimivalta). Hallintosäännön 47 § kohtien 6 ja 7 mukaan palvelujohtaja päättää henkilöstöasioista, joita ei ole siirretty muulle viranomaiselle, sekä määrää henkilökunnan sijoittamisesta palvelukokonaisuuksille ja päättää palvelukokonaisuuden organisoinnista.

Liite 1​Henkilöstön sijoittuminen yleishallinnon vastuualueella (ei verkkojulkinen)

Liite 2​Henkilöstön sijoittuminen yleishallinnon vastuualueella

Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen:

Päätös​Päätin, että konsernihallinnon yhteisten palvelujen yleishallinnon vastuualueen yksikkörakenne on 1.10.2023 lukien seuraava:

1.​ ​ ​ ​​ Asianhallinta, lähijohtajana asianhallintapäällikkö (vakanssi 000207)

2.​ ​ ​ ​​ Johdon sihteeripalvelut, lähijohtajana johdon sihteeri (vakanssi 000436)

3.​ ​ ​ ​​ Päätöksenteon tuki, lähijohtajana hallintopäällikkö (vakanssi 402223)

4.​ ​ ​ ​​ Toimistopalvelut, lähijohtajana erityisasiantuntija (vakanssi 001066)

5.​ ​ ​ ​​ Tietosuoja ja tietoturva, lähijohtajana hallintojohtaja (vakanssi 000985)

Yleishallinnon vastuualuetta johtaa hallintopäällikkö (vakanssi 402223), ja henkilöstö sijoittuu johdon sihteeripalvelujen, päätöksenteon tuen ja toimistopalvelujen yksiköihin liitteen 1 mukaisesti 1.10.2023 lukien. Asianhallinnan sekä tietosuojan ja tietoturvan yksiköt pysyvät ennallaan.

​

Tuomas Heikkinen

kansliapäällikkö​