Aluetyönkehittäjä Sari Turpeinen, it-hankepäälikkö Harri Nevala, it-pääsuunnittelija Teemu Kaukonen ja hankintapalvelun projektipäällikkö, Pekka Lång:

​Hankinnan tausta

​Digitaalinen alusta Decidim;

​Turun kaupunki toteuttaa osallistuvaa budjetointia. Joka toinen vuosi asukkaat ja yhteisöt saavat ehdottaa, kehittää ja äänestää, miten kolme miljoonaa euroa kaupungin budjetista käytetään. Osallistuvaa budjetointia toteutetaan digitaalisella alustalla, jonne asukkaat kirjoittavat ehdotuksensa, jossa äänestettävät, hinnoitellut suunnitelmat kirjoitetaan ja jossa äänestetään vahvasti tunnistautuneena.

​Alustalta asukkaat pystyvät myös seuraamaan oman ehdotuksensa etenemistä. Tällä hetkellä toteutus on avoimen lähdekoodin Decidim-alustalla, jonka sopimus on voimassa 31.12.2023.

​Takahuone:

​Turku on määritellyt rakentavansa Decidim-osallistumisalustan hallinnointiratkaisun Microsoftin Teams-alustalle, jonka tarkoituksena on osallistuvan budjetoinnin prosessin hallinnoinnin helpottaminen.

​Tavoitteena on helpottaa ja suoraviivaistaa prosessiin liittyvää työtä, jota kunnissa tehdään sisäisesti. Keskustelujen ja suunnittelutyön yhteydessä ratkaisua on kutsuttu nimellä ”Takahuone”. Tärkeimpinä piirteinä työkalulle nähdään, että prosessin hallinnoinnissa ei jää asioita käsittelemättä, prosessin läpinäkyvyys organisaation sisällä kasvaa ja hallinnoitaville asioille voitaisiin määrittää vastuuhenkilöitä.

​Lisäksi kunnan työntekijöiden osallistaminen prosessiin tulisi helpottua alustan avulla, jotta esimerkiksi asiantuntijat saadaan helpommin mukaan asukkailta tulevia ideoiden ja yhdessä kehitettäviä suunnitelmien arviointiin ja kommentointiin. Nykyisin asiantuntijat eivät kovin aktiivisesti käytä osallistumisalustoja, joita asukkaat itse käyttävät, minkä takia kaikki tieto ei ole keskitetysti yhdessä paikassa.

​Nykyisin prosessia hallitaan pääosin taulukkolaskentaohjelmissa ja verkkolevyillä tai pilviratkaisuissa säilytettävien asiakirjojen avulla. Tämä vaatii paljon manuaalista työtä, kopiointia ja tiedon hallinnointia hajautetusti usean eri henkilön tietokoneilla.

​Nykytilassa kunnan sisällä ei siis ole aina täysin ajantasaista tietoa siitä, missä tilassa eri asiat ovat ja tietoa pitää kerätä monista eri lähteistä. Tästä syntyy turhaa työtä, ajanhukkaa ja osa tiedoista voi hävitä, koska niitä ei hallita keskitetysti.

​Osallistuvan budjetoinnin prosessissa kerätään asukkailta ideoita, joita kehitetään yhdessä asukkaiden kanssa suunnitelmiksi. Asukkaat äänestävät näistä suunnitelmista, minkä jälkeen eniten ääniä saaneet suunnitelmat valitaan toteutettaviksi varattujen määrärahojen mukaisesti. Kun suunnitelmat on valittu toteutukseen äänestystuloksen perusteella, toteutettavia hankkeita voidaan myös seurata ja niihin voidaan lisätä merkintöjä ja päivityksiä toteutuksen etenemisestä.

​Kaikissa vaiheissa asukkaat voivat myös kommentoida ideoita, suunnitelmia ja toteutettavia hankkeita. Kunta voi omalta osaltaan myös vastata näihin kommentteihin.

​Turun kaupunki on kilpailuttanut IT-kehittämisen ja -ylläpidon palvelut dynaamisen hankintajärjestelmän (dnro 6553–2021).

​Turun kaupungin hankintapalvelut on pyytänyt dynaamiseen hankintajärjestelmään perustuvalla sisäisellä kilpailutuksella tarjouksia osallistuvan budjetoinnin, Asukasbudjetin, alusta ja takahuone hankinnasta konsernihallinnon/integraatiotoiminnon käyttöön ajalle 15.10.2023 (tavoite) – 31.12.2027. Varsinaisen sopimuksen päättymisen jälkeen sopimus on voimassa toistaiseksi Julkisen hallinnon IT-hankintojen sopimusehdot (JIT 2015) - Erityisehtoja palveluista (JIT 2015 -Palvelut) kohdan 9 mukaisin irtisanomisehdoin.

​Tarjouspyyntö lähetettiin 19.06.2023 Cloudia-kilpailutusjärjestelmän kautta kaikille dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksytyille tarjoajille.

​Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja hankinnalle asetetut ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset.

​Hankinnasta ei esitetty lisätietokysymyksiä annettuun määräaikaan mennessä.

​Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus yhden palveluntuottajan/toimittajan kanssa.

​Tarjoukset saatiin määräaikaan 06.07.2023 klo 11.00 mennessä seuraavilta palveluntuottajilta/toimittajilta: Mainio Tech Oy.

​Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kahdessa vaiheessa: 1) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 2) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

​Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

​Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa arvioidaan läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

​Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

​Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

​Tarjousvertailu ei tarvitse tehdä, koska saatiin vain yksi tarjous.

​Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen:

PäätösPäätin edellä esitetyin perustein, että osallistuvan budjetoinnin, Asukasbudjetin, alusta ja takahuone hankinnan palveluntuottajaksi/toimittajaksi ajalle 15.10.2023 (tavoite) – 31.12.2027 valitaan Mainio Tech Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

​Varsinaisen sopimuksen päättymisen jälkeen sopimus on voimassa toistaiseksi Julkisen hallinnon IT-hankintojen sopimusehdot (JIT 2015) - Erityisehtoja palveluista (JIT 2015 -Palvelut) kohdan 9 mukaisin irtisanomisehdoin.

​Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

​Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

​Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

​​

Tuomas Heikkinen

kansliapäällikkö

​

​Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

​

​

​Lisätiedot: projektipäällikkö Pekka Lång, p.040 6350534