Hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen 6.9.2023:

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella menettelyllä tarjouksia Maskun ja Vehmaan kunnan sekä Kaarinan, Liedon, Naantalin, Paimion, Raision, Salon ja Turun kaupungin käyttöön hankittavista kattausastioista ja ruokailuvälineistä, hahmotusta helpottavista astioista (erityisryhmät), tarjoiluastioista ja keittiötyövälineistä sekä ruokailun apuvälineistä ajalle 1.10.2023 - 31.5.2025, minkä jälkeen sopimuksia voidaan jatkaa alkuperäisin ehdoin yhdellä (1) + yhdellä (1) vuodella ajoille 1.6.2025 - 31.5.2026 ja 1.6.2026 - 31.5.2027 (optiot). Optiossa on kyse Tilaajan oikeudesta ei velvollisuudesta.

Hankinnassa on kysymys tavarahankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 27.6.2023 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa 9.8.2023. Kysymyksiin annettujen vastausten perusteella hankinnasta lähetettiin julkaistavaksi korjausilmoitus 9.8.2023.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja tuotteille asetetut ehdottomat vaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että osa-alueessa 1 Kattausastiat ja ruokailuvälineet (päiväkodit, koulut yms.) sekä osa-alueessa 3 Tarjoiluastiat ja keittiötyövälineet sallitaan osatarjoukset osa-alueen sisällä. Em. osa-alueissa voi jättää tarjoamatta vain tuotteet, joissa hintaliitteessä on mainittu "Ei pakollinen tarjottava".

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että mikäli tarjoaja jättää tarjoamatta tuotteen, jossa on mainittu ”Ei pakollinen tarjottava” tullaan vertailussa käyttämään kyseisten tuotteiden osalta kalleinta tarjouspyynnön mukaisessa tarjouksessa tarjottua kyseisen tuotteen hintaa.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton arvo vuodessa on noin 180 000 euroa.

Hankintayksiköt eivät sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Hankinta on jaettu neljään (4) osa-alueeseen seuraavasti (suluissa osa-alueeseen osallistuvat kunnat / kaupungit):

Osa-alue 1 Kattausastiat ja ruokailuvälineet (Maskun ja Vehmaan kunta, Kaarinan, Liedon, Naantalin, Paimion, Raision, Salon ja Turun kaupunki.

Osa-alue 2 Hahmotusta helpottavat astiat (Vehmaan kunta, Turun kaupunki)

Osa-alue 3 Tarjoiluastiat ja keittiötyövälineet (Maskun ja Vehmaan kunta, Kaarinan, Liedon, Naantalin, Paimion, Raision, Salon ja Turun kaupunki.

Osa-alue 4 Ruokailun apuvälineet (Vehmaan kunta ja Paimion, Raision ja Turun kaupungit.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kaikissa osa-alueissa kirjallinen sopimus yhden (1) Toimittajan kanssa.

Tarjoukset saatiin määräaikaan Annettuun määräaikaan, 29.8.2023 klo 11.00, mennessä tarjouksen toimittivat:

•Dieta Oy (Osa-alueet 1, 2 ja 3)

•E.Ahlström Oy (Osa-alueet 1, 2, 3 ja 4)

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84‒86 §:ssä tarkoitettuja vaati-muksia. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Molemmat tarjoajat ovat vakuuttaneet täyttävänsä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

E.Ahlström Oy:n tarjous on osa-alueessa 1 Kattausastiat ja ruokailuvälineet tarjouspyynnön vastainen seuraavissa tuotteissa:

Em. perustein tulee E.Ahlström Oy:n tarjous sulkea tarjouskilpailusta tarjouspyyntöä vastaamattomana osa-alueen 1 Kattausastiat ja ruokailuvälineet osalta.

E.Ahlström Oy:n tarjous on osa-alueessa 3 tarjoiluastiat ja keittiötyövälineet tarjouspyynnön vastainen seuraavassa tuotteessa:

Em. perustein tulee E.Ahlström Oy:n tarjous sulkea tarjouskilpailusta tarjouspyyntö vastaamattomana osa-alueen 3 tarjoiluastiat ja keittiötyövälineet osata.

Arvioinnissa todettiin Dieta Oy:n tarjouksen ja E.Ahlström Oy:n tarjouksen muiden osa-alueiden osalta täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että kaikissa osakokonaisuuksissa annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimmat. Arviointiperusteena kaikissa osakokonaisuuksissa on kokonaishinnaltaan halvin.

Vertailussa käytettiin tarjouspyynnössä ilmoitettuja määriä, jotka ovat arvioita eivätkä sido Tilaajaa. Mikäli jotain tuotetta, joka oli merkitty tarjouspyynnössä "Ei pakollinen tarjota", ei ole tarjottu, käytettiin vertailussa kyseisten tuotteiden osalta kalleinta tarjouspyynnön mukaisessa tarjouksessa tarjottua kyseisen tuotteen hintaa. Hankinnalle asetetut laatuvaatimukset oli esitetty tarjouspyynnössä, eikä niitä pisteytetty.

Osa-alueessa 1 Kattausastiat ja ruokailuvälineet saatiin vain yksi (1) tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset täyttävä ja tarjouspyynnön mukainen tarjous Dieta Oy:ltä, joten tarjousten vertailua ei voitu suorittaa. Dieta Oy:n arvonlisäveroton vertailuhinta oli 82 425,60 €.

Osa-alue 2 Hahmotusta helpottavat astiat

Osa-alueessa 3 Tarjoiluastiat ja keittiötyövälineet saatiin vain yksi (1) tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset täyttävä ja tarjouspyynnön mukainen tarjous Dieta Oy:ltä, joten tarjousten vertailua ei voitu suorittaa. Dieta Oy:n arvonlisäveroton vertailuhinta oli 41 327,90 €.

Osa-alueessa 4 Ruokailun apuvälineet saatiin vain yksi (1) tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset täyttävä ja tarjouspyynnön mukainen tarjous E.Ahlström Oy:ltä, joten tarjousten vertailua ei voitu suorittaa. E.Ahlström Oy:n arvonlisäveroton vertailuhinta oli 2 661,90 €.

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 79 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä. Kaupunginhallitus on päätöksellään 5.6.2023 § 215 päättänyt muuttaa hankintapäällikön tehtävänimikkeen hankintajohtajaksi.

Hankintajohtaja Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Päätän edellä esitetyin perustein, että

•E.Ahlström Oy:n tarjous suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle osa-alueen 1 Kattausastiat ja ruokailuvälineet ja osa-alueen 3 Tarjoiluastiat ja keittiötyövälineet osalta

•Osa-alueen 1 Kattausastiat ja ruokailuvälineet (Maskun ja Vehmaan kunta, Kaarinan, Liedon, Naantalin, Paimion, Raision, Salon ja Turun kaupunki) toimittajaksi valitaan ajalle 1.10.2023 – 31.5.2025 Dieta Oy tarjoamillaan hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin

•Osa-alueen Osa-alue 2 Hahmotusta helpottavat astiat (Vehmaan kunta, Turun kaupunki) toimittajaksi valitaan ajalle 1.10.2023 – 31.5.2025 Dieta Oy tarjoamillaan hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin

•Osa-alueen 3 Tarjoiluastiat ja keittiötyövälineet (Maskun ja Vehmaan kunta, Kaarinan, Liedon, Naantalin, Paimion, Raision, Salon ja Turun kaupunki) toimittajaksi valitaan ajalle 1.10.2023 – 31.5.2025 Dieta Oy tarjoamillaan hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin

•Osa-alueen 4 Ruokailun apuvälineet (Vehmaan kunta ja Paimion, Raision ja Turun kaupunki) toimittajaksi valitaan ajalle 1.10.2023 – 31.5.2025 E.Ahlström Oy tarjoamillaan hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin

Hankintayksiköt eivät sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käytöstä päätetään erikseen.

Hankintayksikköjä sitovat sopimukset eivät synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävien kirjallisten sopimuksien allekirjoittamisella. Kukin kunta ja kaupunki tekee omat sopimukset. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimukset voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintajohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätietoja: hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen, puhelin 044 907 5894