Konsernihallinto, hankejohtaja Terhi Tenkanen, hankinnan työryhmä ja hankintapalveluiden osuus projektipäällikkö Jere Lumikko, 4.9.2023:

​Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt kilpailullisella neuvottelumenettelyllä osallistumishakemuksia työajanhallinta- ja tuntien kohdistusjärjestelmän hankintaan Turun kaupungin eri palvelukokonaisuuksien käyttöön.

Hankinnassa on kysymys palveluhankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Hankintaa koskeva osallistumispyyntö lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 14.7.2023 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Osallistumispyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

​Hankinnasta ei esitetty lisätietokysymyksiä annettuun määräaikaan mennessä. Osallistumishakemuksen päätöksenteon perusteita tarkennettiin 14.8.2023 kilpailutusjärjestelmän kautta lähetetyllä viestillä hankintayksikön toimesta.

Osallistumispyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin ehdokkaalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset.

​Osallistumishakemus liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

​Hankinnan ennakoitu arvo on noin 300 000 €. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Osallistumishakemukset saatiin määräaikaan 21.8.2023 klo 11.00 mennessä seuraavilta tarjoajilta: Devnet Oy, Linkity Oy, Ryhmittymä Loihde Trust – Devnet ja Sebitti Oy.

Hankintamenettelyn keskeyttäminen

​Hankintalain 3 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Hankintalain 125 §:n 1 momentin mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Perusteltuna syynä voidaan hankintalain 125 §:ään johtaneen valmisteluaineiston nojalla pitää esimerkiksi tarjouspyynnön virheellisyyttä ja tulkinnanvaraisuutta (HE 182/2010, s. 22).

Oikeuskäytännössä on lisäksi katsottu (ks. esim. MAO 491/20), että hankintamenettelyn keskeyttäminen ei edellytä vakavien tai poikkeuksellisten seikkojen olemassaoloa.

Hankintalain 125 §:n 2 momentin mukaan hankintamenettelyn keskeyttämistä koskevaan ratkaisuun sovelletaan, mitä hankintaa koskevasta päätöksestä säädetään hankintalain 123 §:ssä. Hankintalain 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.

Hankintayksikkö keskeyttää hankintamenettelyn hankintaa tekemättä.

Keskeyttämisen syynä on osallistumispyynnön epäselvyys ja tulkinnanvaraisuus referenssivaatimusten osalta. Osallistumispyynnössä on vaadittu vähimmäisvaatimuksena yksi referenssi hankinnan kohteeseen liittyen.

Referenssin on tullut täyttää mm. seuraavat vaatimukset:

• Referenssi on toteutettu viimeisen kolmen (3) vuoden aikana; kolmen (3) vuoden aika lasketaan osallistumishakemuksen jättöpäivästä taaksepäin
• Järjestelmän tulee olla ollut asiakkaan käytössä vähintään 12 kuukauden ajan
• Järjestelmä on toimitettu SaaS-palvelumallilla EU/ETA- alueelta

​

​Osallistumispyynnössä ei ollut selkeästi esitetty, mitä toteutuksella tarkoitetaan, eli ehdokkaat ovat tulkinneet toteutus-sanaa eri tavoilla, jolloin hankintayksikkö ei ole saanut yhteismitallisia osallistumishakemuksia. Lisäksi osallistumispyynnössä ei ole selkeästi esitetty, tuleeko SaaS-palvelumallin toimituksen olla ollut asiakkaan käytössä vähintään 12 kuukauden ajan.

​Lisäksi keskeyttämisen syynä on se, että hankintayksikkö on havainnut osallistumispyynnössä ehtoja, jotka rajoittavat tarpeettomasti kilpailua mm. referenssivaatimusten osalta.

Osallistumispyyntö on ollut tältä osin virheellinen, tulkinnanvarainen ja kilpailua rajoittava. Osallistumispyynnön perusteella ei ole ollut mahdollista saada yhteismitallisia ja vertailukelpoisia hakemuksia, eikä ehdokkaiden tasapuolista kohtelua ole voitu taata. Koska virhe on ollut jo osallistumispyynnössä, voidaan virhe korjata vain julkaisemalla uusi osallistumispyyntö.​

​Hankintayksiköllä on edellä mainitusta syystä todellinen ja perusteltu syy keskeyttää hankintamenettely. Keskeyttämispäätöstä tehtäessä toimitaan tasapuolisesti ja tarjoajia syrjimättä.

Hankintayksikkö tulee käynnistämään hankinnan kohteessa uuden hankintamenettelyn, joka on keskeytettyyn hankintamenettelyyn nähden erillinen ja uusi prosessi.

Toimivalta

​Turun kaupungin hallintosäännön 79 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä. Kaupunginhallitus on päätöksellään 5.6.2023 § 215 päättänyt muuttaa hankintapäällikön tehtävänimikkeen hankintajohtajaksi.

​

Hankintajohtaja Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös​​Päätän edellä esitetyin perustein, että

• työajanhallinta- ja tuntien kohdistusjärjestelmän hankintamenettely keskeytetään edellä esitetyin perustein hankintaa tekemättä ja
• hankinnan kohteesta käynnistetään uusi hankintamenettely, joka on keskeytettyyn hankintamenettelyyn nähden erillinen ja uusi prosessi.

​

​Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

​

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintajohtaja

​

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätiedot: projektipäällikkö Jere Lumikko, p.040 184 7328