Esittelijä IT-pääsuunnittelija Taru Reuna 17.8.2023:

Turun kaupunki on kilpailuttanut dokumenttienhallinnan kehittämisen hankinnan. Kilpailutukseen jätettiin yksi tarjouspyyntö, jonka perusteella IT-palvelujohtajan päätöksellä (2.3.2023 §15, diaarinro 14422-2022) palveluntuottajaksi valittiin Sulava Oy. Hankintaan sisältyi kaupungin dokumenttienhallintajärjestelmän uudistuksen suunnittelu ja toteutus, sekä tietojen siirtäminen vanhasta järjestelmästä uuteen SharePoint Online -ympäristöön. Projektin aikana kuitenkin tuli ilmi, että tietojen siirtämisen lisäksi tulee tietojen rakenne purkaa ja sisällöt siirtää uuden ympäristön rakenteisiin, jotta järjestelmä olisi tehokkaasti käytössä ja antaisi sen hyödyn, jota uudistuksella haetaan. Tämä työ on mahdollista tehdä itse, mutta on aikaa vievää ja manuaalisesti tehtynä riski virheille on suuri.

Sulava Oy:lta on pyydetty tarjous tämän työn automatisoinnista, joka sisältää:

• Nykyisen rakennekartan mukaisten työtilojen työtilaprovisioinnin massaluontina
• Vanhojen työtilojen kirjastojen siirtämisen uusiin työtiloihin
• Vanhojen kirjastojen ja dokumenttien sisältölajien muuttamisen uuden rakenteen kaltaiseksi siirron yhteydessä, huomioiden käyttöoikeudet ja säilytyskäytänteiden ja tietueen suojauksen muutokset.

​

Sulava Oy:n tarjouksen työmäärä näille tehtäville on 30 htp. Tämä on vähemmän kuin voitaisiin arvioida tehtäviin kuluvan manuaalisesti. Projektiryhmän teknisillä asiantuntijoilla ei myöskään ole mahdollista lisätä tällaista työmäärää muiden töiden ohelle kohtuullisen ajan kuluessa. Siirtokausi vanhasta järjestelmästä uuteen järjestelmään tulisi olla mahdollisimman lyhyt, koska siirtokausi vaikuttaa kaikkiin järjestelmän käyttäjiin, eli koko kaupungin henkilöstöön.

Hankinta tehdään jatkotilauksena ilman uutta kilpailutusta, koska kaupunki on jo kilpailuttanut hinnan sovelluksen jatkokehitykselle aiemmassa kilpailutuksessa. Edelliseen kilpailutukseen ei myöskään saatu muita tarjouksia, jotka olisivat voineet vaihtoehtoisesti tämän työn suorittaa. Työn toteutus on aikakriittinen myös siksi, että sen palvelimien tuki on päättymässä, jolloin vanha järjestelmä on saatava ajettua alas aikataulussa.

Tietojärjestelmän omistaja asianhallintapäällikkö Sari Suomela puoltaa esitettyä hankintaa.

Ehdotus​Esitän, että IT-palvelut hankkii Sulava Oy:ltä saadun tarjouksen perusteella Dotkun migraationjälkeisen rakennesiivouksen. Kustannukset vuoden 2023 loppuun mennessä ovat enintään 30 375 euroa (alv. 0 %). Kustannukset kohdistetaan kustannuspaikalle 14280 Tietojärjestelmien kehittäminen, investointinumero M-1002-104000 Dokumenttienhallinnan kehittäminen.

IT-palvelujohtaja Joni Ilmanen:

Päätös​Päätin, että IT-palvelut hankkii Sulava Oy:ltä saadun tarjouksen perusteella Dotkun migraationjälkeisen rakennesiivouksen. Kustannukset vuoden 2023 loppuun mennessä ovat enintään 30 375 euroa (alv. 0 %). Kustannukset kohdistetaan kustannuspaikalle 14280 Tietojärjestelmien kehittäminen, investointinumero M-1002-104000 Dokumenttienhallinnan kehittäminen.

Perustellusta syystä yksittäistapauksessa voidaan palveluja ostaa hankintapäätöksestä poiketen. Hankintayksikkö ei tällä hankintapäätöksellä sitoudu tarjouspyynnössä ilmoitettuun ennakoituun hankintavolyymiin ja -arvoon.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä hankintapäätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävällä tilauksella. Tilaus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen, oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi. Päätös voi muuttua tehdyn oikaisuvaatimuksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Joni Ilmanen

IT-palvelujohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Mahdollisiin tiedusteluihin vastaa it-pääsuunnittelija Taru Reuna, puh. 040 515 6504.