Kaupunginhallitus päättää antaa tarkastuslautakunnalle selvityksen toimenpiteistä tilintarkastajan raportissa esille nousseista asioista.

Talouspalveluiden vastuualue, talousjohtaja Valtteri Mikkola, konsernilaskennanpäällikkö Merja Vuorinen ja laskentapäällikkö Minna Nuotio 15.6.2023:

KPMG Oy Ab, vastuunalaisena tilintarkastajana JHTT, KHT Jorma Nurkkala on jättänyt raportin tilinpäätöksen 2022 tilintarkastuksesta 27.4.2023. Tarkastuslautakunta on päättänyt lähettää tilintarkastusta koskevan raportin kaupunginhallitukselle tiedoksi ja toimenpiteitä varten 23.5.2023 § 42. Toimenpiteistä pyydetään antamaan selvitys tarkastuslautakunnalle 31.10.2023 mennessä.

Selvitykset annetaan ainoastaan kohtiin, joihin sisältyy tilintarkastajan suositus tai joihin tilintarkastaja edellyttää toimenpiteitä.

Tilinpäätös

1.​​ ​ Tilintarkastaja kiinnittää huomiota talousarvion noudattamiseen kaupungin toiminnassa ja taloudenhoidossa. Huomiota tulee kiinnittää erityisesti talousarvion muuttamiseen ajantasaisesti toiminnan ja talouden tai määrärahatarpeiden ja tuloarvioiden muuttuessa.

Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:

Johtavat viranhaltijat ovat antaneet tarkastuslautakunnalle tilintarkastuskertomuksen käsittelyn yhteydessä 23.5.2023 § 43 selvityksensä vuoden 2022 talousarvion määrärahojen ylityksistä. Lausunnoissa todetaan, ettei kolmannen osavuosikatsauksen jälkeen ilmenneitä talousarvion poikkeamia enää tuotu valtuuston käsittelyyn ja lopullinen määrärahojen ylitys oli selvillä vasta helmikuun puolivälissä.

Suomen Kuntaliiton hallintosääntömallin (11. Luku § 72) mukaan “Talousarvioon tehtävät muutokset on esitettävä valtuustolle siten, että valtuusto ehtii muutosehdotukset käsitellä talousarviovuoden aikana. Talousarviovuoden jälkeen muutosesityksiä voidaan käsitellä vain poikkeustapauksissa. Tilinpäätöksen alle-kirjoittamisen jälkeen valtuustolle ei voi enää tehdä muutosesitystä.”

Kaupunginvaltuuston 17.4.2023 § 73 (aikaisempi 21.12.2022 § 250) hyväksymän Turun kaupungin hallintosäännön mukaan “Talousarvion käyttötalousosaan ja investointiosaan tehtävät muutokset on esitettävä kaupunginvaltuustolle siten, että esitys ehtii käsiteltäväksi talousarviovuoden aikana. Tuloslaskelmaosan ja rahoituslaskelmaosan yhteydessä vahvistettavia muutoksia voidaan esittää myös talousarviovuoden päättymisen jälkeen kuitenkin ennen kuin tilit ja tilinpäätös luovutetaan tilintarkastajille tarkastettavaksi.”

Toimielimiä, tilivelvollisia viranhaltijoita sekä määrärahan käytöstä vastaavia henkilöitä muistutetaan, että valtuuston hyväksymää talousarviota tulee noudattaa ja mahdolliset muutokset määrärahatarpeisiin ja tuloarvioihin tulee tilintarkastajan suosituksen mukaisesti tehdä kaupunginvaltuustolle ajantasaisesti tilikauden aikana.

Valtuusto on vuoden 2023 talousarvion hyväksymisen yhteydessä päättänyt talousarvion noudattamista koskevista määräyksistä. Kuluvan vuoden aikana on tarkoitus esittää valtuustolle määräysten päivittämistä ja siirtymistä nettositovuuteen.

2.​ ​ ​ Tilintarkastaja suosittelee, että tilinpäätöskirjan taloudellisten tavoitteiden vertailulaskelmissa tuodaan esille kaupunginvaltuuston asettamien taloudellisten tavoitteiden sitovuustasojen toteutuminen selkeästi esille kaikissa eri talousarvion osissa.

Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:

Tilintarkastajan suositus on aiheellinen. Sitovuustasot tullaan merkitsemään sekä talousarvio- että tilinpäätöskirjan vertailulaskelmiin.

3.​ ​ ​ Tilintarkastaja suosittelee, että myyntireskontra täsmäytetään kuukausittain kirjanpitoon ja täsmäytykset dokumentoidaan kirjaamalla täsmäytyksen suorittaja ja suorituspäivä. (Kirjanpitolautakunnan yleisohje kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista 20.4.2021).

Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:

Myyntisaamisten reskontratilejä täsmäytetään kuukausittain. Varmistetaan, että välitilien täsmäytyksistä otetaan yhteenvedot, joissa näkyvät täsmäyttäjän nimikirjaimet ja aika.

4.​ ​ ​ Tilintarkastaja suosittelee varmistamaan, että Suomen kuntaperinnältä tulleet luottotappiosuositukset on huomioitu myyntisaamisissa ja myyntisaamisten ikäjakauma raportti laaditaan siten, että se muodostuu asiakkaittain laskutasolla.

Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:

Luottotappiosuositukset ajetaan normaalisti SAP-järjestelmään kaksi kertaa vuodessa. SAP S/4 HANA-järjestelmän käyttöönoton yhteydessä olleet ongelmat on ratkaistu.

Ikäjakaumaraportit otetaan kvartaaleittain myyntireskontran ikäanalyysivariantilla. Raporttien tiedot näkyvät laskutasolla.

5.​ ​ ​ Tilintarkastaja suosittelee, että tehdyt kirjanpidon ja ostoreskontran täsmäytykset dokumentoidaan siten, että täsmäytyksistä käy esille mahdolliset tilikohtaiset erot johtopäätöksineen.

Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:

Varmistetaan, että kirjanpidon ja ostoreskontran täsmäytykset dokumentoidaan siten, että täsmäytyksistä käy esille mahdolliset tilikohtaiset erot johtopäätöksineen.

6.​ ​ ​ Tilintarkastaja suosittelee, että ostovelkojen ikäjakauma raportti laaditaan siten, että se muodostuu asiakkaittain laskutasolla.

Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:

Ikäjakaumaraportit on ajettu toimittajittain laskutasolla.

Muut tilintarkastajan raportoimat asiat

7.​ ​ ​ Palkanmaksuprosessin ja palkka-aineiston tarkastuksen osalta tilintarkastaja suosittelee, että palkka‐aineiston maksatusajoissa otetaan käyttöön hyväksyntäkontrolli tai tarkastukset/täsmäytykset tehdään dokumentoidusti. Lisäksi suositellaan, että palkka-aineiston sähköinen hyväksyntä otetaan käyttöön koko kaupungissa ja palkanmaksuprosessit kontrollipisteineen kuvataan.

Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:

Palkka-aineiston maksatusajoihin liittyvät suositukset otetaan henkilöstöpalveluiden ja Sarastian välisissä yhteistyötapaamisissa keskusteluun ja pohditaan, millaisia eri vaihtoehtoja asiaan liittyen olisi käytettävissä.

Palkkajärjestelmästä saatavaa raportointia on kehitetty yhdessä Sarastian kanssa ja palkka-aineiston sähköinen jälkihyväksyntä on käytössä konsernihallinnossa. Seuraavaksi se voidaan ottaa käyttöön muissa palvelukokonaisuuksissa.

Sarastia on alkanut kuvata IMS-järjestelmään palkanmaksuprosesseja. Sarastian kanssa on keskusteltu, että he huomioivat prosessien kuvaamisessa myös kontrollipisteet. Turun kaupunki kuvaa jatkossa palkanmaksuprosessin osalta oman toimintansa kontrollipisteineen.

8.​ ​ ​ Ostolaskujen asiatarkastamisen näkökulmasta tulee kiinnittää huomiota siihen, että asiatarkastajilla on vaikeuksitta käytettävissä laskuihin liittyvä tilaus ja mahdollinen sopimus hintatietoineen

Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:

Turun kaupungilla ei ole toistaiseksi vielä käytettävissä järjestelmää, jolla asiatarkastajalla olisi vaikeuksitta käytettävissä laskuihin liittyvä tilaus ja mahdollinen sopimus hintatietoineen.

Esimerkiksi kaikki hankintasopimukset eivät ole Cloudian sopimushallintajärjestelmässä eikä Cloudian ja SAP S4 Hanan välillä ole integraatioita. Myöskään kaikkia tilauksia ei tehdä SAP S4 Hanaan, mikä vaikeuttaa asiatarkastamista.

Kaupunki pyrkii kehittämään toimintaa niin, että sillä olisi mahdollisimman pian suosituksen mukainen toimintamalli.

9.​ ​ ​ Muistiotositteiden osalta tilintarkastaja suosittelee varmistamaan, että muistiotositteiden liitteenä on kirjauksen perusteet todentavat liitteet. Muistiotositteiden osalta on hyvän kirjanpitotavan mukaista, että tositteen sisällöstä käy selkeästi ilmi, millä oletuksilla ja laskentasäännöillä tositteen luvut on laskettu. (Kirjanpitolautakunnan yleisohje kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista 20.4.2021).

Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:

Koulutuksissa on korostettu ja tullaan korostamaan, että pääsääntöisesti muistiotositetta ei pitäisi hyväksyä, ellei siihen ole liitetty tausta-aineistoa, josta kirjaus- ja tai laskentaperuste käy ilmi.

10.​ Maksuliikenteen osalta tilintarkastaja suosittelee, että Turun kaupungille laaditaan oma maksuliikenneprosessikaavio, jossa kuvataan myös kontrollipisteet.

Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:

Maksuliikenteen prosessikaavion laatiminen on aikataulutettu tehtäväksi 30.9.2023 mennessä.

11.​ Antolainojen vastavakuuksien osalta tilintarkastaja suosittelee, että yhtiö toimittaa aina vastavakuuden lainan noston yhteydessä. Lisäksi suositellaan, että antolainoja koskevissa päätöksissä otetaan kantaa kuntalain 129 §:ssä todettuihin asioihin: ”Kunnan myöntämä laina, takaus tai muu vakuus ei saa vaarantaa kunnan kykyä vastata sille laissa säädetyistä tehtävistä. Kunta ei saa myöntää lainaa, takausta tai muuta vakuutta, jos siihen sisältyy merkittävä taloudellinen riski.” Lisäksi päätöksissä on tarpeen ottaa huomioon säännökset kielletystä valtiontuesta.

Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:

Vastavakuuden toimittaminen lainan noston yhteydessä ei ole aina mahdollista, koska osa kohteista on vasta rakennusvaiheessa ja esim. kiinteistökiinnityksiä ei vielä ole edes olemassa. Käytännössä riskiä siitä, että vakuuksia ei saataisi, on olematon, koska kaupungilla on määräysvalta antolainoittamissaan yhtiöissä ja yhtiö ja sen hallitus on velvollinen noudattamaan konserniohjeita (joiden mukaan vakuudet on toimitettava). Konserniyhteisöt hyväksyvät kaupungin konserniohjeet yhtiökokouksissaan.

Myöntäessään antolainoja tytäryhteisöilleen konserniohjeiden mukaisesti, kaupunki ottaa päätöksissään huomioon kuntalain 129 § kohdan ja valtiontukisääntelyyn liittyvät asiat. Kyseiset lainkohdat huomioidaan muun muassa vaatimalla lainoille riittävät ja kattavat vastavakuudet heti kun se teknisesti on mahdollista sekä hinnoittelemalla lainat markkinaehtoisesti. Takausten osalta markkinaehtoisuus varmistetaan liittämällä takaukseen takausprovisio, joka hinnoitellaan siten, että lopputuloksena takauksen saaja ei saa kiellettyä valtiontukea.

12.​ Viranhaltijoiden päätöspöytäkirjojen osalta tilintarkastaja suosittelee, että niihin merkitään toimivaltuuden peruste, johon kyseinen päätöksentekovaltuus perustuu. Lisäksi tilintarkastaja suosittelee, että päivitettyjen ohjeiden jalkauttamiseen toiminnassa kiinnitetään huomiota.

Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:

Tilintarkastajan suositus on aiheellinen. Päätöspöytäkirjojen laatijoita muistutetaan päätöksentekovaltuuden merkitsemisestä päätöspöytäkirjoihin.

13.​ Tilintarkastaja suosittelee, että tilintarkastajan tulee saada tilinpäätöskirja tarkastettavaksi hyvissä ajoin ennen kuin se hyväksytään hallituksessa, jotta siihen voidaan tehdä tarvittaessa korjauksia.

Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:

Kuntalain 113 § mukaan ”Kunnanhallituksen on laadittava tilikaudelta tilinpäätös tilikautta seuraavan vuoden maaliskuun loppuun mennessä ja annettava se tilintarkastajien tarkastettavaksi.”

Tilinpäätöskirja sisältää toimintakertomuksen, talousarvion tavoiteosan, laskelmaosan sekä liitetiedot. Konsernitilinpäätös valmistuu maaliskuun puolivälissä, jonka jälkeen voidaan työstää lopullinen tilinpäätöskirja konserniosuuksineen. Aikataulullisesti koonti on mahdollista tehdä vasta kaupunginhallituksen kokousta edeltävällä viikolla.

Emon laskelmia ja siihen liittyvää aineistoa on tarkastettavissa helmikuun puolivälin jälkeen, jolloin annetaan ennakkotieto kaupungin tuloksesta kaupungin tilinpäätösaikataulun mukaisesti. Tilinpäätöskirjaan myöhemmin liitettäväksi tulevaa aineistoa on saatavissa tilintarkastajan käyttöön tilinpäätöksen valmistumisaikataulun mukaisesti, ellei erityisistä syistä tule viivästyksiä.

14.​ Johdannaisten kirjanpitokäsittelyn osalta tilintarkastaja suosittelee tarkentamista. Lisäksi tilintarkastaja suosittelee, että johdannaiskohtaista suojauksen todentavaa dokumentaatiota pidetään jatkuvasti yllä.

Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:

Johdannaisten kirjanpitokäsittelyä tullaan tarkentamaan.

Näkemyksemme mukaan korkosuojaus on ollut sekä suojaava että korkokustannuksia alentava: järjestelyn maksipituus on 20 vuotta, mikäli pankki käyttää oikeuttaan jatkaa sopimusta kiinteällä 2 % korolla 11 vuoden jälkeen. Suojauksen tekohetkellä 11 vuoden koronvaihtosopimuksen korko, 11 vuoden kuluttua alkavan 9 vuoden koronvaihtosopimuksen korko ja kiinteä 20 vuoden korko ylittivät kaikki merkittävästi sopimuksen kiinteä koron (2,13 %) tason.

Mikäli vastapuoli käyttäisi jatko-oikeutta (jatkaa sopimusta 11 vuoden päästä 2 % korolla seuraavat 9 vuotta), muodostuisi järjestelyn kokonaiskustannus silti alhaisemmaksi, mikäli kaupunki olisi tehnyt suoraan a) 20 vuoden kiinteän sopimuksen tai b) 11 vuoden kuluttua alkavan 9 vuoden suojauksen (forward start).

Edellä olevaan viitaten katsomme sopimuksen olevan lainasalkkua suojaava pitkälle tulevaisuuteen sekä kustannuksia merkittävästi alentava. Johdannaiskohtaista dokumentaatiota pidetään yllä rahoituspäällikön sopimuskohtaisissa päätöksissä, joissa kussakin erikseen todetaan, että sopimukset tehdään suojaustarkoituksessa.

Liite 1​Tilintarkastajan raportti vuoden 2022 tilintarkastuksesta (salassa pidettävä JulkL 24 § 1. mom.15 kohta)

Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen:

Ehdotus​Kaupunginhallitus päättää, että edellä oleva selvitys vuoden 2022 tilintarkastuksen aiheuttamista toimenpiteistä lähetetään tarkastuslautakunnalle.​

PäätösEhdotus hyväksyttiin.