Hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen 12.6.2023

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt Maskun kunnan sekä Naantalin, Salon ja Turun kaupungin käyttöön hankittavista kertakäyttöisistä tarjoiluastioista, säilytys- ja pakkausmateriaaleista sekä pussituotteista: muovipussit, paperipussit, pursotinpussit ja vakuumipussit ajalle 1.8.2023 (tavoite) - 30.4.2025, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa alkuperäisin ehdoin yhdellä (1) + yhdellä (1) vuodella ajoille 1.5.2025 - 30.4.2026 ja 1.5.2026 - 30.4.2027 (optio). Optioissa on kyse Tilaajan oikeudesta ei velvollisuudesta.

Hankinnassa on kysymys tavarahankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) kansalliset kynnysarvot (kansallinen hankinta).

Hankintaa koskeva kansallinen hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 8.5.2023 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi.,. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta esitettyihin kysymykseen vastattiin Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa 23.5.2023.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja tuotteille asetetut ehdottomat vaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.

Osatarjousten osalta tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että osatarjoukset hyväksytään osa-alueittain ja osa-alueissa sallitaan osatarjoukset osa-alueen sisällä, mikäli tarjoaja on tarjonnut hintaliitteissä "pakolliseksi" tarjottavaksi tuotteeksi ilmoitetut tuotteet.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että mikäli jotain tuotetta ei ollut tarjottu, käytettään vertailussa kalleimman tarjoushinnan antaneen tarjoajan hintaa ko. tuotteesta.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton arvo vuodessa on noin 45 000 euroa. Hankintayksiköt eivät sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Hankinta on jaettu kahteen (2) osa-alueeseen seuraavasti:

•osa-alue 1 Kertakäyttöiset tarjoiluastiat, säilytys- ja pakkausmateriaalit

•osa-alue 2 Pussituotteet: Muovipussit, paperipussit, pursotinpussit ja vakuumipussit

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään puitesopimus kaikissa osa-alueissa yhden (1) Toimittajan kanssa, jolle valitaan yksi (1) varatoimittaja. Varatoimittajaa tullaan käyttämään, mikäli ensisijaisen Toimittajan toimituskyky ei riitä tai sen tarjonta ei vastaa hankintatarvetta.

Annettuun määräaikaan, 6.6.2023 klo 11.00, mennessä tarjouksen toimitti VeliMark Oy (osa-alueet 1 ja 2).

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 105 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa vaatimuksia tarjoajan soveltuvuudelle. Hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta tarjoaja, joka ei vastaa asetettuja soveltuvuusvaatimuksia. Hankintayksikkö voi vaatia, että tarjoajat antavat tarjouksensa osana vakuutuksen, että ne täyttävät hankintayksikön asettamat soveltuvuutta koskevat vaatimukset.

VeliMark Oy on vakuuttanut täyttävänsä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 104 §:n 2 momentin mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran olevan hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintailmoitusta, tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin VeliMark Oy:n tarjouksen täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että kaikissa osakokonaisuuksissa annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimmat. Arviointiperusteena kaikissa osakokonaisuuksissa on kokonaishinnaltaan halvin.

Hankinnassa saatiin vain yksi (1) tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset täyttävä ja tarjouspyynnön mukainen tarjous (VeliMark Oy), joten tarjousten vertailua ei voitu suorittaa.

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 79 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallin-non järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä.

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Päätän edellä esitetyin perustein, että

•Osa-alueen 1 Tarjoiluastiat, säilytys- ja pakkausmateriaalit toimittajaksi valitaan ajalle 1.8.2023 - 30.4.2025 VeliMark Oy tarjoamillaan hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

•Osa-alue 2 Pussituotteet: Muovipussit, paperipussit, pursotinpussit ja vakuumipussit toimittajaksi valitaan ajalle 1.8.2023 - 30.4.2025 VeliMark Oy tarjoamillaan hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksiköt eivät sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käytöstä päätetään erikseen.

Hankintayksikköjä sitovat sopimukset eivät synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimukset voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi. Kukin kunta / kaupunki tekee omat sopimukset.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätietoja: hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen, puhelin 044 907 5894