Tilapalvelut, kiinteistöturvallisuusasiantuntija, Matias Saari ja hankintapalveluiden osuus projektipäällikkö Pekka Lång 12.6.2023:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia kulunvalvontajärjestelmän ylläpito, huolto- ja korjaustyöt hankintaan Turun kaupungin eri palvelukokonaisuuksien käyttöön ajalle 01.07.2023 (tavoite)–31.08.2025, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa Tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin yhdellä (1) kahden (2) vuoden pituisella optiokaudella ajalle 1.7.2025‒31.08.2027.

Turun kaupungin tarkoituksena on päivittää nykyinen Flexim 5 kulunvalvontajärjestelmä Abloy OS- järjestelmään (SaaS).

Kulunvalvonnassa olevia rakennuksia on tällä hetkellä 163 kpl. Kiinteistöjen kulunvalvonnan koko vaihtelee kohteittain muutaman oven kohteista suuriin, useiden kymmenien ovien kokonaisuuksiin. Hankittava palvelu on kaksi vaiheinen, jossa ensimmäisenä vaiheena on siirrättää kohdekohtaisesti kohteet Flexim 5:sta Abloy OS- järjestelmään, sisältäen Abloy OS- ohjelmiston ylläpidon. Toisena vaiheena normaalitilan ylläpitopalvelu, joka pitää sisällään Abloy OS- järjestelmän ylläpidon sekä kulunvalvontatekniikan huolto- ylläpito- korjaustoiminnan sekä näihin liittyvän päivystyksen. Kulunvalvontatekniikan ylläpito ei pidä sisällään kaapelointia, eikä lukitusta.

Asennusaikataulu ja lopullinen sisältö varmentuvat tarkemmin hankinnan tultua lainvoimaksesi ja hankintasopimuksen tultua allekirjoitetuksi.

Hankinnan arvoitu arvonlisäveroton 200 000 euroa / vuosi. Arvioitu arvo sisältää myös materiaalit kuten esim. kulunvalvontalukijat, kulkutunnisteet sekä muu kulunvalvontatekniikan.

Hankittavien palvelujen ja tavaroiden määrää saattavat lisätä tai vähentää muun muassa kuntayhteistyöjärjestelyt, palvelutuotannon, tukipalveluiden, tehtävien ja toiminnan muutokset sekä muut merkittävät muutokset Tilaajan organisaatiossa ja konsernirakenteessa.

Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Hankinnassa on kysymys tavarahankinnasta/palveluhankinnasta joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 04.05.2023 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 17.05.2023.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja palvelulle/tuotteille asetetut ehdottomat vaatimukset. Lisäksi tarjouspyynnössä kuvattiin pisteytettävät laatuvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ja osatarjouksia ei hyväksytä//osatarjoukset hyväksyttiin osa-alueittain.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnasta on järjestetty markkinavuoropuhelu 17.08.2021 webinaarina.

Hankinnan jakaminen osiin ei ole tilaajan tarpeiden näkökulmasta katsottuna mahdollista, koska jakaminen johtaisi palveluiden kannalta hallitsemattomaan tilanteeseen, jota ei palvelun kriittisyyden vuoksi olisi mahdollista koordinoida turvallisesti säilyttäen samalla palvelun toimivuus. Jakaminen tuottaisi palveluprosesseihin sekä osapuolten vastuisiin ja vastuiden seurantaan merkittäviä haasteita. Hankinnan sopimushallinta tulisi teknisesti erittäin raskaaksi ja kalliiksi, ja jakaminen vaarantaisi sopimuksen asianmukaisen seurannan. Sopimuksen jakaminen osiin heikentäisi merkittävästi myös kilpailutuksella saatavia volyymihyötyjä, koska hankinta voisi jakautua usealle toimittajalle heikentäen sopimuksen arvoa ja sen kiinnostavuutta yksittäiselle toimittajalle.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus yhden palveluntuottajan/toimittajan kanssa.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 05.06.2023 klo 11.00 mennessä seuraavilta tarjoajilta: Caverion Suomi Oy, Certego Oy Turku, Loihde Trust Oy ja Lukkotaiturit Oy.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84‒86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Kaikki tarjoajat ovat vakuuttaneet täyttävänsä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran/palvelun olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Hankintayksikkö pyysi Certego Oy:ltä 07.06.2023 hankintalain 96 §:n mukaisen selvityksen poikkeuksellisen alhaisesta tarjouksesta. Certego Oy:ltä 07.06.2023 saadun selvityksen mukaan tarjouksen hinnoissa ei ole ollut virhettä tai puutteellisuuksia ja että tarjouksessa esitetyt hinnat sisältävät kaikki tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaiset kustannukset, eikä poikkeuksellisen alhainen tarjous ole johtunut hankintalain 81 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettujen velvoitteiden laiminlyönnistä.

Hankintayksikkö on tämän perusteella katsonut, ettei sille ole syntynyt hankintalain mukaista velvollisuutta eikä myöskään oikeutta hylätä Certego Oy:n tarjousta.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että Hintapisteet maksimi 60 pistettä.

Kulunvalvonnan asennus ja korjaustyöt, normaalina työaikana klo 7:00

16:00), maksimi 60 pistettä.

Vertailussa halvin tuntihinta saa 60 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet muodostuvat suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 60).

Projekti- ja työnjohdon tuntihinnat (Kokonaishinta sis. matkakulut), maksimi 60 pistettä. Vertailusta kokonaishinnaltaan halvin saa 60 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet muodostuvat suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 60).

Päivystystyönä tehtävien asennus- ja korjaustöiden tuntihinnat), maksimi 60 pistettä. Vertailussa halvin tuntihinta saa 60 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet muodostuvat suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 60).

Tarvikkeiden, materiaalien ja Abloy OS -palvelujen kokonaishinta, Max. 60 pistettä. Vertailussa kokonaishinnaltaan halvin saa 60 pistettä, kun lasketaan tarvikkeiden, materiaalien ja Abloy Os -palvelujen yksikköhinnat yhteen. Muiden tarjoajien pisteet muodostuvat suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 60).

Laatupisteet maksimi 40 pistettä. 5. Abloy Os. lisenssien kokonaisalennusprosentti, maksimi 40 pistettä. Vertailussa halvin kokonaishinta saa 40 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet muodostuvat suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava kokonaisalennusprosentti x 40).

Laatuvaatimukset (projektisuunnitelma, kokemusvuodet), maksimi. 20 pistettä. Vertailussa. Muiden tarjoajien pisteet muodostuvat suorassa suhteessa tarjottu arvo / suurin annettu arvo x 20).

Pisteet muodostuivat seuraavasti:

Parhaat kokonaispisteet tarjousten vertailussa sai Certego Oy.

Liite 1 Projektisuunnitelman laatupisteet

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 79 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä.

Hankintapäällikkö, Susanna Sarvanto-Hohtari:

PäätösPäätän edellä esitetyin perustein, että kulunvalvontajärjestelmän ylläpito, huolto- ja korjaustyöt hankinnan palveluntuottajaksi/toimittajaksi ajalle 01.07.2023 (tavoite)–31.08.2025 valitaan Certego Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätiedot: projektipäällikkö Pekka Lång, p.040 6350534