Konsernihallinto, hankintapalvelut, hankinta-asiantuntija Taru Marjamäki 30.5.2023:

Hankinnan tausta

​Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut ja Kaarea Oy ovat pyytäneet avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia lukkojen korjaus-, sarjoitus- ja asennustöiden hankintaan Turun kaupungin eri palvelukokonaisuuksien ja Kaarea Oy:n käyttöön ajalle 1.9.2023 (tavoite)- 31.8.2025, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa Tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin yhdellä (1) kahden (2) vuoden pituisella optiokaudella ajalle 1.9.2025 - 31.8.2027.​

Hankinnassa on kysymys palveluhankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).​

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 17.4.2023 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.​

Hankinnasta ei esitetty lisätietokysymyksiä annettuun määräaikaan mennessä.​

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ja osatarjouksia ei hyväksytä.​

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.​

Hankinnan ennakoitu arvo vuodessa on noin 500 000 €. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.​

Hankinnan jakaminen osiin ei ole tilaajan tarpeiden näkökulmasta katsottuna mahdollista, koska jakaminen tuottaisi palveluprosesseihin merkittäviä haasteita.​

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus valittujen palveluntuottajien kanssa. Palveluntuottajaksi valitaan yksi (1) varsinainen toimittaja sekä yksi (1) varatoimittaja.​​​ Valinta tapahtuu etusijajärjestyksellä (tarjousten vertailussa ensimmäiseksi sijoittunut tarjoaja valitaan varsinaiseksi palveluntuottajaksi ja toiseksi sijoittunut varatoimittajaksi).

Tarjoukset saatiin määräaikaan 23.5.2023 klo 11.00 mennessä seuraavilta tarjoajilta: Certego Oy Turku, Lukkotaiturit Oy.​​

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.​​

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi​

​Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.​​

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84‒86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.​​

Kaikki tarjoajat ovat vakuuttaneet täyttävänsä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.​​

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen​​​

​Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.​​

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.​

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.​

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta​​

​Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että​​

Hinta, enimmäispisteet 100​

Hinnan vertailuhinta koostuu painoarvoittain seuraavasti:​

• Mekaanisten lukkojen lukkotyöt, tuntihinnan painoarvo 40 %
• Sähkömekaanisten lukkojen lukkotyöt, tuntihinnan painoarvo 30 %
• Järjestelmän Cliq -ohjelmointi, tuntihinnan painoarvo 1 %
• Lukkotöiden tuntihinnat normaalin työajan jälkeen, painoarvo 5 %
• Tarvikkeiden, materiaalien ja Cliq Web Manager- palvelun yksikköhintojen painoarvo 24 %​​​

Kunkin kohteen halvin tarjottu hinta saa vertailussa enimmäispisteet. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x maksimipisteet (esim 0,4*100)).​

Hankintayksikkö katsoo, että tässä hankinnassa kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena voi olla halvin hinta, koska hankinnan laadulliset näkökohdat on huomioitu hankittavassa kokonaisuudessa asettamalla tarjous-pyynnössä hankinnan kohteelle tiukat vähimmäisvaatimukset, joita tukevat osaltaan palveluntuottajan kanssa solmittavan hankintasopimuksen tarkat sopimusehdot.​

Pisteet muodostuivat seuraavasti:​​

​​Toimivalta

​Turun kaupungin hallintosäännön 75 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimi-valta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä.

Hankintapäällikkö, Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös​Päätän edellä esitetyin perustein, että lukkojen korjaus-, sarjoitus- ja asennustöiden hankinnan varsinaiseksi palveluntuottajaksi ajalle 1.9.2023 (tavoite) - 31.8.2025 valitaan Lukkotaiturit Oy ja varatoimittajaksi Certego Oy Turku tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.​

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.​

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.​

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

​​

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

​​

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätiedot: hankinta-asiantuntija Taru Marjamäki 040 185 4011.