The Tall Ships Races 2024 -tapahtuman projektipäällikkö Kimmo Hyyppä, projektikoordinaattori Sari Haavisto sekä konsernihallinnon hankintapalveluiden osuus projektipäällikkö Tapani Järvinen 30.5.2023:

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt tarjouksia turvallisuuspalveluista (sisältäen turvapäällikön, turvallisuussuunnitelman sekä muut ennakkotyöt ja tapahtuman aikaisen järjestyksenvalvonnan, ensiavun, liikenteenohjauksen ym. tarjouspyynnössä kuvatut palvelut ja tuotteet) Turussa heinäkuussa 2024 järjestettävään The Tall Ships Races 2024 -tapahtumaan.

​Hankinnassa on kysymys julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) kansalliset kynnysarvot alittavasta hankinnasta eli ns. pienhankinnasta.

Tarjouspyyntö lähetettiin valituille neljälle tarjoajalle Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalin kautta.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin 11.5.2023.

Annettuun määräaikaan 17.5.2023 klo 11.00 mennessä saatiin kaksi (2) tarjousta. Tarjouksen antoivat:

·​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ Local Crew Oy ja

·​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ X-Sec Oy.

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että osatarjouksia ei hyväksytä ja että vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että mainitut hankintamäärät ovat arvioita tarpeesta ja tarkentuvat tapahtuman lähestyessä. Tilaaja ei sitoudu mihinkään tiettyyn hankintamäärään.

Voittaneesta tarjoajasta tulee yksi tapahtuman palveluntuottajakumppaneista, ja se saa käyttöönsä aseman mukaiset oikeudet ja vastikkeet.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään sopimus yhden palveluntuottajan kanssa.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa:

1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi,

2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja

3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

​Tarjoajien todettiin täyttävän tässä hankintamenettelyssä tarjoajien soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

​Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

​Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja valinta

​Tarjouspyynnössä valintaperusteeksi ilmoitettiin kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että annetuista tarjouksista valitaan vertailuhinnaltaan edullisin.

​Tarjousten vertailuhinta lasketaan seuraavasti: palveluiden kokonaishinta - tarjoajan näkyvyyspaketille antama alennus.

​

​

Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antoi X-Sec Oy.

​Toimivalta

​Hallintosäännön 39 §:n 1 momentin 11 kohdan kansliapäällikön tehtävänä on päättää asioista, joita ei ole annettu muun toimielimen tai viranhaltijan tehtäväksi. Hallintosäännön 70 §:n mukaan viranhaltijalla on oikeus siirtää hänelle tässä hallintosäännössä annettua toimivaltaa muulle viranhaltijalle. Kansliapäällikkö on päätöksellään 16.6.2022 § 220 päättänyt myöntää The Tall Ships Races 2024 -tapahtuman ohjausryhmän, Port Committeen puheenjohtajalle tapahtuman määrärahojen hyväksymis- ja hankintavaltuudet.

Omistajaohjausjohtaja, Port Committeen puheenjohtaja Jarkko Virtanen:

Päätös​Päätin, että turvallisuuspalvelut The Tall Ships Races 2024 -tapahtumaan hankitaan X-SEC Oy:ltä tarjotuin hinnoin sekä muutoin tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

​Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, oikaisuvaatimuksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus tai tilaus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen tiedoksi.

​

​Jarkko Virtanen

omistajaohjausjohtaja,

Port Committeen puheenjohtaja

​​

Oikaisuohje liitteenä

​

Lisätietoja: projektipäällikkö Tapani Järvinen, puhelin 044​ 907 5896