Hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen 15.5.2023

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt Maskun ja Vehmaan kunnan sekä Kaarinan, Liedon, Naantalin, Paimion, Raision, Salon ja Turun kaupungin käyttöön hankittavista keittiötarvikkeista ja astioista sekä GN-astioista ja kuljetustarvikkeista ajalle 1.6.2023 - 31.5.2025, minkä jälkeen sopimuksia voidaan jatkaa alkuperäisin ehdoin yhdellä (1) + yhdellä (1) vuodella ajoille 1.6.2025 - 31.5.2026 ja 1.6.2026 - 31.5.2027 (optiot). Optiossa on kyse Tilaajan oikeudesta ei velvollisuudesta.

Hankinnassa on kysymys tavarahankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 28.3.2023 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta esitettyihin kysymykseen vastattiin Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa 14.4.2023. Kysymyksiin annettujen vastausten perusteella hankinnasta lähetettiin julkaistavaksi korjausilmoitus 14.4.2023.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja tuotteille asetetut ehdottomat vaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.

Osatarjousten osalta tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että osatarjoukset hyväksytään osa-alueittain, mutta osatarjouksia osa-alueen sisällä ei hyväksytä seuraavissa osa-alueissa tuli tarjota kaikki tuoterivit:

•Osa-alue 1 GN-astiat (standardin EN 631 mukaiset) ja kuljetustarvikkeet

•Osa-alue 2 Kattilat, paistinpannut

•Osa-alue 5 Leivontatarvikkeet

Seuraavissa osa-alueissa sallittiin osatarjoukset osa-alueen sisällä, mikäli tarjoaja on tarjonnut hintaliitteissä "pakolliseksi" tarjottavaksi tuotteeksi ilmoitetut tuotteet.

•Osa-alue 3 Kattausastiat ja ruokailuvälineet (päiväkodit, koulut yms.)

•Osa-alue 4 Tarjoiluastiat ja keittiötyövälineet

•Osa-alue 6 Ruokailun apuvälineet

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että mikäli tarjoaja jättää tarjoamatta tuotteen, jossa on mainittu ”Ei pakollinen tarjottava” tullaan vertailussa käyttämään kalleimman tarjoushinnan antaneen tarjoajan hintaa ko. tuotteesta.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton arvo vuodessa on noin 235 000 euroa. Hankintayksiköt eivät sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Hankinta on jaettu kuuteen (6) osa-alueeseen seuraavasti (suluissa osa-alueeseen osallistuvat kunnat / kaupungit):

•Osa-alue 1 GN-astiat (standardin EN 631 mukaiset) ja kuljetustarvikkeet (Maskun ja Vehmaan kunta, Kaarinan, Liedon, Naantalin, Paimion, Raision, Salon ja Turun kaupunki)

•Osa-alue 2 Kattilat, paistinpannut (Maskun ja Vehmaan kunta, Kaarinan, Liedon, Naantalin, Paimion, Raision, Salon ja Turun kaupunki)

•Osa-alue 3 Kattausastiat ja ruokailuvälineet (Maskun ja Vehmaan kunta, Kaarinan, Liedon, Naantalin, Paimion, Raision, Salon ja Turun kaupunki.

•Osa-alue 4 Tarjoiluastiat ja keittiötyövälineet (Maskun ja Vehmaan kunta, Kaarinan, Liedon, Naantalin, Paimion, Raision, Salon ja Turun kaupunki.

•Osa-alue 5 Leivontatarvikkeet (Vehmaan kunta, Liedon, Paimion, Raision ja Turun kaupunki)

•Osa-alue 6 Ruokailun apuvälineet (Vehmaan kunta ja Paimion, Raision ja Turun kaupungit.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään puitesopimus kaikissa osa-alueissa yhden (1) Toimittajan kanssa.

Tarjoukset saatiin määräaikaan Annettuun määräaikaan, 2.5.2023 klo 11.00, mennessä tarjouksen toimittivat:

•Dieta Oy (Osa-alueet 1, 2, 3, 4 ja 5)

•E.Ahlström Oy (Osa-alueet 1, 2, 3, 4, 5 ja 6)

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84‒86 §:ssä tarkoitettuja vaati-muksia. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Molemmat tarjoajat ovat vakuuttaneet täyttävänsä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Dieta Oy:n tarjous on osa-alueessa 3 Kattausastiat ja ruokailuvälineet tarjouspyynnön vastainen seuraavissa tuotteissa:

E.Ahlström Oy:n on osa-alueessa 3 Kattausastiat ja ruokailuvälineet tarjouspyynnön vastainen seuraavissa tuotteissa:

Dieta Oy:n tarjous on osa-alueessa 4 Tarjoiluastiat ja keittiötyövälineet tarjouspyynnön vastainen seuraavissa tuotteissa:

E.Ahlström Oy:n on osa-alueessa 4 Tarjoiluastiat ja keittiötyövälineet tarjouspyynnön vastainen seuraavissa tuotteissa:

E.Ahlström Oy:n on osa-alueessa 6 Ruokailun apuvälineet tarjouspyynnön vastainen seuraavissa tuotteissa:

Em. perustein tulee Dieta Oy:n tarjous sulkea tarjouskilpailusta tarjouspyyntöä vastaamattomana osa-alueen 3 Kattausastiat ja ruokailuvälineet ja osa-alueen 4 Tarjoiluastiat ja keittiötyö-välineet osalta.

Em. perustein tulee E.Ahlström Oy:n tarjous sulkea tarjouskilpailusta tarjouspyyntöä vastaamattomana osa-alueen 3 Kattausastiat ja ruokailuvälineet, osa-alueen 4 Tarjoiluastiat ja keittiötyövälineet ja osa-alueen 6 Ruokailun apuvälineiden osalta.

Muiden osakokonaisuuksien osalta tarjoajien tarjousten todettiin täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että kaikissa osakokonaisuuksissa annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimmat. Arviointiperusteena kaikissa osakokonaisuuksissa on kokonaishinnaltaan halvin.

Osa-alue 1 GN-astiat (standardin EN 631 mukaiset) ja kuljetustarvikkeet

Osa-alue 2 Kattilat, paistinpannut

Osa-alueessa 3 Kattausastiat ja ruokailuvälineet ei saatu yhtään tarjouspyynnön mukaista tarjousta, joten tarjousten vertailua ei voitu suorittaa.

Osa-alueessa 4 Tarjoiluastiat ja keittiötyövälineet ei saatu yhtään tarjouspyynnön mukaista tarjousta, joten tarjousten vertailua ei voitu suorittaa.

Osa-alue 5 Leivontatarvikkeet

Osa-alueessa 6 Ruokailun apuvälineet ei saatu yhtään tarjouspyynnön mukaista tarjousta, joten tarjousten vertailua ei voitu suorittaa.

Hankintamenettely keskeyttäminen osa-alueessa 3 Kattausastiat ja ruokailuvälineet, osa-alueessa 4 Tarjoiluastiat ja keittiötyövälineet ja Osa-alueessa 6 Ruokailun apuvälineet

Hankintalain 3 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Hankintalain 125 §:n 1 momentin mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Perusteltuna syynä voidaan hankintalain 125 §:ään johtaneen valmisteluaineiston nojalla pitää esimerkiksi sitä, että hankinnasta ei ole saatu yhtään tarjouspyynnön vaatimukset täyttävää tarjousta.

Hankintayksikkö keskeyttää hankintamenettelyn osa-alueen 3 Kattausastiat ja ruokailuvälineet, osa-alueen 4 Tarjoiluastiat ja keittiötyövälineet ja osa-alueen 6 Ruokailun apuvälineet osalta hankintaa tekemättä. Keskeyttämisen syynä on se, ettei tarjouskilpailuun ole saatu yhtään tarjouspyynnön vaatimukset täyttävää tarjousta.

Hankintayksiköllä on edellä mainituista syistä todellinen ja perusteltu syy keskeyttää hankintamenettely osa-alueen 3 Kattausastiat ja ruokailuvälineet, osa-alueen 4 Tarjoiluastiat ja keittiötyövälineet ja osa-alueen 6 Ruokailun apuvälineet osalta. Keskeyttämispäätöstä tehtäessä toimitaan tasapuolisesti ja tarjoajia syrjimättä.

Hankintayksikkö tulee käynnistämään uuden hankintamenettelyn osa-alueen 3 Kattausastiat ja ruokailuvälineet, osa-alueen 4 Tarjoiluastiat ja keittiötyövälineet ja osa-alueen 6 Ruokailun apuvälineet osalta, joka on keskeytettyyn hankintamenettelyyn nähden erillinen ja uusi prosessi.

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 75 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä.

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Päätän edellä esitetyin perustein, että

•Dieta Oy:n tarjous suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle osa-alueen 3 Kattausastiat ja ruokailuvälineet ja osa-alueen 4 Tarjoiluastiat ja keittiötyövälineet osalta

•E.Ahlström Oy:n tarjous suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle osa-alueen 3 Kattausastiat ja ruokailuvälineet, osa-alueen 4 Tarjoiluastiat ja keittiötyövälineet ja osa-alueen 6 Ruokailun apuvälineet osalta

•Osa-alueen 1 GN-astiat (standardin EN 631 mukaiset) ja kuljetustarvikkeet (Vehmaan ja Maskun kunta, Kaarinan, Liedon, Naantalin, Paimion, Raision, Salon ja Turun kaupunki) toimittajaksi valitaan ajalle 1.6.2023 – 31.5.2025 Dieta Oy tarjoamillaan hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin

•Osa-alueen 2 Kattilat, paistinpannut (Vehmaan ja Maskun kunta, Kaarinan, Liedon, Naantalin, Paimion, Raision, Salon ja Turun kaupunki) toimittajaksi valitaan ajalle 1.6.2023 – 31.5.2025 E.Ahlström Oy tarjoamillaan hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin

•Osa-alue 3 Kattausastiat ja ruokailuvälineet (Maskun ja Vehmaan kunta, Kaarinan, Liedon, Naantalin, Paimion, Raision, Salon ja Turun kaupunki) hankintamenettely keskeytetään ja hankinnan kohteesta käynnistetään uusi hankintamenettely, joka on keskeytettyyn hankintamenettelyyn nähden erillinen ja uusi prosessi.

•Osa-alue 4 Tarjoiluastiat ja keittiötyövälineet (Maskun ja Vehmaan kunta, Kaarinan, Liedon, Naantalin, Paimion, Raision, Salon ja Turun kaupunki) hankintamenettely keskeytetään ja hankinnan kohteesta käynnistetään uusi hankintamenettely, joka on keskeytettyyn hankintamenettelyyn nähden erillinen ja uusi prosessi.

•Osa-alue 5 Leivontatarvikkeet (Vehmaan kunta, Liedon, Paimion, Raision ja Turun kaupunki) toimittajaksi valitaan ajalle 1.6.2023 – 31.5.2025 xx Oy tarjoamillaan hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin

•Osa-alue 6 Ruokailun apuvälineet (Vehmaan kunta ja Paimion, Raision ja Turun kaupungit) hankintamenettely keskeytetään ja hankinnan kohteesta käynnistetään uusi hankintamenettely, joka on keskeytettyyn hankintamenettelyyn nähden erillinen ja uusi prosessi

Hankintayksiköt eivät sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käytöstä päätetään erikseen.

Hankintayksikköjä sitovat sopimukset eivät synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävien kirjallisten sopimuksien allekirjoittamisella. Kukin kunta ja kaupunki tekee omat sopimukset. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimukset voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi. Kukin kunta / kaupunki tekee omat sopimukset.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätietoja: hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen, puhelin 044 907 5894