Hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen 3.5.2023:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt tarjouksia avoimella menettelyllä Rymättylän Vienolan leirikeskuksen kiinteistöhoito-, siivous- ja käyttäjäpalveluista ajalle 1.6.2023 - 31.12.2025 ja Taivassalon Tippsundin leirikeskuksen kiinteistöhoito-, siivous- ja käyttäjäpalveluista ajalle 1.1.2024 - 31.12.2025, minkä jälkeen sopimuksia voidaan jatkaa Tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin kahdella (2) vuodella ajalle 1.1.2026 - 31.12.2027 (Optio). Optiossa on kyse Tilaajan oikeudesta ei velvollisuudesta.

Hankinnassa on kysymys palveluhankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) kansalliset kynnysarvot (kansallinen hankinta).

Hankintaa koskeva kansallinen hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 9.3.2023 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 31.3.2023.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä ja osatarjoukset hyväksytään osa-alueittain, mutta osa-alueen sisällä tulee tarjota kaikki hinnat.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton arvo vuodessa on noin 40 000 €. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Hankinta oli jaettu kahteen osa-alueeseen seuraavasti:

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjalliset sopimukset molemmissa osa-alueissa yhden (1) palveluntuottajan kanssa.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 17.4.2023 klo 11.00 mennessä seuraavilta tarjoajilta:

•FCC Mok Oy (Osa-alue 2)

•Lassin Paja Ky (Osa-alue 2)

•MK Mökinhoito Oy (Osa-alue 1)

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 105 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa vaatimuksia tarjoajan soveltuvuudelle. Hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta tarjoaja, joka ei vastaa asetettuja soveltuvuusvaatimuksia. Hankintayksikkö voi vaatia, että tarjoajat antavat tarjouksensa osana vakuutuksen, että ne täyttävät hankintayksikön asettamat soveltuvuutta koskevat vaatimukset.

Kaikki tarjoajat ovat vakuuttaneet täyttävänsä tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 104 §:n 2 momentin mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintailmoitusta, tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteiksi ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan molemmissa osa-alueissa kokonaistaloudellisesti edullisin.

Arviointiperusteina on kiinteistöjenhoitopalveluiden, siivouspalveluiden ja käyttäjäpalveluiden hinnat.

Vertailussa käytetään tarjouspyynnössä ilmoitettuja määriä. Arvioidut määrät eivät sido Tilaajaa

Hankinnalle asetetut laatuvaatimukset on esitetty tarjouspyyntöasiakirjoissa eikä niitä pisteytetä.

Osa-alue 1 Rymättylän Vienolan leirikeskuksen kiinteistöhoito-, siivous- ja käyttäjäpalvelut

Hankinnassa saatiin vain yksi (1) tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset täyttävä ja tarjouspyynnön mukainen tarjous (MK Mökinhoito Oy), joten tarjousten vertailua ei voitu suorittaa.

Osa-alue 2 Taivassalon Tippsundin leirikeskuksen kiinteistöhoito-, siivous- ja käyttäjäpalvelut

Hankintayksikkö katsoo, että tässä hankinnassa kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena voi olla halvin hinta, koska hankinnan laadulliset näkökohdat on huomioitu hankittavassa kokonaisuudessa asettamalla tarjouspyynnössä hankinnan kohteelle tiukat vähimmäisvaatimukset, joita tukevat osaltaan palveluntuottajan kanssa solmittavan hankintasopimuksen tarkat sopimusehdot.

Hankinnan keskeyttäminen osa-alueen 1 Rymättylän Vienolan leirikeskuksen kiinteistöhoito-, siivous- ja käyttäjäpalvelut osalta

Hankintalain 125 §:n 1 momentin mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Perusteltuna syynä voidaan hankintalain 125 §:ään johtaneen valmisteluaineiston nojalla pitää esimerkiksi sitä, että hankinnasta on saatu vain yksi hyväksyttäväksi katsottava tarjous (HE 182/2010, s. 22). Myös oikeuskäytännössä perustelunta syynä on katsottu vain yhden hyväksyttävän tarjouksen saaminen (esim. MAO 209/19).

Hankintalain 125 §:n 2 momentin mukaan hankintamenettelyn keskeyttämistä koskevaan ratkaisuun sovelletaan, mitä hankintaa koskevasta päätöksestä säädetään hankintalain 123 §:ssä. Hankintalain 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.

Hankintayksikkö keskeyttää hankintamenettelyn osa-alueen 1 Rymättylän Vienolan leirikeskuksen kiinteistöhoito-, siivous- ja käyttäjäpalveluiden osalta hankintaa tekemättä. Keskeyttämisen syynä on se, ettei tarjouskilpailuun ole saatu kuin yksi hyväksyttävä tarjous ja riittävää vertailua hintojen kesken ei voida tehdä. Hankintamenettelyssä ei ole täten syntynyt todellista kilpailuta.

Hankintayksiköllä on edellä mainitusta syystä todellinen ja perusteltu syy keskeyttää hankintamenettely. Keskeyttämispäätöstä tehtäessä toimitaan tasa-puolisesti ja tarjoajia syrjimättä.

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 75 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon järjestämispäätöksen 12 §:n mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä.

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Päätän, että

•Osa-alueen 1 Rymättylän Vienolan leirikeskuksen kiinteistöhoito-, siivous- ja käyttäjäpalvelut keskeytetään edellä esitetyin perustein hankintaa tekemättä ja hankinnan kohteesta käynnistetään uusi hankintamenettely, joka on keskeytettyyn hankintamenettelyyn nähden erillinen ja uusi prosessi; hankintamenettelyn keskeyttämisellä osa-alueen 1 osalta ei vaikuta hankintapäätöksen täytäntöönpanoon toisen osa-alueen osalta

•Osa-alueen 2 Taivassalon Tippsundin leirikeskuksen kiinteistöhoito-, siivous- ja käyttäjäpalvelujen palveluntuottajaksi valitaan ajalle 1.1.2024 – 31.12.2025 Lassin Paja Ky tarjoamillaan hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin:

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimukset voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä

Lisätietoja: hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen, puhelin 044 907 5894