Vapaa-ajan palvelukokonaisuus: liikuntapalvelupäällikkö Esko Halonen, projektipäällikkö Aino Turtiainen, projektityöntekijä Ella Kaikumaa, projektityöntekijä Sonja Jokiranta, aluekoordinaattori Sami Blomberg, liikuntapalveluvastaava Jorma Fisk, liikuntapalveluvastaava Satu Revonsuo, koululiikunnan ohjaaja Harri Karjalainen, liikuntapalveluvastaava Toni Pekkola, liikuntapalveluvastaava Marianna Ylinampa, liikuntapalveluvastaava Minna Inkinen, liikuntapalveluvastaava Topi Hella, projektipäällikkö Saija Kultala, liikuntapalveluvastaava Päivi Mecklin, liikuntapalveluvastaava Liinu Lehtola, kirjastopalvelujohtaja Rebekka Pilppula, lastenkulttuurin suunnittelija Leena Hiltunen ja konsernihallinnon hankintapalvelut projektipäällikkö Sari Holmberg, 13.04.2023:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt osallistumishakemuksia toimittajarekisteriin koskien

- harrastamisen ohjaamista

- valvontaa

- huolto- ja vuokraamotoimintaa

- koulu- ja päiväkotitaiteilijatoimintaa.

Hankintamenettelynä käytettiin hankintayksikön itse kehittämää hankintamenettelyä, dynaamista toimittajarekisteriä. Toimittajarekisteriin valittavien ohjaajien ja palveluntuottajien kanssa tehdään toistaiseksi voimassa oleva puitesopimus, joka tulee voimaan 1.8.2023 (tavoite).

Hankintamenettelyksi valittiin toistaiseksi voimassa oleva dynaaminen toimittajarekisteri, jotta voidaan varmistaa harrastusten ohjaajien saatavuus kaupungin eri asukaskohderyhmien käyttöön. Samalla haluttiin mahdollistaa kaikkien soveltuvuusvaatimukset täyttävien palveluntuottajien ja ohjaajien pääsy toimittajarekisteriin.

Hankintailmoitus EU-kynnysarvon ylittävänä julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) liitteen E mukaisena palveluhankintana julkaistiin 11.4.2023 HILMA-ilmoituskanavassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi sekä TED-tietokannassa http://ted.europa.eu. Osallistumispyyntö liitteineen julkaistiin samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Dynaamisen toimittajarekisterin osallistumispyynnön kohteina olivat seuraavat osakokonaisuudet:

Kerhotoiminta turkulaisille 1.-9.-luokkien oppilaille:

1. Liikunnallisen harrastamisen ohjaus

2. Taide ja kulttuurinen harrastustoiminnan ohjaus

3. Muiden harrastussisältöjen ohjaus

Turun kaupungin liikkumaan aktivointiosaston ohjaustoiminta:

4. Liikkuva koulu Liike –kerhot

5. Lasten erityisuintitoiminta

6. Mihi -toiminta

7. Leidit liikkeellä ja Kunnon Äijät

8. Leikkipuistojumpat

9. Maahanmuuttajien uintitoiminta

10. KuntoVoitas ryhmäliikunta (+65 v)

11. Seniorirannekelaisten ohjatut liikuntatoiminnot (+65 v)

12. Ikääntyneiden voima- ja tasapainoharjoittelutoiminta

Valvonta:

13. Lasten liikunnan ihmemaan valvonta.

Vuokraamo-/huoltotoiminta:

14. Suksivuokraamotoiminta

15. Luistinvuokraamotoiminta

Koulu- ja päiväkotitaiteilijatoiminnan toteuttaminen:

16. Koulu- ja päiväkotitaiteilijatoiminta.

Ehdokkaalla oli mahdollisuus jättää osallistumishakemus yhdestä tai useammasta ohjaajasta. Osallistumishakemus tuli jättää ohjaajakohtaisesti. Ohjaajalla/palveluntuottajalla tulee olla valmius aloittaa palvelun tuottaminen 1.8.2023, ellei perustellusta syystä sovita toisin.

Osallistumispyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin ehdokkaalle asetetut soveltuvuusvaatimukset, hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset.

Kyseessä oli käänteinen kilpailutus eli "ranskalainen urakka". Harrastamisen ohjauksesta ja siihen liittyvästä mahdollisesta valmistelutyöstä maksettavat korvaukset ilmoitettiin osallistumispyynnössä jokaisen osakokonaisuuden osalta erikseen.

Osallistumispyynnössä kuvattiin myös pisteytettävät laatuvaatimukset. Osallistumishakemus liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvo neljälle vuodelle laskettuna on noin 3 000 000,00 €. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Osallistumispyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen puitesopimus jokaisessa osakokonaisuudessa kaikkien soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimukset täyttävien palveluntuottajien tai ohjaajien kanssa.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiä vastattiin annettuun määräaikaan mennessä.

Osallistumishakemukset saatiin määräaikaan 7.4.2023 klo 11.00 mennessä liitteessä 1 mainituilta sekä tässä päätöksessä ilmoitetuilta toimittajarekisterin ulkopuolelle suljetuilta palveluntuottajilta ja ohjaajilta.

Osallistumispyynnön mukaisesti osallistumishakemusten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) ehdokkaiden soveltuvuuden arviointi, 2) osallistumishakemusten osallistumispyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) osallistumishakemusten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Ehdokkaiden soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään ehdokkaiden edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin osallistumispyynnössä ehdokkaille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Lahjan tytöt (0550711-8) ei ole täyttänyt ehdokkaalle osallistumispyynnössä asetettuja soveltuvuusvaatimuksia, koska se ei ole nimennyt ohjaajaa, eikä ole toimittanut ehdokkaalle tarjouspyynnössä asetettuja soveltuvuusvaatimuksiin liittyviä tietoja, minkä vuoksi ehdokas suljetaan tarjouskilpailusta osakokonaisuuksien 2, 5, 6,7,8,9,14,15 ja 16 osalta.

Design Kaje (2699860-6) ei ole täyttänyt ehdokkaalle osallistumispyynnössä asetettuja soveltuvuusvaatimuksia kokemuksen ja koulutuksen osalta, minkä vuoksi ehdokas suljetaan tarjouskilpailusta osakokonaisuuden 2 osalta.

Ratsutalli Friskala Oy (2135944-2) ei ole täyttänyt ehdokkaalle osallistumispyynnössä asetettuja soveltuvuusvaatimuksia, kokemuksen ja koulutuksen osalta, minkä vuoksi ehdokas suljetaan tarjouskilpailusta osakokonaisuuksien 10 ja 11 osalta.

Muut ehdokkaat ovat vakuuttaneet täyttävänsä osallistumispyynnössä heille asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Osallistumishakemusten osallistumispyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden ehdokkaiden osallistumishakemukset. Osallistumishakemukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita osallistumispyynnössä edellytettiin.

Ehdokkaan tulee osallistumishakemuksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan osallistumispyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Osallistumispyyntöä tai hankintamenettelyn ehtoja vastaamattomat osallistumishakemukset on suljettava pois toimittajarekisteristä. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään osallistumispyyntöä vastaamattoman osallistumishakemuksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan osallistumispyynnön vastaisen osallistumishakemukset pois tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin osallistumishakemusten täyttävän osallistumispyynnön vaatimukset.

Osallistumishakemusten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Osallistumispyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että osallistumishakemuksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimmat seuraavien arviointiperusteiden mukaisesti:

Osakokonaisuudet 1,2,3,4, 6,7,8, 10,11,12 ja 16:

Sopimustoimittajiksi valitaan jokaisessa osakokonaisuudessa kaikki soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimukset täyttävät ohjaajat. Saatujen osallistumishakemusten perusteella tarjotut ohjaajat pisteytetään paremmuusjärjestykseen osallistumispyynnössä (kohdassa hankinnan kohteen kriteerit) esitetyn pisteytyksen mukaan. Ohjaajat saavat sopia ohjauksista saamiensa pisteiden mukaisessa järjestyksessä, siten että korkeimmat pisteet saanut ohjaaja saa neuvotella ohjattavista harrastuksista ensimmäisenä. Tasapisteissä olevien ohjaajien järjestys ratkaistaan arpomalla.

Tilaajalla on kuitenkin oikeus osakokonaisuuksien 1,2,3,4,6,7,8,10,11,12 ja 16 poiketa etusijajärjestyksestä palvelun kohderyhmän tarpeet huomioiden. Myös ohjaajan kielitaito vaikuttaa ohjaajan valintaan, mikäli tarve on muun kuin suomenkieliselle ohjaajalle.

Osakokonaisuus 13 Lasten liikunnan ihmemaan valvonta

Palveluntuottajaksi valitaan kohteittain yksi palveluntuottaja huomioiden ehdokkaan kokemus hankinnan kohdetta vastaavasta toiminnasta, muu soveltuva osaaminen, toimintavarmuus ja sisäinen koulutusjärjestelmä. Valinnassa huomioidaan myös palveluntuottajan/ohjaajan osaaminen ja ohjauskokemus ryhmäkohtaisten erityisvaatimusten mukaisesti.

Osakokonaisuudet 5, 9, 14 ja 15:

Jokaiseen osakokonaisuuteen valitaan yksi (1) palveluntuottaja. Palveluntuottajaksi valitaan osakokonaisuuksittain hankintaan soveltuvin ehdokas huomioiden ehdokkaan kokemus hankinnan kohdetta vastaavasta toiminnasta ja muu soveltuva osaaminen sekä toimintavarmuus.

Osakokonaisuuteen 15 luistinvuokraamotoiminta ei saatu hyväksyttyjä osallistumishakemuksia.

Tasapisteet saaneiden ohjaajien/palveluntuottajien etusijajärjestys on arvottu.

Tarjousten vertailun ja arvioinnin suoritti Turun kaupungin asiantuntijaryhmä.

Toimittajarekisteriin hyväksytyt palveluntuottajat ja ohjaajat ovat nähtävissä liitteessä 1. Liitteessä on nähtävissä myös palveluntuottajien ja ohjaajien kokonaispisteet, mahdolliset perustelut arvioinnille sekä etusijajärjestys.

Liite 1   Vertailutaulukko osakokonaisuuksittain

Osakokonaisuuksien 1, 2 ja 3 osalta osallistumishakemukseen liitetystä kausisuunnitelmien arvioinnin perustelut ovat nähtävissä liitteissä 2, 3 ja 4.

Liitteet 2-4 Perustelut arvioinnista kausisuunnitelmalle osakokonaisuudet 1,2 ja 3.

Tasapisteet saaneiden ohjaajien/palveluntuottajien etusijajärjestys on arvottu.

Liite 5 Arvontapöytäkirja

Palvelun suorittamisesta sovitaan erillisellä ostopalvelusopimuksella.

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 69 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä.

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari:

PäätösPäätän edellä esitetyin perustein, että

•Lahjan tytöt, (0550711-8) suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle osakokonaisuuksien 2, 5, 6,7,8,9,14,15 ja 16 osalta.

•Design Kaje (2699860-6) suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle osakokonaisuuden 2 osalta.

•Ratsutalli Friskala Oy (2135944-2) suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle osakokonaisuuksien 10 ja 11 osalta.

•toimittajarekisteriin valitaan liitteessä 1 esitetyt palveluntuottajat ja ohjaajat osallistumispyynnön ja osallistumishakemuksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen puitesopimuksen ja ostopalvelusopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

Hankintapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä

Lisätiedot: Projektipäällikkö Sari Holmberg, p. 040 358 5609