Turun kaupunki
Ajoneuvohallinnan yleisohje
Diaari 1541-2023
Sisällysluettelo
1. Yleistä ajoneuvohankinnoista ja ajoneuvohallinnosta 3
2. Ajoneuvon hankinnan valmistelu ja kilpailutus 3
2.1. Ajoneuvon elinkaaren suunnittelu 3
2.2. Käyttövoimat ja vähäpäästöiset ratkaisut 3
2.4. Ajoneuvokorit ja kilpailuttaminen 4
2.5. Tarjouksen hyväksyntä ja hankintasopimus 4
3. Uuden ajoneuvon vastaanottaminen 4
5. Ajoneuvojen hallinta, käyttö ja kustannukset 5
7. Ajoneuvosta luopuminen (siirto, myynti ja romutus) 6
8. Ajoneuvoihin liittyvät ostot / laskut 6
9. Ajoneuvohallinnan prosessikaaviot 6
1. Yleistä ajoneuvohankinnoista ja ajoneuvohallinnosta
Turun kaupungin ajoneuvohankinnoista vastaa Konsernihallinnon Yhteisten palveluiden Hankintapalvelut -vastuualue. Hankintapäätökset hyväksytään voimassa olevan hallintosäännön ja delegointipäätösten perusteella. Voimassa olevan hallintosäännön mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat. Voimassa olevan konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen mukaisesti kansliapäällikkö on delegoinut päätösvaltansa hankintapäällikölle sekä oikeuttanut hankintapäällikön päättämään vaihtovuorossa olevien ajoneuvojen myynnistä, joko kilpailutusten yhteydessä tai erikseen esimerkiksi julkisella huutokaupalla. Ajoneuvohankinnat ovat Turun kaupungissa yhteishankintoja.
Ajoneuvojen hankinnan suunnittelu ja kilpailutus on keskitetty Hankintapalveluille. Ajoneuvot rahoitetaan pääsääntöisesti Turun kaupungin kilpailuttamalla rahoitusleasing-sopimuksella. Ajoneuvot omistaa rahoittaja ja ajoneuvojen haltijana sekä käyttäjinä toimivat yksiköt (palvelukokonaisuudet, työllisyyspalvelut ja konsernihallinto), joille ajoneuvot on kilpailutettu. Yhteiskäyttöautojen haltijana on Konsernihallinto. Ajoneuvoilla on Traficomissa yksilöintitunnus, joka tarkemmin ilmaisee ajoneuvon haltijatahon Turun kaupungissa. Ajoneuvojen haltijatahot nimeävät kullekin ajoneuvolle yhteyshenkilön, joka huolehtii ajoneuvon hallintaan ja käyttöön liittyvistä vastuista.
Ajoneuvojen pitkäaikaista vuokrausta tulee välttää. Ajoneuvotarpeen ilmettyä hankintaprosessi tulee käynnistää viipymättä. Lyhytaikainen ajoneuvotarve täytetään mahdollisuuksien mukaan joko yhteiskäyttöautoilla tai vuokraamalla. Ajoneuvovuokraus ja minileasing-palvelut on kilpailutettu.
Jos yksikköön hankittu käyttökelpoinen ajoneuvo tulee tarpeettomaksi, yksikön on kartoitettava, onko ajoneuvolle tarvetta palvelukokonaisuuden muissa yksiköissä. Ajoneuvo voidaan rahoitusleasing-aikana tai lunastuksen jälkeen siirtää toiseen yksikköön.
Ajoneuvohankinnat toteutetaan lähtökohtaisesti kerran vuodessa yksiköt ylittävinä yhteishankintoina. Kiireellisistä hankintatarpeista neuvotellaan Hankintapalveluiden kanssa tapauskohtaisesti. Ajoneuvot on jaoteltu tyypeittäin ajoneuvokategorioihin, joissa on Hankintapalveluiden valmiiksi määrittelemät tekniset vaatimukset.
2. Ajoneuvon hankinnan valmistelu ja kilpailutus
2.1. Ajoneuvon elinkaaren suunnittelu
Yksiköt huolehtivat vanhan ja suuripäästöisen ajoneuvojen elinkaarihallinasta. Jos vanhojen ajoneuvojen vuosikustannukset ovat suuremmat kuin uuden auton käyttökulut, tulee vanhan ajoneuvon tilalle kilpailuttaa uusi ajoneuvo. Tarpeesta vaihtaa vanha ajoneuvo tulee ilmoittaa uuden ajoneuvon hankinnan yhteydessä. Käyttökelpoiset vanhat ajoneuvot, joille ei ole tarvetta muissa yksiköissä tai palvelualueilla, myydään kilpailutuksen yhteydessä. Hankintapalvelut pyytää tarjouspyynnössä myytäville ajoneuvoille hinnat ja myytävän ajoneuvon haltijayksikkö huolehtii ajoneuvon luovutusasiakirjojen laatimisesta, Traficom asioinnista, myyntilaskun laatimisesta sekä ajoneuvon toimittamisesta ostajalle.
Yksiköiden tulee laatia hankintapalveluille suunnitelma ajoneuvojen hankkimisesta osana hankintasuunnitelmaa kolmeksi vuodeksi (budjetointivuosi + kaksi seuraavaa vuotta) kerrallaan. Suunnitelma koskee uusien ajoneuvojen hankintaa ja vaihtoajoneuvoja. Hankinnat suunnitellaan yksiköiden vuosittaisten hyväksyttyjen budjettien mukaisesti.
2.2. Käyttövoimat ja vähäpäästöiset ratkaisut
Käyttövoimissa panostetaan vähäpäästöisiin ratkaisuihin ja ajoneuvon käyttöasteen tehostamiseen. Käyttövoimana on pääsääntöisesti täyssähkö. Vanhaa kalustoa uudistetaan ja vaihdetaan vähäpäästöisiin siten, että EU:n Puhtaiden ajoneuvojen direktiiviin perustuvan Suomen lainsäädännön (Laki ajoneuvo- ja liikennepalveluhankintojen ympäristö- ja energiatehokkuusvaatimuksista) sekä Turun kaupungin asettama hiilineutraalisuustavoite vuonna 2029 toteutuvat.
2.8.2021 alkaen 50 % uusista ajoneuvoista on oltava ns. puhtaita ajoneuvoja. Henkilö- tai pakettiautoista puhtaaksi ajoneuvoksi luokitellaan ajoneuvo, jonka päästöt ovat vuoden 2025 loppuun mennessä enintään 50 g/km ja vuodesta 2026 0 g/km. Tarkoituksena on edistää puhtaiden ajoneuvojen osuutta julkisissa hankinnoissa.
Ajoneuvohankintoja suunniteltaessa ratkaistaan tapauskohtaisesti, miten laissa edellytetty prosenttiosuus toteutetaan. Turun kaupunki hankkii lähtökohtaisesti vain täyssähköajoneuvoja ja käyttötarpeitten mukaan, perustellusti muita ajoneuvoja.
Hankintaprosessin taustalla on edellä mainittu kolmivuotissuunnitelma, jota päivitetään vuosittain budjetin hyväksynnän yhteydessä. Vuositasolla ilmenevät uuden ajoneuvon hankintatarpeet etenevät yksiköiden omien käytäntöjen mukaan hyväksyntään ja edelleen talousarvioon ja kaupunginvaltuuston hyväksyttäväksi.
Ajoneuvon teknisten ja muiden vaatimusten määrittely toteutetaan yhteistyössä Hankintapalveluiden kilpailuttajan ja toimeksiantajan kanssa. Perusajoneuvoille kuten pieni henkilöauto, tila-auto ja pakettiauto on määritelty valmiiksi hankintapalveluiden toimesta perusmääritykset ns. ajoneuvokoreihin.
2.4. Ajoneuvokorit ja kilpailuttaminen
1.Henkilöauto
2.Tila-auto/monitoimiauto/pakettiauto
3.Erikoisajoneuvot:
a. Opetusajoneuvot
b. Muut räätälöintiä vaativat ajoneuvohankinnat
Ajoneuvokorien perusmäärityksiin on mahdollista tehdä kustomointia tilaajan erityistarpeen mukaan esimerkiksi määrittelemällä pakettiauton vaatimukset eläinten kuljetukseen sopivaksi.
Korvaavien ajoneuvohankintojen yhteydessä vanhat ajoneuvot lähtökohtaisesti joko myydään vaihtoautoina tai huutokaupataan. Hyväkuntoiset ajoneuvot voidaan myös siirtää toiseen yksikköön. Jos ajoneuvo myydään kolmannelle osapuolelle, on se myytävä käyvästä arvosta, ei jäännösarvosta.
Ajoneuvot kilpailutetaan määriteltyjen vaatimusten perusteella. Erityismäärittelyjen osalta on saatava hyväksytys tilaajalta ennen tarjouspyynnön lähettämistä hyväksyttäväksi. Huolenpitosopimus sisällytetyttään tarjouspyyntöön, mikäli se tarkoituksenmukaista. Kilpailutuksen yhteydessä myytävistä ajoneuvoista pyydetään myyntihinta. Valtuus tehdä hankintapäätös määräytyy voimassa olevan hallintosäännön ja delegointipäätösten perusteella.
2.5. Tarjouksen hyväksyntä ja hankintasopimus
Annetuista tarjouspyynnön mukaisista tarjouksista valitaan se, joka on määriteltyjen kriteerien mukaisesti kokonaistaloudellisesti edullisin. Päätös viedään kaupunginhallituksen lista-asiaksi.
Jos määräaikaan mennessä ei ole tullut valituksia, eikä otto-oikeutta ole käytetty, hankintapäätöksen tekijä allekirjoittaa hankintasopimuksen ja tilaus voidaan tehdä. Ajoneuvon vastaanottava yksikkö tekee tilauksen viipymättä SAP järjestelmän kautta autoliikkeelle.
3. Uuden ajoneuvon vastaanottaminen
Vastaanottava yksikkö sopii ajoneuvon vastaanoton autoliikkeen kanssa. Vastaanoton yhteydessä luovutetaan mahdolliset vaihtoautot, jotka on hankintapäätöksellä päätetty myydä. Mahdollisten vaihtoautojen myyntihinta laskutetaan uuden ajoneuvon toimittajalta erikseen. Omistajavaihdoksen tekee yksikön toimivaltuudet omaava henkilö. Vaihtoauton luovuttanut yksikkö laativat laskun autoliikkeelle.
Toimittaja (autoliike) huolehtii uusien ajoneuvojen rekisteröinnistä, vastaanottokatsastamisesta ja vakuutuksen ottamisesta kaupungin kilpailuttamassa vakuutusyhtiössä ennen luovutusta. Luovutuksen yhteydessä vastaanottava yksikkö laatii vastaanottoasiakirjat sekä tarkistaa, että toimitus vastaa tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia.
Toimittaja (autoliike) pitää ajoneuvojen luovutuksen yhteydessä vastaanottajalle käyttöopastuksen ajoneuvon ominaisuuksiin, ajamiseen sekä jokapäiväiseen käyttöön liittyen. Luovutuksen jälkeen ajoneuvot siirtyvät vastaanottavalle yksikölle.
Vastaanottavalla yksiköllä tulee olla ajoneuvorekisteri, johon yksikkö kirjaa uudet ajoneuvot. Yksikkö myös arkistoi asiapaperit asianmukaisesti.
Ajoneuvot hankitaan pääsääntöisesti leasing-rahoituksella. Ajoneuvojen rahoitusleasing aika on pääsääntöisesti 72 kk, jonka jälkeen ajoneuvon haltijayksikkö joko lunastaa ajoneuvon omaksi tai myy sen kolmannelle osapuolelle käyvästä arvosta, joka ylittää jäännösarvon.
Ajoneuvon omistaja on Kuntarahoitus Oy ja ajoneuvon haltijana ovat käyttäjäyksiköt (palvelukokonaisuudet, Konsernihallinto, Työllisyyspalvelut).
Ajoneuvon jäännösarvo on pääsääntöisesti 30 tai 20 prosenttia ajoneuvon hankintahinnasta riippuen. Jäännösarvoprosentti voi olla myös tätä alempi tai korkeampi. Jos jäännösarvo ylittää 10 th euroa, se on merkittävä kirjanpitoon investointina. Muuten kulu merkitään käyttömenoihin.
Viimeistään hankintasopimuksen yhteydessä kilpailuttaja toimittaa autoliikkeelle Kuntarahoitus Oy:n laskutustiedot. Autoliike laskuttaa hankintasopimuksen mukaisesti ajoneuvon Kuntarahoitukselta, kun ajoneuvon luovutus tilaajalle on suoritettu.
Kuntarahoitus Oy pyytää erillisen maksuvahvistuksen tilaajayksiköltä, toimittamalla nk. kohdeliitteen. Tilaajayksikkö täydentää kohdeliitteelle rahoitusleasing ajan sekä jäännösarvon prosenttiosuuden. Liite toimitetaan hyväksyttäväksi kansliapäällikölle tai henkilölle, jolle kansliapäällikkö on delegoinut asiaa koskevan toimivallan. Hyväksyjä huolehtii allekirjoitetun kohdeliitteen välittämisen Kuntarahoitukselle.
Viimeistään vuosi ennen rahoitusleasing ajan päättymistä tulee ajoneuvon haltijayksikön tehdä suunnitelma ajoneuvon jäännösarvon lunastamisesta tai rahoitusleasing ajan jatkamisesta.
Kun ajoneuvo lunastetaan tai rahoitusleasingaikaa jatketaan, ajoneuvon haltijayksikkö täyttää päättyvien sopimusten kohdeliitteen kansliapäällikölle (tai henkilölle, jolle kansliapäällikkö on delegoinut asiaa koskevan toimivallan) hyväksyttäväksi ja edelleen välitettäväksi allekirjoitettuna Kuntarahoitukselle. Lunastettu ajoneuvo voidaan myös myydä kilpailutuksen yhteydessä.
Rahoitusleasingin käyttämisestä ja laskuttamisesta on Turun kaupungilla erillinen ohjeistus.
5. Ajoneuvojen hallinta, käyttö ja kustannukset
Ajoneuvon haltijayksikkö vastaa mm. seuraavista tehtävistä:
•huolehtii riittävistä Traficom asiointivaltuuksista yksikölle
•Traficom -asiointi (mm. ajoneuvovarmenteiden luominen, omistajanvaihdoksia koskevien luovutusilmoitusten tekeminen ja ajoneuvojen rekisteröinti),
•rahoitusleasing sopimusten hallinnointi,
•vastaaminen ajoneuvojen huolloista, korjauksista ja katsastuksista, renkaiden kausivaihdoista ja säilytyksestä, ajoneuvojen pesuista ja siivouksista,
•vakuutusilmoitusten tekeminen,
•ajoneuvon teippaukset,
•polttoainekorttien tilaaminen,
•ajoneuvoihin kohdistuvista laskuista huolehtiminen (muun muassa verot, rahoitusleasingmaksut, vakuutusmaksut, huolloista ja korjauksista aiheutuvat laskut ja polttoainelaskut),
•ajoneuvoja koskevien määrärahojen budjetointi ja määrärahojen käytön seuranta,
• Ajoneuvohallinta käsittää lisäksi käyttökelvottoman tai korjaustarpeiltaan merkittävän ajoneuvokaluston rekisteristä poistaminen ja romuttaminen.
Ajoneuvon haltijayksikkö vastaa kaikista ajoneuvon käyttökustannuksista kuten rahoitusleasing, huolenpitosopimukset, huollot ja katsastukset, korjaukset, hinaukset, renkaiden kausivaihdot ja säilytykset, liikennevakuutukset, ajoneuvovero, sijaisautokustannukset.
Polttoainekortit sekä ajoneuvoihin kohdistuvat palvelu- ja tavarahankinnat tulee hankkia kilpailutetuista hankintapaikoista ohjeiden mukaisesti.
Ajoneuvon kuljettaja on aina vastuussa pysäköintivirheiden ja sakkojen suorittamisesta sekä mahdollisten viivästysmaksujen suorittamisesta. Ajoneuvon haltijayksikön ei ole mahdollista maksaa sakkoa kuljettajan puolesta. Ajoneuvon kuljettajan tulee toimia sakkolapussa annettujen ohjeiden mukaisesti ja suorittaa maksut viipymättä.
Yhteiskäyttöajoneuvolla tarkoitetaan koko henkilöstön käytettävissä olevaa ajoneuvoa. Yhteiskäyttöajoneuvojen haltijayksikkö on Konsernihallinto, mutta Työllisyyspalvelut vastaa ajoneuvojen yleisestä ylläpidosta kuten huolloista, katsastuksista, pesuista ja renkaiden kausivaihdoista. Yhteiskäyttöajoneuvojen kustannuksista ja polttoainekorttien tilaamisesta vastaa haltijayksikkö (Konsernihallinto).
7. Ajoneuvosta luopuminen (siirto, myynti ja romutus)
Ajoneuvon haltijayksikkö romuttaa käyttökelvottoman ajoneuvon saamiensa valtuuksien puitteissa. Käyttökelpoisen ajoneuvon osalta selvitetään, onko ajoneuvolle tarvetta jossain muussa Turun kaupungin yksikössä, ja jos ei ole, Hankintapalvelut päättää ajoneuvon myymisestä seuraavan kilpailutuksen yhteydessä.
Myyntireskontra hoitaa myytävän ajoneuvon myyntilaskutuksen. Voimassa oleva myynnin ohjeistus löytyy Joutsenetin säännöstöstä.
8. Ajoneuvoihin liittyvät ostot / laskut
Kaikissa ostoissa käytetään sopimustoimittajia, jos sellainen on.
Haltijayksikön tulee tehdä kaikkiin ajoneuvoihin liittyviin hankintoihin/laskuihin ostotilaus, jossa on ilmoitettu tilastollinen tilausnumero, joka muodostuu rekisterinumerosta lisäämällä numeron eteen A. esimerkiksi A.ABC-123.
9. Ajoneuvohallinnan prosessikaaviot
Ajoneuvohallinnan yleisohjeen liitteenä ovat ajoneuvohallinnan prosessikuvaukset:
•Yhteenveto ajoneuvohallinnan osapuolten rooleista ja tehtävistä
•Uuden ajoneuvon hankinta
•Ajoneuvon hallinta ja käyttö
•Ajoneuvosta luopuminen