Seudulliset kirjastokuljetukset, Turun kaupungin sisäiset tavara - ja kirjakassikuljetukset ja terminaalipalvelut

Vapaa-ajan palvelukokonaisuus: palvelupäällikkö Laura Tyysteri, palveluvastaava Kari Vainionpää, vahtimestari Joonas Lehto ja konsernihallinnon hankintapalvelut: projektipäällikkö Sari Holmberg ja projektipäällikkö Jere Lumikko, 18.04.2023:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt Turun kaupungin ja hankintaan osallistuvien Varsinais-Suomen seutukuntien toimeksiannosta osallistumishakemuksia kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn. Hankinnan kohteena on seudulliset kirjastokuljetukset, Turun kaupungin sisäiset tavara - ja kirjakassikuljetukset ja terminaalipalvelut. Optioina neuvotellaan sisäisen postin nouto- ja jakelupalveluista sekä Turun kaupungin toimipisteisiin toimitettavien tavaroiden varastoinnista. Hankintayksikkö varaa mahdollisuuden tuottaa varastointipalvelut sekä sisäisen postin nouto- ja jakelupalvelut omana toimintanaan.

Hankinnan tavoitteena on löytää uusi logistiikkamalli ja -palvelu, jonka avulla voidaan:

- yhdistää seudullisia sekä Turun kaupungin sisäisiä kuljetuksia päästöjen vähentämiseksi sekä liikenneturvallisuuden kehittämiseksi,

- lisätä kuljetusten kustannustehokkuutta - parantaa toimitusten seurantaa,

- luopua nykyisestä tavaroiden varastoinnista ja siirtyä kaupungin sisällä toimitettavien tavaroiden osalta terminaalitoimituksiin

- säästää varastointikustannuksissa,

- luopua sisäisen kirjepostin kuljetuksista ja frankeerauksesta,

- tarjota arvoltaan riittävän kiinnostava logistiikkapalvelu palveluntuottajille ja

- varmistaa seudullisten kirjastokuljetusten jatkuvuus.

Hankinnassa käytetään kilpailullista neuvottelumenettelyä, koska hankintayksikön tarpeita ei voida täyttää olemassa olevia ratkaisuja mukauttamatta, ja koska hankintaan sisältyy suunnittelua tai innovatiivisia ratkaisuja.

Osallistumispyynnössä kuvattiin

-hankinnan kohde,

-ehdokkaalle asetetut soveltuvuusvaatimukset ja

-hankinnasta neuvottelujen aikana neuvoteltavat aiheet.

Neuvottelut tulevat olemaan samansisältöiset kaikkien kutsuttavien kanssa ja ne käydään luottamuksellisesti.

Osallistumishakemus tuli jättää suomen kielellä.

Osallistumispyyntö EU-kynnysarvon ylittävänä julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) mukaisena palveluhankintana julkaistiin 14.3.2023 HILMA-ilmoituskanavassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi sekä TED-tietokannassa http://ted.europa.eu. Osallistumispyyntö liitteineen julkaistiin samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnan ennakoitu arvo neljälle vuodelle laskettuna on noin 2 500 000,00 €. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Hankinnasta ei esitetty kysymyksiä.

Osallistumishakemukset saatiin määräaikaan 17.4.2023 klo 11.00 mennessä liitteessä 1 mainituilta palveluntuottajilta.

Osallistumispyynnön mukaisesti osallistumishakemusten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) ehdokkaiden soveltuvuuden arviointi, 2) osallistumishakemusten osallistumispyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) osallistumishakemusten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Ehdokkaiden soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään ehdokkaiden edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin osallistumispyynnössä ehdokkaille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Kaikki ehdokkaat ovat vakuuttaneet täyttävänsä osallistumispyynnössä heille asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Osallistumishakemusten osallistumispyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden ehdokkaiden osallistumishakemukset. Osallistumishakemukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita osallistumispyynnössä edellytettiin.

Arvioinnissa todettiin kaikkien osallistumishakemusten täyttävän osallistumispyynnön vaatimukset.

Osallistumishakemusten vertailu ja valinta

Osallistumispyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että osallistumishakemukset valitaan seuraavien arviointiperusteiden mukaisesti:

-osallistumishakemuksen lähettäneistä ehdokkaista valitaan kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn kolme (3) soveltuvuusvaatimukset täyttävää ehdokasta

-mikäli soveltuvuusvaatimukset täyttäviä osallistumishakemuksia on vähemmän kuin kolme (3), neuvotteluihin valitaan kaikki soveltuvat ehdokkaat

-mikäli soveltuvuusvaatimukset täyttäviä ehdokkaita on enemmän kuin kolme (3), asetetaan ehdokkaat paremmuusjärjestykseen soveltuvuuden mukaan. Referenssit pisteytetään siten kuin hankinnan kohteen kriteereissä on ilmoitettu.

Tehdyn vertailun pohjalta neuvotteluihin esitetään valittavaksi seuraavat kolme (3) palveluntuottajaa:

-Posti Oy (2344200-4)

-Hemmon Kuljetus Oy (0990319-3)

-Peipponen Express Oy (3136117-5)

Liitteessä 1 on kerrottu kaikkien palveluntuottajien saamat kokonaispisteet.

Liite 1 Vertailutaulukko

Ennen lopullisen tarjouspyynnön valmistumista käydään valittujen ehdokkaiden kanssa neuvottelut, joissa pyritään täsmentämään hankinnan toteutusta. Mikäli ensimmäisen neuvottelukierroksen jälkeen ilmenee vielä lisäkysymyksiä, järjestetään ehdokkaiden kanssa lisäneuvottelukierroksia. Neuvottelujen perusteella laaditaan lopullinen tarjouspyyntö, jossa vertaillaan hintaa, tarjoajan teknistä suorituskykyä sekä edellytyksiä toiminnan kehittämiseen yhdessä Tilaajan kanssa. Kaikki tai osa neuvotelluista toiminnallisuuksista tulevat olemaan lopullisessa tarjouspyynnössä palvelun pakollisia vähimmäisvaatimuksia tai pisteytettäviä laatukriteereitä.

Neuvottelukierrosten jälkeen Tilaaja lähettää lopullisen tarjouspyynnön, jonka perusteella lopullinen Palveluntuottajan valinta toteutetaan. sopimuskaudelle alkaen 1.10.2023 (tavoite) ja muiden palvelujen osalta alkaen 1.1.2024. Tästä tullaan tekemään erillinen hankintapäätös.

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 75 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä.

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Päätän edellä esitetyin perustein, että neuvotteluihin valitaan seuraavat palveluntuottajat

-Posti Oy (2344200-4)

-Hemmon Kuljetus Oy (0990319-3)

-Peipponen Express Oy (3136117-5)

osallistumispyynnön ja osallistumishakemuksen mukaisin ehdoin.

Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Susanna Sarvanto-Hohtari

Hankintapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätiedot: Projektipäällikkö Sari Holmberg, p. 040 358 5609