Hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen 24.4.2023

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt tarjouksia Turun kaupungin eri palvelukokonaisuuksien ja Kaarea Oy:n lasitus- ja hälytyslasitustöistä sekä peileistä ajalle 1.6.2023 (tavoite) - 31.5.2025, minkä jälkeen sopimuksia voidaan jatkaa yhdellä (1) vuodella ajalle 1.6.2025 - 31.5.2026 (Optio) Optiossa on kyse Tilaajan oikeudesta ei velvollisuudesta.

Hankinnassa on kysymys palveluhankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 3.3.2023 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta ei esitetty lisäkysymyksiä annettuun määräaikaan mennessä.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ja osatarjouksia ei hyväksytä.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton arvo vuodessa on noin 75 000 – 80 000 euroa. Hankintayksiköt eivät sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Hankinta oli jaettu kolmeen (3) osa-alueeseen seuraavasti:

Osa-alue 1 Lasitustyöt

Osa-alue 2 Hälytyslasitustyöt

Osa-alue 3 Peilit

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään puitesopimus yhden (1) Palveluntuottajan kanssa kaikissa osa-alueissa.

Tarjoukset saatiin määräaikaan Annettuun määräaikaan, 11.4.2023 klo 11.00, mennessä tarjouksen toimitti Lasitusliike Roininen Oy.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84‒86 §:ssä tarkoitettuja vaati-muksia. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Lasitusliike Roininen Oy on vakuuttanut täyttävänsä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin Lasitusliike Roininen Oy:n tarjouksen täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että kaikissa osa-alueissa annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimmat.

Osa-alueessa 1 Lasitustyöt arviointiperusteina olivat materiaalien kokonaishinta ja lasitustöiden tuntihinta normaalina työaikana, enimmäispisteet 100.

1. Materiaalien kokonaishinta, enimmäispisteet 30

Vertailussa halvin kokonaishinta sai 30 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin kokonaishinta / vertailtava kokonaishinta x 30).

2. Lasitustöiden tuntihinta normaalina työaikana, enimmäispisteet 70

Vertailussa halvin tuntihinta normaalina työaikana saa 70 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 70).

Koska osa-alueessa 1 Lasitustyöt saatiin vain yksi tarjous (Lasitusliike Roininen Oy) ei tarjousten vertailua ei voitu tehdä.

Osa-alueessa 2 Hälytyslasitustyöt arviointiperusteina olivat materiaalien kokonaishinta ja hälytyslasitustöiden tuntihintojen yhteenlaskettu summa, enimmäispisteet 100.

1.Materiaalien kokonaishinta, enimmäispisteet 30

Vertailussa halvin kokonaishinta saa 30 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin kokonaishinta / vertailtava kokonaishinta x 30).

2.Hälytyslasitustöiden tuntihintojen yhteenlaskettu summa, enimmäispisteet 70.

Vertailussa halvin hälytyslasitustöiden tuntihintojen yhteenlaskettu summa saa 70 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin tarjottu hälytyslasitustöiden tuntihintojen yhteenlaskettu summa / vertailtava hälytyslasitustöiden tuntihintojen yhteenlaskettu summa x 70).

Koska osa-alueessa 2 Hälytyslasitustyöt saatiin vain yksi tarjous (Lasitusliike Roininen Oy) ei tarjousten vertailua ei voitu tehdä.

Osa-alueessa 3 Peilit valintaperusteena oli kokonaishinnaltaan halvin.

Vertailussa käytetään tarjouspyynnössä ilmoitettujen yksikköhintojen yhteenlaskettua kokonaissummaa.

Koska osa-alueessa 3 Peilit saatiin vain yksi tarjous (Lasitusliike Roininen Oy) ei tarjousten vertailua ei voitu tehdä.

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 75 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä.

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Päätän edellä esitetyin perustein, että

•Osa-alueen 1 Lasitustyöt palveluntuottajaksi valitaan ajalle 1.6.2023 – 31.5.2025 Lasitusliike Roininen Oy tarjoamillaan hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

•Osa-alueen 2 Hälytyslasitustyöt palveluntuottajaksi valitaan ajalle 1.6.2023 – 31.5.2025 Lasitusliike Roininen Oy tarjoamillaan hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

•Osa-alueen 3 Peilit toimittajaksi valitaan ajalle 1.6.2023 – 31.5.2025 Lasitusliike Roininen Oy tarjoamillaan hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksiköt eivät sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käytöstä päätetään erikseen.

Hankintayksikköjä sitovat sopimukset eivät synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävien kirjallisten sopimuksien allekirjoittamisella. Turun kaupunki ja Kaarea Oy tekevät omat sopimukset. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimukset voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätietoja: hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen, puhelin 044 907 5894