Tilapalvelut, vs. tilapalvelujohtaja, Leevi Luoto, vs. toimitilapäällikkö, Pauliina Karjalainen 3.4.2023:

Hankinnan tausta

Turun kaupunki toteuttaa tulevina vuosina mittavan päiväkotiverkon ajanmukaistamishankkeen, johon sisältyy seitsemän päiväkotirakennuksen laajuinen elinkaarihanke ja viiden päiväkotirakennuksen hankinta vuokrakilpailutuksena.

Nyt toteutettavan hankinnan kohteena on elinkaari- ja vuokrahankkeen valmistelu- ja kilpailutusvaiheen projektinjohto-, teknisen-, taloudellisen-, juridisen- ja konseptointipalvelun hankinta.

Tarjouspyyntöprosessi

Turun kaupungin tilapalveluiden toimitilajohtamisen yksikkö on pyytänyt Haahtela Pris- järjestelmän sekä julkisten hankintojen ilmoituskanava Hilman kautta Turun kaupungin päiväkotien uudisrakennusten elinkaari- ja vuokrahankkeen valmistelu- ja kilpailutusvaiheen konsulttipalveluhankinta tarjousta, joka tulee jättää tilaajalle 21.12.2022 klo:13.00 mennessä.

Kysymykset:

Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset tuli jättää 22.11.2022 klo:16.00 kirjallisesti tilaajan ilmoittamaan osoitteeseen.​

Tarjouspyyntöä koskien julkaistiin 1 lisäkirje, joka vastasi näihin esitettyihin kysymyksiin.

Kysymyksenä oli pyyntö tarkistaa ja tarkentaa tarjouspyynnössä tarjoajayritykselle asetettua vaatimusta, jonka mukaan yrityksen tulee olla toiminut vähintään 10 vuotta alalla sen lisäksi että tarjoajan avainhenkilöryhmän henkilökohtainen kokemus alalla toimimisesta oli myös 10 vuotta.​

Hankintayksikön näkemyksen mukaan olennaista on neuvonantajatiimiin kuuluvien henkilöiden kokemus ja osaaminen, jolloin vaatimuksen katsotaan täyttyvän henkilökohtaisten kokemusten kautta.

Lisäksi hankintalain liitteessä D on lueteltu tyhjentävästi kaikki selvitykset, joilla hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa osoittamaan hankintalain 86 §:n mukaisesti teknisen suorituskykynsä ja ammatillisen pätevyytensä (HE 108/2016, s. 192). Vaatimus alalla toimimisvuosista ei kuulu näihin selvityksiin, vaatimus on näin ristiriidassa hankintalain kanssa. Näistä syistä hankintayksikkö näin tarkensi kohtaa/vaatimusta seuraavasti: Kunhan vastuullisen tarjoavan yrityksen 10 vuoden alalla toimiminen ja kokemus vastaavista hankkeista täyttyy projektinjohtajan/vastuullisen henkilön osalta, katsotaan se riittäväksi kokemukseksi tarjoavalle vastuulliselle yritykselle. Yrityksen vähimmäisvaatimus tulee/täyttyy henkilöstönsä kautta.

Jätetyt tarjoukset:

Tarjouksia tuli ilmoitetun tarjouspyyntökanavan kautta 21.12.2022 mennessä kaksi (2) kappaletta.

Tulleista tarjouksista tehtiin avauspöytäkirja liite 3.

Lopullisen tarjouksen jättivät​

Capex Advisors Oy

Tarjouksen kattohinta: 689​ 455 €​

Kaukotek Oy

Tarjouksen kattohinta: Ei ilmoitettu

​Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.​

Kaukotek Oy:n tarjous oli kirjelmä mietteistä hankinnan vaatimuksia koskien/yritysesittely eikä se sisältänyt näin mitään tarjouspyynnössä pyydettyjä dokumentteja. Tarjous ei näin ole soveltuva eikä tarjouspyynnön mukainen.

Edellä perustelluista syistä Kaukotek Oy:n tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta.

Tarjous tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

CAPEX Advisors Oy:n tarjouksen katsotaan olevan tarjouspyynnön mukainen.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin kokonaistaloudellinen edullisuus.

Tilaaja avaa tarjoukset tarjousten jättöajan päättymisen jälkeen ja tarkistaa tarjoajan soveltuvuuden alustavasti. Tarjousten avaamisen ja alustavan soveltuvuuden yhteydessä tehdään tarjousten avauspöytäkirja.

Tämän jälkeen tilaaja tarkistaa tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden.

Näiden jälkeen tilaajan arviointiryhmä aloittaa tarjousten hinta- ja laatuosuuden vertailun.

Tilaaja avaa hintatarjoukset, kun tarjousten arviointi laadun osalta on täysin valmis.

Hintatarjousten avaamisen jälkeen tilaaja tarkistaa niiden vaatimustenmukaisuuden ja suorittaa tarjousten kokonaispisteytyksen alla esitetyllä tavalla. Tarjouskilpailun voittaa eniten pisteitä saanut tarjoaja.

Tilaaja tekee hankintapäätöksen ja ilmoittaa kilpailuun osallistuneille valitun palveluntuottajan nimen, oleelliset tiedot tarjouskilpailun ratkaisemisesta ja siihen vaikuttaneista keskeisistä seikoista sekä muiden tarjouksen antaneiden vastaavat tiedot tarjouksen antajien nimillä yksilöitynä.

Tilaaja ja tarjoaja allekirjoittavat yhteistyösopimuksen, kun hankintapäätös on lainvoimainen ja hankintalaissa säädetty 21 vrk odotusaika on kulunut.

Lopullinen tilaajaa sitova sopimus syntyy vasta, kun tilaaja ja tarjoaja ovat allekirjoittaneet konsulttisopimuksen.

Edullisin tarjous määritetään tarjouksen kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella seuraavasti;

·​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ Tarjous arvioidaan hinta (30 %) - laatupisteytyksellä (70 %). Edullisin hinta saa pisteytyksessä eniten hinta-arvioinnissa pisteitä.

·​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ Koko konsulttipalveluhankinta arvioidaan ja pisteytetään lopuksi saaduilla pisteillä keskenään

·​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ Tarjoajan tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen​

Tarjousten pisteytys​

Arviointi: HINTA

Tilaaja pisteyttää hintatarjoukset siten, että alhaisimman hintatarjouksen tehnyt tarjoaja saa 100 hintapistettä ja muiden tarjousten hintapisteet lasketaan kaavalla:

Halvin hinta x 100

Oma tarjottu hinta

Paras pistemäärä = Arviointikohdasta (1.) eniten pisteitä saaneen tarjoajan pistemäärä.

Arviointi: LAATU

Tarjoajien saamat pisteet arviointikohteittain skaalataan siten, että arviointikohteesta parhaat pisteet saanut tarjous saa 100 vertailupistettä ja muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan kaavalla:

Arvioitavan pistemäärä (2.–7.) * 100

Paras pistemäärä (2–7.)

​Arvioitavan pistemäärä = Arviointikohdista (2.–7.) ko. tarjoajan saama pistemäärä

​Paras pistemäärä = Arviointikohdasta (2.–7.) eniten pisteitä saaneen tarjoajan pistemäärä.

Vertailu ja perustelut:

Avattaessa tarjoukset, arvioitiin ensimmäisenä alustava soveltuvuus. Kaukotek Oy:n jättämä tarjous ei ollut soveltuva tarjous vaan enemmänkin mielipide sekä yritys/ referenssiesittely toteutettavan kilpailutuksen kriteereistä.

​Kaukotek Oy:n tarjousta ei näin voitu ottaa mukaan tarjouskilpailuun.

​Yhteenvetoa vertailupisteistä eikä vertailua tarjousten välillä tehdä koska Kaukotek Oy:n tarjous ei ole soveltuva vertailtavaksi.

​Lisäksi konsulttisopimuksen hyväksyminen edellyttää kaupungin sitoutumista liitteen 1 mukaiseen kohdeluetteloon, jossa on määritetty konsulttisopimuksella kilpailutettavat päiväkodit sijainteineen sekä sijaintien vaatimiin toimenpiteisiin kuten vanhan päiväkodin purkutyöt uudisrakennuksen alta. Lisäksi päätettäväksi ehdotetaan liitteen 2 mukaisien järjestelyiden edellyttämiä väistötilaratkaisuja.​

Liite 1​Kohdeluettelo

Liite 2​Väistötilajaksotus

Liite 3​Avauspöytäkirja

Liite 4​Hinnoittelu (Salassa pidettävä:​ julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 20 kohta)

Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen:

Päätös​Päätin, että Kaukotek Oy:n tarjous hylätään tarjouspyynnön vastaisena esitystekstistä tarkemmin ilmenevin perustein.

Lisäksi päätin, että Turun kaupungin päiväkotien uudisrakennusten elinkaari- ja vuokrahankkeen valmistelu- ja kilpailutusvaiheen konsulttipalveluhankinta ostetaan Capex Advisors Oy:lta.​

Tällä hankintapäätöksellä siirrytään sopimusvaiheeseen ja sitoudutaan syntyviin kustannuksiin, jotka ovat enimmillään 689 455 € (tarjouksessa tarjottu konsulttipalveluhankinnan kattohinta). Jos hanke peruuntuu Tilaajasta riippuvasta syystä tai ellei purkamiselle ole konsulttisopimuksessa mainittuja syitä, Konsultilla on KSE 2013 -ehtojen kohdan 8.1.3 mukaisten korvausten lisäksi oikeus saada korvaus palkkakustannusten mukaan lasketuista yleiskustannuksista.

Konsulttisopimuksen mukaisesti; korvaus viivästyksestä suoritetaan konsultille vain, jos viivästyminen on niin oleellinen, että konsultin on sen johdosta huomattavalta osalta tai kokonaan keskeytettävä työnsä. Tilaaja ei korvaa viivästymistä, mikäli se johtuu toimeksiannon kohteeseen liittyvästä kaupungin päätöksenteosta.

Turun kaupunki sitoutuu liitteenä 1 ja 2 olevien elinkaari- ja vuokrahankkeina toteutettavien päiväkotikohteiden valittuihin sijainteihin, tarvittaviin purkutoimenpiteisiin ja väistötiloihin.​​ Hankkeiden kilpailutuspäätös tuodaan erikseen päätettäväksi hankesuunnitteluohjeiden mukaisesti.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankinta eli konsulttisopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

​

​Tuomas Heikkinen

kansliapäällikkö

​

Hankintaoikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä

​

Lisätiedot: Vs. toimitilapäällikkö, Pauliina Karjalainen,​ puh. 040 536 8227