Vt. integraatiojohtaja Minna Sartes, palveluverkkojohtaja Minna Juselius ja toiminnanohjausjohtaja Jaakko Ståhlberg 13.4.2023:

Taustaa

Kaupungin strategia ja pormestariohjelma nostavat esiin tavoitteita, joilla on yhtymäkohtia kaupungin käytössä olevan tilaresurssin hallinnalle. Ydinviestinä on asukas- ja asiakaslähtöisyys toiminnan kantavana periaatteena. Lisäksi linjataan, että palvelut ovat helposti ja oikeaan aikaan saavutettavissa, tilojen käyttöä vahvistetaan koulun ulkopuolella harrastustoiminnassa ja alueelliset monitoimitalot palvelevat eri ikäisiä kohtaamis- ja harrastuspaikkoina.

​Kaupungin strategian tukena on useita ohjausasiakirjoja. Tilastrategia on määritelty yhdeksi ohjausasiakirjaksi, jonka kaupunginvaltuusto hyväksyy. Tällä hetkellä kaupungilla ei ole voimassa olevaa tilastrategiaa. Viimeisin tilastrategian kaltainen dokumentti on vuodelta 2011 ja kantaa nimeä tilaohjelma. Tilaohjelmassa asetettiin tavoitteita kaupungin tilaomaisuuden hallinnalle ja tilaresurssin käytölle, mutta ohjausasiakirjana se on vanhentunut.

​Ajantasaisen tilastrategian laatimisen tarve on nostettu esiin vuoden 2022 kaupungin toimintasuunnitelmassa, johon on kirjattu, että ”Järjestämistoiminnossa laaditaan tilastrategia palveluverkkosuunnittelun tueksi”. Tarve tarjota tiloja erilaisiin vapaa-ajan toimintoihin nykyistä laajemmin on noussut myös vahvasti eriin eri alueilla ja tämän mahdollistamiseksi tarvitaan uusia käytäntöjä.

​Nykyinen integraatiotoiminto on aloittanut tilastrategian valmistelun taustatyöllä ja tavoitteiden kirkastamisella. Tavoitteet on käsitelty kaupungin johtoryhmässä 24.1.2023. Tilastrategia on laaja työ ja lopputuloksiltaan kaupunkitasolla merkittävä kokonaisuus, joten sen laadinnasta on tarpeen tehdä hankkeen asettamispäätös.

​Tavoitteet

Tilastrategian avulla voidaan edesauttaa kolmen keskeisen tavoitteen saavuttamista. Nämä ovat:

·​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ Ihmislähtöinen palveluverkko

·​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​Tehokas tilankäyttö

·​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ Toimintaa tukevat tilat

Tilastrategian tavoitteena on uudistaa Turun tilaresurssin hallintaan liittyviä toimintamalleja huomioiden Uuden Turun periaatteet: kaupunkitasoinen palvelujen, palveluverkon, asiakkuuksien ja resurssien hallinta. Tilastrategia määrittää uudet periaatteet tilankäytölle ja tilaresurssin hallinnalle siten, että tilat saadaan monipuoliseen käyttöön ja vaihtoehtoislaskennan piiriin. Sen myötä tilaresurssia ei tulevaisuudessa sisäisillä vuokrasopimuksilla lukita vain yhteen käyttöön ja yhdelle käyttäjälle, vaan mahdollistetaan tehokas, mutta myös vaivattomampi ja turvallinen tilojen käyttö. Strategia määrittää myös tilan käyttöä tukevan palvelutarjonnan kehittämisen periaatteet ja antaa suuntaviivoja tilasuunnitelmille ja työympäristöjen kehittämiselle. Tilastrategia ei käsittele ja ohjaa tilaomaisuuden hallinta- ja hankintamuotoja tai kiinteistökehitystä.

​Hankkeen tuotokset​ ja aikataulu

Tilastrategian myötä puretaan nykyinen sisäisen vuokrauksen malli ja sen laadinnan yhteydessä valmistellaan korvaava malli sisäisen vuokran periaatteille (hyväksytty KV 28.4.2014) ja sisäiselle laskuttamiselle. Lisäksi suunnitellaan, miten tulevaisuudessa yhdenmukaistetaan tilojen vuokraamiseen liittyviä käytäntöjä (esim. avainhallinta ja hinnoittelu), keskitetään tiloihin liittyviä palveluja ja hoidetaan raportointivelvollisuudet, jotka nykytilanteessa ovat olleet kytköksissä sisäiseen vuokraan SAP -järjestelmässä.

Hankkeen tuotokset ovat seuraavat:

·​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ Tuotos 1: tilastrategia (ohjausasiakirja, joka sisältää periaatteet, tavoitteet ja mittarit)

·​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ Tuotos 2: malli tilaresurssin jakamiselle (korvaa aikaisemmat sisäisen vuokrauksen periaatteet)

·​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ Tuotos 3: palvelupaketit (tilankäyttöön liittyvien tukipalvelujen määrittely ja järjestämistapa)

Työskentely on aikataulutettu siten, että kaikki tuotokset ovat valmiita vuoden 2023 aikana. Päätöksentekoprosessin tarkempi aikataulu määrittyy ohjaus- ja johtoryhmäkäsittelyjen pohjalta vuoden lopulla. Strategian mukaisten muutosten vieminen käytäntöön tapahtunee vaiheittain ja vaatii aikaa arviolta noin vuodesta kahteen.

Tarvittavat resurssit ja organisoituminen

Hankkeen omistaa integraatiojohtaja Minna Sartes ja hankkeen vetäjänä toimii palveluverkkojohtaja Minna Juselius. Korkeakouluharjoittelija tulee tukemaan hankkeen hallinnollisissa tehtävissä ja hoitaa osallistamista sekä tilaisuuksien fasilitointia.

​Hankkeessa työskennellään viiden työpaketin muodossa ja kuhunkin työpakettiin nimetään osallistujat kaupungin organisaatiosta; niin integraatiotoiminnosta kuin yhteisistä palveluista ja palvelukokonaisuuksista. Esitys työpakettien keskeisistä sisällöistä ja osallistujista on esitetty liitteessä 1.

Sidosryhmiä (asiakkaat, järjestöt, seurat, hyvinvointialue) osallistetaan työpajojen ja sähköisen kyselyn muodossa tilastrategian ja siihen liittyvien tuotosten valmisteluun.

Hankkeessa kerätään oppeja jo mm. toteutuneiden monitoimitalojen käytännöistä, kolmansille osapuolille osoitettujen tilojen vuokrausprosesseista ja käyttäjäpalvelujen hankinnasta tiloihin. Lisäksi hankkeessa ostetaan tarvittaessa asiantuntemusta palvelumuotoiluun. Vuodelle 2023 palvelujen hallinnan kustannuspaikalle on allokoitu noin 15 000 euroa tätä hanketta varten.

Tilastrategian ohjausryhmänä toimii integraatiojohtoryhmä. Esitys tilastrategiasta saatetaan kaupungin johtoryhmän kautta päätöksentekoon kaupunginhallitukseen ja edelleen valtuustoon.

Liite 1​Tilastrategia

​Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen:​

Päätös​Päätin asettaa​ esitetyn tilastrategiahankkeen.

​Hankeohjaus organisoituu osaksi integraatiotoimintaa. Hankkeen ohjausryhmänä toimii integraatiojohtoryhmä. Hankkeen etenemisestä raportoidaan kaupungin johtoryhmälle.

​

Tuomas Heikkinen

kansliapäällikkö​