Hankintapalvelut, hankinta-asiantuntija, Jaana Kaurala 31.3.2023:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt rajoitetulla hankintamenettelyllä tarjouksia Turun kaupungin henkilökorttikuvauksista ja henkilökorteista hankintaan Turun kaupungin eri palvelukokonaisuuksien käyttöön ajalle 1.5.2023 (tavoite) – 30.4.2025, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa Tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin kahdella (2) yhden (1) vuoden pituisella optiokaudella ajalle 1.5.2025 - 30.4.2027.

Hankinnan ennakoitu arvo vuodessa on noin 10 000 €. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Hankinnassa on kysymys julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) kansalliset kynnysarvot alittavasta hankinnasta eli ns. pienhankinnasta.

Tarjouspyyntö lähetettiin 14.3.2023 Cloudia-kilpailutusjärjestelmän kautta CardPlus Oy:lle, Kuvalaine Oy:lle ja Suomen Koulukuvaus Oy:lle.

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja hankinnalle asetetut ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Hankinnasta ei esitetty lisätietokysymyksiä annettuun määräaikaan mennessä. Yrityksen ympäristösuunnitelma –liite lisättiin tarjouspyyntöön 17.3.2023.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus yhden (1) palveluntuottajan kanssa.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 31.3.2023 klo 11.00 mennessä seuraavilta palveluntuottajilta: Kuvalaine Oy.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioidaan tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Tarjoaja täyttää tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistetaan suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Arvioinnissa todettiin tarjouksen täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin halvin hinta.

Hankinnassa saatiin vain yksi (1) tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset täyttävä ja tarjouspyynnön mukainen tarjous (Kuvalaine Oy), joten tarjousten vertailua ei voitu suorittaa.

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 75 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä.

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös​Päätän edellä esitetyin perustein, että Turun kaupungin henkilökorttikuvausten ja henkilökorttien hankinnan palveluntuottajaksi ajalle 1.5.2023 – 30.4.2025 valitaan Kuvalaine Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköä sitova sopimus tai tilaus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella tai tilauksella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, oikaisuvaatimuksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus tai tilaus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen tiedoksi.

​

​

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

​

Oikaisuohje liitteenä.

​

Lisätiedot: hankinta-asiantuntija Jaana Kaurala, p. 040 631 1530