Asianhallintapäällikkö Sari Suomela, palvelusihteeri Vuokko Nenonen, suunnittelija Taru Hyvönen ja hankintapalveluiden osuus hankinta-asiantuntija Samu Laaksonen 21.3.2023:

Hankinnan tausta

Turun kaupunki on liittynyt Hanselin dynaamiseen hankintajärjestelmään (DPS) painatus- ja digitointipalveluista julkisten hankintayksiköiden käyttöön 1.9.2022 – 31.08.2027 kestävälle sopimuskaudelle.

Turun kaupungin hankintapalvelut on pyytänyt dynaamiseen hankintajärjestelmään perustuvalla sisäisellä kilpailutuksella tarjouksia rakennuslupa-aineiston digitoinnista kaupunginarkiston ja rakennusvalvonnan käyttöön ajalle 1.4.2023 (tavoite) – 31.3.2024 jonka jälkeen sopimusta voidaan tilaajan päätöksellä jatkaa alkuperäisin ehdoin enintään yhden (1) vuoden pituisella optiokaudella, ajalle 1.4.2024 - 31.3.2025.

Hankinnan kohteina kilpailutuksessa oli kaupungin rakennuslupiin liittyvien piirustusten ja muiden asiakirjojen digitointipalvelu, joka sisältää digitoinnin sekä digitoitujen tiedostojen käsittelyn, nimeämisen ja metatiedottamisen.

Tarjouspyynnössä eriteltiin palvelut osa-alueiksi:

1)Rakennuslupa-aineistojen digitointi (Turun kaupunginarkiston osuus)

2)Rakennuslupa-aineiston digitointi (Turun kaupungin rakennusvalvonnan osuus)

Tarjouspyyntö lähetettiin 28.2.2023 Cloudia-kilpailutusjärjestelmän kautta kaikille dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksytyille tarjoajille.

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja hankinnalle asetetut ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Hankinnasta ei esitetty lisätietokysymyksiä annettuun määräaikaan mennessä.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus yhden palveluntuottajan kanssa osakokonaisuuksittain.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 17.3.2023 klo 11.00 mennessä seuraavilta palveluntuottajilta: Canon Oy, Grano Oy ja Niini Co Oy.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kahdessa vaiheessa: 1) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 2) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa arvioidaan läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että halvimman hinnan antanut tarjoaja valitaan sopimustoimittajaksi osa-aluekohtaisesti.

Pisteet muodostuivat seuraavasti:

Osa-alue 1) Turun kaupunginarkisto

Osa-alue 2) Turun kaupungin rakennusvalvonta

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 75 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä.

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Päätän edellä esitetyin perustein, että rakennuslupa-aineiston digitointi hankinnan palveluntuottajaksi ajalle 1.4.2023 (tavoite) – 31.3.2024 valitaan kumpaakin osa-alueeseen Grano Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätiedot: hankinta-asiantuntija Samu Laaksonen 040 482 8852