Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari, projektipäällikkö Sari Holmberg, projektipäällikkö Jere Lumikko, ratkaisuasiantuntija Mikko Lehto, ostopäällikkö Anja Mäkelä:

Tausta

​Turun kaupungin logistiikkapalvelut eli varasto-, sisäkuljetus- ja postipalvelujen toiminnat siirtyivät Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirille kaupunginhallituksen päätöksellä 8.2.2016 § 57. Kaupunginhallituksen päätöksen perusteella Turun kaupunki solmi Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin kanssa palvelusopimuksen logistiikkapalveluista (dnro 6763-2015). Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin toiminta lakkasi 31.12.2022 sosiaali- ja terveydenhuollon ja pelastustoiminnan uudistuksen myötä. Palveluhankinnasta tehtiin Turun kaupungin ja Varsinais-Suomen hyvinvointialueen kesken määräaikaiset tukipalvelusopimukset vuodeksi 2023. Tukipalvelusopimukset vastaavat sisällöltään pääosin Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin kanssa tehtyä aiempaa sopimusta. Määräaikaiset tukipalvelusopimukset tehtiin seuraavista palveluista:

-​ ​ ​ ​ ​ ​ kuljetus- ja terminaalipalvelut (dnro 14973-2022)

-​ ​ ​ ​ ​ ​ sisäisen postipalvelun ja frankeeraustyön palvelut (dnro 14974-2022

-​ ​ ​ ​ ​ ​ varastointipalvelut (dnro 14973-2022).

Edellä mainitut tukipalveluhankinnat perustuvat sosiaali- ja terveydenhuoltoa ja pelastustoimea koskevan uudistuksen toimeenpanosta ja sitä koskevan lainsäädännön voimaanpanosta annetun lain (616/2021) muuttamista koskevaan 69 a §:ään, joka koskee tukipalveluiden myyntiä ja ostoa siirtymäaikana. Varsinais-Suomen hyvinvointialue tuottaa Turun kaupungille tukipalveluita vuoden 2023 ajan. Palvelujen hankinta ajalle 1.1.2023-31.12.2023 uuden hyvinvointialueen kanssa oli välttämätöntä, jotta Turun kaupungille jäisi aikaa järjestää palvelujen tuottaminen 1.1.2024 alkaen.

Palvelujen sisältöjen nykytilanne

Tällä hetkellä Turun kaupungin toimipisteisiin toimitettavista tavaroista osa toimitetaan terminaalitoimituksina ja osa varastoitavina tuotteina, joita on varastoitu hyvinvointialueen logistiikkakeskuksessa. Varasto on hyvinvointialueen omistuksessa. Kuljetettavat tavarat ovat olleet pääosin yhteishankintatuotteita (mm. kopiopaperit, toimistotarvikkeet, kahvi, pehmopaperit, kertakäyttöastiat jne.) Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin/Varsinais-Suomen hyvinvointialueen kanssa. Varastoitavia tuotenimikkeitä on tällä hetkellä noin 260 kpl.

​Varastoitujen tuotteiden tilauksista 71,1% muodostuu seuraavista tavararyhmistä:

-​ ​ ​ ​ ​ ​ talous- ja WC-paperit 25,5 %

-​ ​ ​ ​ ​ ​ puhdistus- ja pesuaineet 13,9 %

-​ ​ ​ ​ ​ ​ kopiopaperit 11,0 %

-​ ​ ​ ​ ​ ​ koulutarvikkeet 10,6 %

-​ ​ ​ ​ ​ ​ henkilösuojaimet 10,1 %

​Tällä hetkellä sisäistä kirjepostia haetaan ja noudetaan Turun kaupungin toimipisteistä kahdella pakettiautolla. Posti frankeerataan hyvinvointialueen toimesta. Sisäisen kirjepostipalvelun ja frankeeraustyön kustannukset ovat olleet vuositasolla noin 200​ 000 euroa (postimaksujen osuus n. 150​ 000 euroa). Joissain toimipisteissä käydään useita kertoja viikossa, joissain harvemmin. Etätyön ja digitalisoitumisen myötä kirjepostin määrä on vähentynyt merkittävästi.

​Tukipalveluhankintojen ennakoitu arvo on vuonna 2023:

-​ ​ ​ ​ ​ ​ kuljetus- ja terminaalipalvelut 145 000 €

-​ ​ ​ ​ ​ ​ sisäisen postipalvelun ja frankeeraustyön palvelut 200​ 000 €

-​ ​ ​ ​ ​ ​ varastointipalvelut 75​ 000 €

Yhteensä 420​ 000 €.

​Logistiikkapalvelun järjestäminen 1.1.2024 alkaen

​Koska tukipalveluhankintaa ei voida jatkaa Varsinais-Suomen hyvinvointialueelta 1.1.2024 alkaen, Turun kaupungin tulee järjestää uudella toimintamallilla logistiikkapalvelut.

​Logistiikkapalvelut on tarkoitus järjestää siten, että osa palveluista hankintaan kilpailuttamalla palveluntuottaja ja osaan palveluista selvitetään mahdollisuutta palveluntuottamiseen kaupungin omana toimintana.

​Kilpailutettavassa hankinnassa kohteena ovat seudulliset kirjastokuljetukset (sisältäen oppimateriaalin), Turun kaupungin sisäiset tavara- ja kirjakassikuljetukset sekä terminaalipalvelut. Hankinnassa käytetään kilpailullista neuvottelumenettelyä, koska hankintayksikön tarpeita ei voida täyttää olemassa olevia ratkaisuja mukauttamatta, ja koska hankintaan sisältyy suunnittelua tai innovatiivisia ratkaisuja.

​Logistiikkamallissa esitetään luovuttavaksi ulkoisen saapuvan postin vastaanotto- ja lajittelupalvelusta sekä toimittamisesta kaupungin toimipisteisiin. Tämä palvelu voidaan järjestää siten, että Posti Group Oyj:n kanssa tehdään nouto- ja jakelusopimus.

Pienempiin toimipisteisiin voidaan asentaa postilaatikko, johon saapuva kirjeposti jaellaan.

​Myös frankeerauksesta esitetään luovuttavaksi ja lähtevän kirjepostin osalta käytettäväksi ennalta maksettuja kirjekuoria, jotka viedään lähimpään postilaatikkoon.

​Lisäksi esitetään, että luovutaan varastoinnista ja varastointipalvelusta ja että siirrytään terminaalitoimituksiin koko tuotevalikoiman osalta. Tämä tarkoittaa käytännössä muutaman tuotteen myyntieräkoon pienentämistä siten, että myyntierä sopii paremmin terminaalipalveluun ja palvelukokonaisuuksien tarpeisiin. Samalla myös tuotevalikoimaa tullaan karsimaan ja optimoimaan.

​Mahdollisesti tarvittavista varastointipalveluista sekä sisäisen postin kuljetuksesta selvitetään mahdollisuuksia tuottaa palvelu kaupungin omana toimintana.

​Uusi logistiikkamalli edellyttää toimintatapojen muutoksia, kuten tilaamisen ennakointia ja harkintaa paperipostin käyttämiselle. Sisäisen postin lähettäminen olisi tarpeen vain perustelluissa poikkeustapauksissa ja ulkoisen postin lähettämisen sijaan tulisi pyrkiä digitaalisiin ratkaisuihin.

​Hankinnan tavoitteet

​Hankinnan tavoitteena on löytää uusi logistiikkamalli ja -palvelu, jonka avulla voidaan:

​

-​ ​ ​ ​ ​ ​ yhdistää seudullisia sekä Turun kaupungin sisäisiä kuljetuksia päästöjen vähentämiseksi sekä liikenneturvallisuuden kehittämiseksi

-​ ​ ​ ​ ​ ​ lisätä kuljetusten kustannustehokkuutta

-​ ​ ​ ​ ​ ​ parantaa toimitusten seurantaa

-​ ​ ​ ​ ​ ​ luopua nykyisestä tavaroiden varastoinnista ja siirtyä kaupungin sisällä toimitettavien tavaroiden osalta terminaalitoimituksiin

-​ ​ ​ ​ ​ ​ säästää varastointikustannuksissa

-​ ​ ​ ​ ​ ​ luopua sisäisen kirjepostin kuljetuksista ja frankeerauksesta

-​ ​ ​ ​ ​ ​ tarjota arvoltaan riittävän kiinnostava logistiikkapalvelu palveluntuottajille; seudullisten kirjastokuljetusten jatkuvuuden varmistaminen

​

​Neuvottelujen aikana tarkennetaan ainakin seuraavia aiheita lopullista tarjouspyyntöä varten:​

​

-​ ​ ​ ​ ​ ​ ehdokkaan resurssien riittävyys kaupungin käyttöön

-​ ​ ​ ​ ​ ​ alustava hinnoittelumalli palvelun tuottamiseen

-​ ​ ​ ​ ​ ​ kalustovaatimukset päästöjen vähentämiseksi

-​ ​ ​ ​ ​ ​ reittisuunnittelu ja optimointi

-​ ​ ​ ​ ​ ​ terminaalipalvelut

-​ ​ ​ ​ ​ ​ ehdokkaan kokonaisvaltainen vastuu logistiikasta toimitusten seuranta

-​ ​ ​ ​ ​ ​ tarvittavat rajapinnat SAP-järjestelmään

-​ ​ ​ ​ ​ ​ sopimusehdot

-​ ​ ​ ​ ​ ​ hankinnan mahdollinen jakaminen osiin

-​ ​ ​ ​ ​ ​ välivarastointimahdollisuudet

-​ ​ ​ ​ ​ ​ työllistämisehto

​

Varastointipalvelut ja sisäisen kirjepostin kuljetus voivat sisältyä optioina tarjouskilpailuun, mutta ensisijaisesti etsitään ratkaisua tuottaa palvelua kaupungin omana toimintana (Työllisyyspalvelut/työkeskus ja Turun ammatti-instituutti).

​Palveluntuottajan valinta

​Tavoitteena on valita hankinnalle yksi palveluntuottaja ja tehdä sopimus seudullisten kirjastokuljetusten (sisältäen oppimateriaalin) ja Turun kaupungin kirjakassikuljetusten osalta toistaiseksi voimassa olevalle sopimuskaudelle alkaen 1.10.2023 ja muiden palvelujen osalta alkaen 1.1.2024. Vastuu palvelun organisoinnista on pääsääntöisesti Palveluntuottajalla.

Hankinnan ennakoitu arvo on noin 2​ 500 000 milj. euroa neljälle vuodelle laskettuna, josta Turun kaupungin osuus on noin 1 800​ 000 € sisältäen kirjaston tarvitsemat kuljetukset.

Turun kaupungin osuuden arvio perustuu Varsinais-Suomen hyvinvointialueelta vuonna 2023 hankittavien logistiikkapalvelujen ennakoituun arvoon yhteensä 420​ 000 € sekä Turun kaupungin osuuteen kirjasto- ja kirjakassikuljetuksista, noin 30​ 000 €/vuosi.

Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen:

Päätös​Päätin edellä esitetyin perustein, että uuden logistiikkamallin kilpailutus voidaan käynnistää kilpailullisella neuvottelumenettelyllä ja että logistiikkapalvelujen järjestämisessä edetään esityksen mukaisesti.

​

Tuomas Heikkinen

kansliapäällikkö