Turun kaupungin konsernihallinnon IT-palvelut, it-pääsuunnittelija Taru Reuna, erityisasiantuntija Noora Orvasto ja hankinnan työryhmä. Hankintapalveluiden osuus projektipäällikkö Jere Lumikko, 28.2.2023:

Hankinnan tausta

Turun kaupunki on kilpailuttanut IT-kehittämisen ja ylläpidon palveluiden dynaamisen hankintajärjestelmän (dnro 6553-2022).

Turun kaupungin hankintapalvelut on pyytänyt dynaamiseen hankintajärjestelmään perustuvalla sisäisellä kilpailutuksella tarjouksia dokumenttienhallintajärjestelmän kehittäminen ja Sharepoint Online tuki- ja ylläpitopalvelut hankinnasta Turun kaupungin käyttöön siten, että toimituksen tulee olla valmiina 30.9.2023 mennessä. Toimituksen jälkeen sopimus jatkuu kahden (2) vuoden pituisena ylläpitosopimuksena ajalla 1.10.2023 - 30.9.2025.

Tarjouspyyntö lähetettiin 8.2.2023 Cloudia-kilpailutusjärjestelmän kautta kaikille dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksytyille tarjoajille.

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja hankinnalle asetetut ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin 13.2.2023 ja tarjousaikaa pidennettiin 24.2.2023 saakka.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus yhden palveluntuottajan kanssa.

Tarjous saatiin määräaikaan 24.2.2023 klo 11.00 mennessä seuraavalta palveluntuottajalta: Sulava Oy.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kahdessa vaiheessa: 1) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 2) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa arvioidaan läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin tarjouksen täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että halvimmasta hinnasta annetaan 50 pistettä ja laadusta 50 pistettä tarjoajan laatiman projektisuunnitelman, ratkaisukuvauksen ja aloitusnäkymän luonnoksen perusteella.

Vertailua ei voitu tehdä, koska tarjouksia saatiin vain yksi.

Tietojärjestelmän omistaja asianhallintapäällikkö Sari Suomela puoltaa esitettyä hankintaa.

Ehdotus​Esitämme, että IT-palvelut hankkii Sulava Oy:ltä saadun tarjouksen perusteella dokumenttienhallintajärjestelmän kehittämisen ja Sharepoint Online tuki- ja ylläpitopalvelut. Kustannukset vuoden 2023 aikana ovat enintään 113 775 euroa (alv. 0%). Tämä koostuu toteutusprojektin kustannuksesta 99 600 eur, erikseen tilattavasta optiosta lokienhallinnasta 8100 eur, sekä tuki- ja ylläpitopalvelusta vuodelle 2023, 2025 eur/kk kolmen kuukauden ajalta, yhteensä 6075 eur. Kustannukset kohdistetaan kustannuspaikalle 14280 Tietojärjestelmien kehittäminen, investointinumero M-1002-104000 Dokumenttienhallinnan kehittäminen.

IT-palvelujohtaja Joni Ilmanen:

Päätös​Päätin, että IT-palvelut hankkii Sulava Oy:ltä saadun tarjouksen perusteella dokumenttienhallintajärjestelmän kehittämisen ja Sharepoint Online tuki- ja ylläpitopalvelut. Kustannukset vuoden 2023 aikana ovat enintään 113 775 euroa (alv. 0%). Tämä koostuu toteutusprojektin kustannuksesta 99 600 eur, erikseen tilattavasta optiosta lokienhallinnasta 8100 eur, sekä tuki- ja ylläpitopalvelusta vuodelle 2023, 2025 eur/kk kolmen kuukauden ajalta, yhteensä 6075 eur. Kustannukset kohdistetaan kustannuspaikalle 14280 Tietojärjestelmien kehittäminen, investointinumero M-1002-104000 Dokumenttienhallinnan kehittäminen.

Perustellusta syystä yksittäistapauksessa voidaan palveluja ostaa hankintapäätöksestä poiketen. Hankintayksikkö ei tällä hankintapäätöksellä sitoudu tarjouspyynnössä ilmoitettuun ennakoituun hankintavolyymiin ja -arvoon.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä hankintapäätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja oikaisuvaatimusohjeet tiedoksi. Päätös voi muuttua tehdyn oikaisuvaatimuksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Joni Ilmanen

IT-palvelujohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Mahdollisiin tiedusteluihin vastaa projektipäällikkö Jere Lumikko, puh. 040 184 7328.