Hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen 20.2.2023

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt tarjouksia Turun kaupungin ja Kaarea Oy:n käyttöön hankittavista ulkoleikkikenttävälineistä 28.2.2025 päättyvälle sopimuskaudelle, minkä jälkeen sopimuksia voidaan jatkaa alkuperäisin ehdoin yhdellä (1) + yhdellä (1) vuodella ajoille 1.3.2025 – 28.2.2026 ja 1.3.2026 – 28.2.2027(optiot). Optioissa on kyse Tilaajan oikeudesta ei velvollisuudesta.

Hankinnassa on kysymys tavarahankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 19.12.2022 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta esitettyihin kysymykseen vastattiin Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa 20.1.2023. Kysymyksiin annettujen vastausten perusteella hankinnasta lähetettiin julkaistavaksi korjausilmoitus 20.1.2023. Hankinnasta julkaistiin korjausilmoitus myös 25.1.2023.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja tuotteille asetetut ehdottomat vaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ja osatarjouksia ei hyväksytä.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton arvo vuodessa on noin 350 000 – 400 000 euroa. Hankintayksiköt eivät sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään puitesopimus kahden (2) Toimittajan kanssa, joilta tilataan ulkoleikkikenttävälineitä ja niiden asennuksia tasapuolisesti. Tasapuolisuus mitataan hankinnan arvoina. Tilaaja valitsee kuhunkin kohteeseen sopivamman toimittajan, mm. välineiden toimivuuksien, visuaalisuuden ja värimaailman pohjalta. Valinnoissa hyödynnetään myös kohteen käyttäjien tarpeita ja toiveita. Välineiden toimivuudella tarkoitetaan välineiden toiminnallisuutta eli sitä, millaisia toiminnallisuuksia laitteelta vaaditaan suhteessa hankinnan kohteeseen, visuaalisuudella ja värimaailmalla tarkoitetaan olemassa olevien leikkivälineiden värimaailmaan ja materiaaleihin sopivuutta sekä rakennusten arkkitehtuuriin sopivuutta.

Tarjoukset saatiin määräaikaan Annettuun määräaikaan, 7.2.2023 klo 11.00, mennessä tarjouksen toimittivat:

•Kompan Suomi Oy

•Lappset Group Oy

•LeikkiSet Oy

•Puuha Group Oy

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84‒86 §:ssä tarkoitettuja vaati-muksia. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Kaikki tarjoajat ovat vakuuttaneet täyttävänsä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Hankintayksikkö pyysi Puuha Group Oy:ltä 10.2.2023 hankintalain 96 §:n mukaisen selvityksen poikkeuksellisen alhaisesta tarjouksesta. Puuha Group Oy:ltä 13.2.2023 saadun selvityksen mukaan tarjouksen hinnoissa ei ole ollut virhettä tai puutteellisuuksia, ja että tarjouksissa esitetyt hinnat sisältävät kaikki tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaiset kustannukset, eikä poikkeuksellisen alhainen tarjous ole johtunut julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 81 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettujen velvoitteiden laiminlyönnistä.

Hankintayksikö on tämän perusteella katsonut, ettei sille ole syntynyt hankintalain mukaista velvollisuutta eikä myöskään oikeutta hylätä Puuha Group Oy:n tarjousta.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten vertailu ja tarjousten valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimmat seuraavien arviointiperusteiden mukaisesti:

1.Kokonaishinta, enimmäispisteet 59,50.

Vertailussa kokonaishinnaltaan halvin sai 59,50.

Muiden tarjoajien pistemäärä muodostui suorassa suhteessa halvimpaan (halvin kokonaishinta / vertailtava kokonaishinta x 59,50. Vertailussa käytetään tarjouspyynnössä ilmoitettuja määriä. Tilaaja ei sitoudu ilmoitettuihin määriin.

2.Monitoimivälineen monipuolisuus, enimmäispisteet 6 pistettä

Monipuolisuudella tarkoitettiin eri toimintojen mahdollisuuksia ja leikittävyyttä.

Lapsiraadin kukin jäsen antoi monitoimivälineen monipuolisuudesta pisteitä 1 - 6, lapsien antamat pisteet laskettiin yhteen ja näistä laskettiin keskiarvo, jonka monitoimiväline sai.

3.Monitoimivälineen visuaalisuus, enimmäispisteet 6 pistettä

Visuaalisuudella tarkoitetiin väriä, muotoa ja erilaisia yksityiskohtia.

Lapsiraadin kukin jäsen antoi monitoimivälineen visuaalisuudesta pisteitä 1 - 6, lapsien antamat pisteet laskettiin yhteen ja näistä laskettiin keskiarvo, jonka monitoimiväline sai.

4.Luonnonmukaisen monitoimivälineen monipuolisuus, enimmäispisteet 6 pistettä

Monipuolisuudella tarkoitettiin eri toimintojen mahdollisuuksia ja leikittävyyttä.

Lapsiraadin kukin jäsen antoi monitoimivälineen monipuolisuudesta pisteitä 1 - 6, lapsien antamat pisteet laskettiin yhteen ja näistä laskettiin keskiarvo, jonka monitoimiväline sai.

5.Luonnonmukaisen monitoimivälineen visuaalisuus, enimmäispisteet 6 pistettä

Visuaalisuudella tarkoitetiin väriä, muotoa ja erilaisia yksityiskohtia.

Lapsiraadin kukin jäsen antoi monitoimivälineen visuaalisuudesta pisteitä 1 - 6, lapsien antamat pisteet laskettiin yhteen ja näistä laskettiin keskiarvo, jonka monitoimiväline sai.

Lapsiraadissa oli yhteensä 49 lasta, joiden ikä oli 5 – 12 vuotta.

6.Kierrätysmateriaalin käyttö tarjotuissa tuotteissa, enimmäispisteet 16,50

Mikäli tarjotussa (22 kpl) tuotteessa on käytetty kierrätysmateriaalia, siitä sai seuraavasti pisteitä:

- kierrätysmateriaalia ei ole käytetty ollenkaan, 0 pistettä

- pienmateriaalit valmistettu kierrätysmateriaalista esim. sääsuojat, tulpanhatut, keinulautaistuin, 0,25 pistettä

- leikkivälineen isoja elementtejä valmistettu kierrätysmateriaalista kuten levyt, laudat tai portaat, 0,50 pistettä

- leikkiväline valmistettu kokonaan kierrätysmateriaalista, lukuun ottamatta kiinnitysmateriaaleja ja maa-ankkureita, 0,75 pistettä

Pisteet muodostuivat seuraavasti:

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 75 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä.

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Päätän edellä esitetyin perustein, että ulkoleikkikenttävälineiden toimittajiksi valitaan 28.2.2025 päättyvälle sopimuskaudelle Puuha Group Oy ja Lappset Group Oy tarjoamillaan hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksiköt eivät sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käytöstä päätetään erikseen.

Hankintayksikköjä sitovat sopimukset eivät synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävien kirjallisten sopimuksien allekirjoittamisella. Kaarea Oy tekee omat sopimukset. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimukset voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätietoja: hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen, puhelin 044 907 5894