Tarkastusjohtaja Tuula Weckman 14.2.2023:

Toimiston toiminta ja henkilöstö

Kuntalain (410/2015) mukaan kunnan ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista tulee päättää valtuustossa. Turun kaupunginvaltuusto päätti perusteista 14.2.2022 § 28. Perusteilla ohjataan sitovasti kaupunginhallitusta sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistamisessa ja järjestämisessä. Kaupunginhallituksen ohella lautakunnat vastaavat omien tehtäväalueidensa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä, jolloin toimeenpanovastuu on ko. tehtäväalueen johtavalla viranhaltijalla. Perusteissa todetaan edelleen, että sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta tehdään vuosittain itsearviointi, jonka perusteella lautakunnat ja yhteisöjen hallitukset hyväksyvät omilta vastuualueiltaan selonteon ja riskiarvion.

Sisäinen tarkastus avustaa kaupunginhallituksen alaisuudessa kansliapäällikköä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanon arvioinnissa ja kehittämisessä.

Kaupunkikonsernin eri yksikköjen tarkastukset käsittävät hallinnon, talouden ja toiminnan edellyttämien valvontamekanismien toimivuuden arvioinnin.

Sisäisen tarkastuksen henkilöstön lukumäärä oli viisi henkilöä vuonna 2022. Tehtävänimikkeet ja vastuualueet olivat seuraavat:

​

Kalenterivuoden työajasta noin 70 % käytettiin tarkastuksiin, sisäisen valvonnan kehittämiseen, toteutettavien tarkastusten suunnittelemiseen ja koulutuksiin sekä kouluttamiseen. Lisäksi osa toimiston henkilökunnasta osallistui hyvinvointialueen sisäisen säännöstön valmisteluun. Tammikuusta 2020 lähtien käytössä olleen ilmoituskanavan ilmoitukset seulotaan toimistossa, jolloin arvioidaan myös mahdollisten jatkotoimenpiteiden tarve. Vuoden 2022 aikana tulleiden erilaisten vihjeiden kappalemäärä oli noin 80 kappaletta. Kotimainen ilmoittajansuojelulaki hyväksyttiin loppuvuodesta 2022 ja se astui voimaan 1.1.2023, minkä johdosta vihjekanavan toimintatapaa tullaan muokkaamaan alkuvuodesta 2023 lain säännökset huomioiden.

Tarkastukset

Kalenterivuoden aikana tehtävät tarkastukset perustuvat toimintasuunnitelmaan, joka laaditaan seuraavaa vuotta edeltävän syksyn aikana. Suunnitelmaluonnos viedään kansliapäällikön käsiteltäväksi viimeistään alkaneen vuoden tammikuussa. Tarkastukset suunnitellaan palvelukokonaisuuksittain niiden johdon esitykset huomioiden.

Peruskaupungin osalta sisäisen valvonnan toimeenpanoa pyritään arvioimaan niin, että saman aihealueen tarkastus tehdään järjestelmällisesti kaikista yksiköistä, joissa tarkastuksen kohteena olevaa toimintaa on. Sisäisen valvonnan arvioinnissa pyritään hyödyntämään prosessikuvauksia, mikäli sellaiset on laadittu. Organisaatiomuutokset toisaalta edellyttävät usein uutta arviointia, koska toiminnassa tarvittavat valvontakeinot on aina rakennettava toiminnan perusteella ja siihen suhteutettuna.

Tarkastuksien yhteydessä tehtyjä havaintoja hyödynnetään kaupungin toimintakertomuksen sisäisen valvonnan selonteon taustamateriaalina. Myös palvelukokonaisuuksien, muiden yksiköiden ja tytäryhteisöjen vuosittain laatimia sisäisen valvonnan itsearviointeja käytetään vastaavalla tavalla selonteon taustamateriaalina. Itsearviointeja helpottamaan on toimisto laatinut palvelualueittain hyödynnettäviä valvontamatriiseja. Niiden päivittäminen tarpeen mukaan sekä vielä puuttuvien valvontamatriisien laatiminen jatkuu edelleen.

Kuntien sisäisen valvonnan arvioinnin painopiste siirtyi 2010-luvulla kaupunkikonsernin kaikkien toimintojen valvontaa painottavaan arviointiin. Syynä tähän oli osin nykyisen kuntalain konserniajattelua painottava näkökulma, osin Turun tytäryhteisöjen lukumäärän kasvu. Riittävän kokonaiskuvan saaminen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta konsernissa edellyttää tietoa tytäryhteisöjen soveltamista sisäisen valvonnan menetelmistä.

Tytäryhteisöjen sisäisen valvonnan ohjeistuksen ja valvontakeinojen olemassaolon karkean tason läpikäynti on toimiston keskipitkän aikavälin tavoite. Tytäryhteisöjen muut sisäisen valvontaan kohdentuvat tarkastukset suoritetaan joko kaupungin johdolta saadun määräyksen perusteella tai sopimalla tarkastuksesta tytäryhteisön johdon kanssa.

Tarkastushavaintojen raportointi

Sisäisen tarkastuksen käytössä olevaan Granite-työkaluun tallennettu raporttiluonnos suosituksineen toimitetaan kommentoitavaksi tarkastettuun yksikköön, minkä jälkeen se käsitellään tarkastusjohtajan ja kansliapäällikön yhteisessä palaverissa. Kansliapäällikön hyväksymät tarkastusraportit ja niiden perusteella mahdollisesti tehdyt päätökset lähetetään tiedoksi ja/tai toimenpiteitä varten tarkastetun toiminnon vastuuhenkilöille sekä palvelukokonaisuuden johdolle. Tytäryhteisöjä koskevien tarkastuksien raporttien käsittelystä sovitaan tapauskohtaisesti.

Tarkastushavaintojen ja niiden perusteella annettujen suositusten toteuttaminen pyritään käymään läpi vuoden sisällä varsinaisen tarkastuksen jälkeen. Jälkitarkastuksen avulla pyritään varmistumaan siitä, että annetut suositukset on käsitelty ja huomioitu asianmukaisesti.

Tarkastukset 2022

Vuoden 2022 aikana valmistui yhteensä 42 tarkastus- tai jälkitarkastusraporttia tai muuta selvitystä. Tarkastukset jakautuivat seuraavasti:

​

Kaikki palvelukokonaisuudet kattavasta tarkastuksesta kirjoitetaan raportit palvelukokonaisuuksittain sekä erillinen yhteenveto kaupungin ylimmälle johdolle.

Konsernihallintoon kohdennettuihin tarkastuksiin sisältyy suurelta osin tietosuojaa ja -turvaa koskevia tarkastuksia.

Vuoden 2022 merkittävimmät tarkastushavainnot koskivat seuraavia asioita:

• organisaatio- ja johtamisjärjestelmän sekä avainhenkilöiden muutoksien haasteita valvontakeinojen jalkauttamiselle
• käteistulojen seurantaa
• it-käyttövaltuushallintaa
• tietojärjestelmähankintojen riskien ja vaikutusten arviointia
• tietosuojaa ja -turvaa
• irtaimiston ja muun omaisuuden hallintaa ja rekistereiden ajantasaisuutta
• väkivalta- ja uhkatilanteisiin varautumista.

Tarkastustoiminnan arviointi ja kehittäminen

Tarkastuksien perusteella annettujen suosituksien toteutumista on seurattu jälkitarkastuksien yhteydessä lasketun toteumaprosentin avulla. Toteuma on vaihdellut aiemmin noin 70-80 %:n välillä, mikä tarkastuksien vaikuttavuuden mittarina on kohtuullisen hyvä arvo. Vuonna 2022 suosituksien toteuman keskiarvo oli 65 % (68 % vuonna 2021) jälkitarkastuksien perusteella laskettuna. Keskiarvoon vaikuttaa se, että ulkopuolisten palveluntuottajien – esimerkiksi Sarastia ja Tiera – toimintaan liittyviä suosituksia ei välttämättä saada toteutettua.

Graniten sähköisen tarkastustyökalun hankintaprojektin päätyttyä kesällä 2021, minkä jälkeen sitä pilotoitiin vuoden 2021 loppupuolella. Työkalu otettiin käyttöön kaikissa tarkastuksissa vuoden 2022 alusta. Vuoden 2022 alkupuolella työkalun käyttöä laajennettiin sisäisen valvonnan itsearviointeihin niin, että kaupungin palvelukokonaisuudet ja tytäryhteisöt laativat itsearviointinsa Granite-avusteisesti vuodesta 2022 lähtien.

Vuonna 2020 alkanut covid-epidemiasta johtunut etätyökäytäntö jatkui myös vuonna 2022.

Kehityskeskustelut

Kehityskeskustelut käydään vuosittain SAP-hr avusteisesti.

Talousarvio

Vuoden 2022 talousarvion toteuma oli noin 396.000 euroa (per 1.2.2023). Toiminnan määrärahat olivat reilut 434.721euroa. Toimiston henkilöresursseja on vähennetty viime vuosina jättämällä vapautuneet vakanssit täyttämättä. Työtehtäviä on tästä syystä järjestelty uudelleen käytettävissä olevien henkilötyövuosien sekä osaamisen puitteissa, mikä on tarkoittanut osaamisvaatimusten ja tehtävien vaativuuden kasvua kaikkien työntekijöiden osalta.

Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen:

Ehdotus​Kaupunginhallitus merkitsee yhteenvedon sisäisen tarkastuksen toiminnasta vuonna 2022 tiedoksi.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.