Palveluverkkojohtaja Minna Juselius ja vs. toimitilapäällikkö Pauliina Karjalainen 31.1.2023:

Tilahankkeiden hankesuunnitteluohje on perinteisesti kuvannut tilahankkeiden tarveselvityksen ja hankesuunnitelman sisällön sekä laadintaprosessien periaatteet, vastuut ja menettelytavat. Voimassa oleva tilahankkeiden tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohje on hyväksytty kaupunginvaltuustossa 26.2.2018 § 37. Ohje koskee kaikkia Turun kaupungin tilahankkeita.

Kaupungin organisaatio ja yksikkörakenne on muuttunut vuoden 2018 jälkeen ja tällä on ollut vaikutusta myös tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeissa määriteltyihin rooleihin ja vastuihin. Tämän lisäksi tilahankeprosessissa on havaittu kehittämistarpeita, joten ohjetta on ollut tarpeellista päivittää siltäkin osin.

Tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeen päivityksestä on vastannut palveluverkkojohtaja Minna Juseliuksen valmisteluryhmä, jonka ovat muodostaneet konsernihallinnon tilapalvelujen sekä kaupunkiympäristöpalvelujen kaupunkirakentamisen edustajat.​

Keskeisimmät muutokset kohdistuvat tilahankeprosessin sujuvoittamiseen ja päätösvaltarajoihin. Ohjeen päivittämisellä tavoitellaan selkeämpää prosessia, vaikuttavampaa yhteistyötä sekä tilahankkeen nopeampaa läpimenoaikaa.

Uudistetussa ohjeessa tilahanketyyppi määrittää valmisteluprosessin ja päätösvallan rajat. Tilahanketyypit jaetaan seuraavasti:

1.​​​Pieni hanke

2.​​​Iso hanke

3.​​​Hybridihanke

4.​​​Vuokrahanke

5.​​​Akuutti tilahanke

Pienistä hankkeista, jotka ovat kustannusarvioiltaan yli 0,2 M€ ja alle 3 M€, laaditaan hankekortti. Pienet hankkeet kerätään koontilistalle, jonka hyväksyy kansliapäällikkö. Yksittäisiä hankekortteja ei hyväksytä erikseen. Voimassa oleva hyväksymisraja pienten investointien koontilistan hankkeille on alle 1 miljoonaa euroa.

Isoista investointihankkeista, jotka ovat kustannusarvioltaan vähintään 3 miljoona euroa, laaditaan hankesuunnitelma. Erillistä tarveselvitystä ei enää laadita. Hankesuunnitelman hyväksyy kaupunginhallitus, kun sen arvo on 3-10 M€ ja kaupunginvaltuusto, kun sen arvo on yli 10 M€. Nykyhetkellä voimassa olevat vastaavat rajat ovat 1-3 M€ ja yli 3 M€. ​​​

Hybridihankkeella tarkoitetaan hanketta, joka sisältää merkittävän määrän sekä infrarakentamista että toimitilarakentamista. Hybridihankkeista laaditaan hankekortti tai hankesuunnitelma, jossa kuvataan infrarakentamisen ja tilahankkeen sisältö, laajuudet, yhteensovitettu aikataulu ja suunnitelma hankkeen toteuttamisesta. Hybridihankkeen päätöksentekotaso määräytyy hankkeen kokonaisarvon mukaisesti ja voidaan rahoittaa eri kustannuspaikoilta (toimitila- ja infrainvestoinnit).

Vuokrahankkeella tarkoitetaan hanketta, jossa tilantarve ratkaistaan vuokraamalla tilaa markkinoilta. Mikäli kyseessä on merkittäviä muutostöitä edellyttävä tilaratkaisu tai pitkäaikainen sitoumus, laaditaan hankkeesta hankesuunnitelma tarkoituksenmukaisessa laajuudessa. Vuokrahankkeen hyväksyy tilapalvelujohtaja, kun sen vuosivuokra on alle 300.000 €, kaupunginhallitus, kun sen vuoksivuokra on 300.000-600.000 € ja kaupunginvaltuusto, kun sen vuosivuokra on yli 600.000 €. Nykyhetkellä voimassa olevat vastaavat rajat ovat alle 200.000 €, 200.000-300.000 euroa ja yli 300.000 euroa /vuosi.

Akuutilla tilahankkeella tarkoitetaan hanketta, joka on kaupungin järjestämisvastuulla olevan palvelun tuottamisen kannalta välttämätöntä toteuttaa nopeutetussa aikataulussa. Akuuteista tilahankkeista ei laadita hankekorttia tai hankesuunnitelmaa. Päätöksen hankinnasta tekee saatujen tarjousten pohjalta edellä kuvattujen päätösvaltarajojen mukainen taho.

Laadittavia selvityksiä ja muodostuvia asiakirjoja tilahankeprosessissa ovat:

1.​​​Esiselvitys (laadinta käyttäjäosapuolen vastuulla)

3.​​​Pedagoginen/toiminnallinen suunnitelma (laadinta käyttäjäosapuolen vastuulla)

4.​​​Hankekortti (laadinta toimitilojen rakennuttamisen vastuulla)

5.​​​Hankesuunnitelma (laadinta tilapalvelujen vastuulla. Sisältää erilaisia selvityksiä mm. rakennuspaikkaan liittyen)

Uutena asiana ohjeessa on se, että erillisiä tarveselvityksiä ei enää laadita. Hankesuunnitelmassa yhdistyvät kuvaus tilatarpeesta sekä sen ratkaisemisesta. Hankesuunnitteluprosessin aikana määritellään ja esitetään tilahankkeen lähtökohdat, tiloihin liittyvät määrälliset ja laadulliset tarpeet, hankkeen tekniset seikat, tilojen sijainti, hankintatapa, aikataulu sekä kustannusarvion vaihteluväli.

Hankesuunnitelman uusi erityispiirre on se, että kustannusarvion sijaan hankesuunnitelmassa esitetään kustannusten vaihteluväli, joka määräytyy sen hetkisen hanketiedon määrän perusteella. Kustannushaarukan suuruuteen vaikuttaa mm. hankkeen kompleksisuus, tutkimusten ja selvitysten määrä ja laatu sekä teknisten ratkaisujen tarkkuustaso.

Lisäksi tilahankkeiden hankesuunnitteluohjeeseen on otettu uusina huomioon otettavina osioina mukaan:

• ​​​​​määrittely ja menettelytavat Integroidusta projektitoimituksesta (mm. allianssimalli)
• ​​​​​​määrittely ja menettelytavat hybridihankkeesta, jolla tarkoitetaan yhteishankkeena toteutettavaa infra- ja tilahanketta ​
• ​​​​​​akuutti tilahanke​
• ​​​​​​​viestintä ja viestintäsuunnittelu
• ​​​​​​​ilmasto ja energianäkökulmien huomioiminen hankkeissa
• ​​​​​​hankkeiden seuranta

Tilapalvelut vastaa tilainvestointiohjelman laadinnasta, kuten tähänkin asti.

Uuteen hankesuunnitteluohjeen liittyy muutoksia, jotka tulee huomioida myös hallintosäännössä. Hallintosääntömuutokset tuodaan kaupunginvaltuuston päätettäväksi erikseen.

Liite 1​Tilahankkeiden hankesuunnitteluohje

Oheismateriaali 1​Tilahankkeiden tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohje 26.2.2018 § 37

Kaupunginhallituksen ehdotus​

​Kaupunginvaltuusto hyväksyy liitteenä 1 olevan Tilahankkeiden hankesuunnitteluohjeen siten, että ohje korvaa 26.2.2018 § 37 hyväksytyn tilahankkeiden tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeen.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.