Uuden Turun yhteisvaikuttavan toiminta- ja johtamismallin kuvaus

Sartes, Ståhlberg, Malmivirta, Parkkunen, Marniemi

24.1.2023 v 1.0

Tämä dokumentti kuvaa Turun kaupungin vuoden 2023 alusta käyttöönotettavan toimintamallin (yhteisvaikuttava johtamis- ja toimintamalli – Uusi Turku) ja sen johtamismallin. Lisäksi kuvataan johtamisfoorumit, johtamisfoorumien tehtävät ja niiden suhteet muihin johtamisfoorumeihin sekä foorumien jäsenten roolit. Tämä dokumentti on voimassa 30.6.2023 saakka ja muutostarpeiden tunnistamisen kautta tehdyn uuden version hyväksyy kansliapäällikkö.

MUUTOSHISTORIA

Sisällys

1.   Taustaa   2

2.   Uuden Turun toimintamalli   2

3.   Johtamisfoorumit, niiden tehtävät   6

3.1   Johtamisfoorumit / johtoryhmät   7

3.1.1   Pormestariston johtamisfoorumit   7

3.1.2   Kaupungin johtoryhmä   7

3.1.3   Konsernihallinnon johtoryhmä   8

3.1.4   Integraation johto​ryhmä   8

3.1.5   Hyvinvoinnin johtoryhmä​   9

3.1.6   Elinvoiman johtoryhmä​   10

3.1.7   Kaupunkiympäristön johtoryhmä   10

3.1.8   Ikä- ja elinkaari sekä ilmiöjohtaminen   11

3.1.9   Muut yhteistyöryhmät​   12

4.   Etenemissuunnitelma 1.1.2023 – 30.6.2023:   12

1. Taustaa

Turun kaupungin tehtävänä on kuntalain 1§ mukaisesti edistää asukkaidensa hyvinvointia ja alueensa elinvoimaa sekä järjestää asukkailleen palvelut taloudellisesti, sosiaalisesti ja ympäristöllisesti kestävällä tavalla. Turun kaupungin keskeiset strategiset asiakirjat (Pormestariohjelma ja kaupunkistrategia) huomioivat erittäin hyvin yritys- ja ihmiskeskeisen elinvoiman ja hyvinvoinnin lisäämisen. Molempiin teemoihin liittyen on tunnistettu ja määritetty kymmeniä strategisia päämääriä ja tavoitteita.​ Silti kaupungin horisontaalisille strategisille päämäärille ja tavoitteille ei voida tunnistaa selkeää omistajuutta, tästä johtuen kaupungin nykymuotoisella organisaatiorakenteella ja toimintamalleilla ei ole riittävää kyvykkyyttä toimeenpanna strategioita. Kaupunki kykenee vastaamaan erittäin hyvin yhteen palveluun rajoittuviin haasteisiin, mutta kovin huonosti horisontaalisiin tarpeisiin/haasteisiin. ​Näitä havaintoja tukivat keväällä 2022 tehdyt johtoryhmien haastattelut sekä ihmiskeskeisen kunnan johtamisen valmennusohjelmassa (Majakka) tehdyt havainnot sekä johdon yhteisesti tunnistamat toimenpiteet.

Uuden Turun toimintamallin tavoitteena on parantaa Turun kaupungin kokonaisjohtamista.

2. Uuden Turun toimintamalli

Yhteisvaikuttavan toiminnan tasot

Toimintamallissa on kolme johtamisen tasoa (Kuva 1). Yhteisvaikuttava (taso 1, strateginen) johtaminen johtaa kaupungin kokonaisuutta sovittaen yhteen hyvinvoinnin, elinvoiman ja rakennetun ympäristön näkökulmat. Strategisten linjausten pohjalta (taso 2, taktinen) asiakastarpeet ja palvelutarjooma sovitetaan yhteen resurssiviisaasti ja kaupunkitasoisesti. Asiakas ohjataan oikeisiin palveluihin oikeaan aikaan (taso 3, operatiivinen) tukien asiakkaan omasta hyvinvoinnista huolehtimista.

Kuva 1: Yhteisvaikuttavan johtamisen tasot

.

Käsitteitä

Toimintamallissa asiakkaalla tarkoitetaan kaikkia niitä asukkaita, vierailijoita tai yrityksiä ja yhdistyksiä, jotka käyttävät tai tuottavat palveluverkossa toteutettavia palveluita. Palvelulla tarkoitetaan kaikkia niitä varsinaisia, tukevia ja mahdollistavia palveluja, keinoja sekä toimenpiteitä, joihin tarvitaan resursseja kuten henkilöstöä, tiloja, maa-aluetta tai laitteita, joilla edistetään asukkaiden hyvinvointia sekä kaupungin elinvoimaa. Palveluita tämän määritelmän mukaisesti ovat mm. kirjojen lainaaminen, biologian oppitunti, asemakaavoitus, Ruisrock, lumen auraus, nuorten asiakasohjaus, ilmanlaadun mittaus, Ispoisten pulkkamäki, puunkaatolupa, kävely lähiluonnossa, Valon polku jne. Palveluverkolla tarkoitetaan kaikkea sitä fyysistä ja digitaalista toimintaympäristöä, jossa edellä mainitut palvelut määritelmän mukaisesti toteutuvat sovituilla aukioloajoilla ja resursseilla.

Yhteisvaikuttava toimintamalli

Kuva 2: Yhteisvaikuttava toimintamalli

Yhteisvaikuttava toimintamalli otetaan käyttöön vaiheittain koko kaupungissa. Strategia ja sen painopisteet määrittävät ratkaistaanko asukas ja asiakastarpeet horisontaalisten teemojen/segmenttien kautta tai palvelukokonaisuuksien johtamisen kautta.

Integraatiota tarvitaan yhteensovittamiseen

Integraatio tukee palvelutuotantoa ja kehittämistä tiedonhallinnalla sekä keräämällä asiakastapahtumien kautta tietoa toiminnan vaikuttavuudesta. Asiakastarpeiden täyttymistä ja toimenpiteiden vaikuttavuutta mitataan ja niistä syntynyt tieto palautuu kaupungin ohjauksen ja johtamisen käyttöön (kuva 2).

Kuva 3: Yhteisvaikuttava johtamis- ja kehittämismalli

Uuden Turun toimintamallia johdetaan ja sen toimintaa kehitetään kuvan 3 mukaisella johtamis- ja kehittämismallilla. Yhteisvaikuttavan johtamis- ja kehittämismallin ytimenä ovat ihmisten ja yritysten tarpeet. Uusina elementteinä toimintamallissa ovat ihmisten ja yritysten tilannekuvat sekä kyky reagoida ketterästi muutoksiin.

Kuva 4, Johtamisen näkökulmat

Koko kaupungin johtamisen tasolla toimintaa tarkastellaan hyvinvoinnin, kaupungin/yritysten elinvoiman sekä näitä tukevan kaupunkiympäristön näkökulmista. Toiminnan resursseja sekä kehittämistä tarkastellaan perinteisen tuotantonäkökulman lisäksi horisontaalisesta asiakasarvon näkökulmasta. Kärkihankkeet ovat keskeisiä toimenpiteiden kehittämisessä.

Kuva 5, Yhteisvaikuttavan johtamisen tasot

Integraatio kaupunkitasolla

Integraatio kaupunkitasolla sovittaa yhteen edellä kuvatut johtamisen näkökulmat sekä linjaorganisaation ja horisontaalisen johtamisen. Integraatio tarkoittaa asiakastarpeiden kokonaisvaikuttavaa täyttämistä yli organisaatiorajojen. Integraatiolla ohjataan palvelutuotantoverkostoa ja varmistetaan, että palvelutuotanto toteutuu kuntalain 1§:n ja 8 §:n tarkoittamalla tavalla sekä kaupungin asettamien tavoitteiden mukaisesti mahdollistamalla hyvinvoinnin, elinvoiman ja kaupunkiympäristön erikseen ja yhdessä tapahtuvan yhteisvaikuttavan johtamisen. Integraatio sovittaa taktisen ja operatiivisen tason yhteisvaikuttavan johtamisen toisiinsa sekä toimii yhdyspintana strategisen tason johtamiseen.

Kehittämistä johdetaan systemaattisesti ja projektien resursointia ja tavoitteita tarkastellaan minimissään kerran vuodessa ja tällöin on mahdollistettava tekemisen uudelleen suuntaaminen. Projektien tuotosten saaminen osaksi pysyvää toimintaa tulee olla keskeinen tavoite ja se pitää varmistaa ennen projektien ja hankkeiden käynnistämistä. Samoin tulee tunnistaa mahdollisimman ajoissa tarpeet ja toimenpiteet, joiden on jatkossa syytä olla pysyviä. Näitä ei pidä hoitaa hankkeiden ja hankerahoituksen kautta.

Asiakkaan tarpeen täyttämisessä koko kaupunki toimii yhdessä resurssiviisaan ratkaisun aikaansaamiseksi. Yhteiset palvelut tukevat kokonaisvaltaisesti kaupunkitasoista toimintamallia ja niiden toiminta sovitetaan tätä toimintamallia tukevaksi ja määritellään roolit johtamisfoorumeissa.

Kaupungin keskeisten resurssien (tilat, henkilöstö, osaaminen, laitteet, tarvikkeet) pitää jatkossa paremmin vastata palvelutarpeisiin. Osana toimintamallia ovat mm. tilannekuvajohtaminen, ikäkaari/ilmiöjohtaminen, verkostojohtaminen sekä osallisuuden ja osallistamisen kyvykkyydet.

Integraatiota tukee palvelustrategia sekä sen alastrategiana mm. tilastrategia, joita valmistellaan vuoden 2023 aikana.

Integraatiotoiminnon tehtävä/tarkoitus

Integraatiotoiminnon (ent. järjestäminen) tarkoituksena on koordinoida palvelualueiden ylimenevää yhteisvaikuttavaa kaupunkitasoista palvelu- ja resurssiverkon suunnitteluprosessia. Integraatiotoiminto ohjaa kaupunkitasoista asiakasohjausprosessia. Integraatiotoiminto omistaa kaupunkitasoisen asiakkuuden hallinnan, palvelu- ja palveluverkonhallinnan monituottajamallissa.

Integraatiotoiminnossa luodaan ja otetaan käyttöön

•kaupunkitasoisen ja yhteisen asiakashallinnan toimintamalli

•kaikkikanavaisen asiakaspalvelun ja asiakasneuvonnan toimintamalli.

•kaupunkitasoinen tietopohja asiakastarpeista, asiakasmääristä, asiakkuuksista, palveluista, palveluverkosta sekä palveluiden tuottamiseen käytettävistä resursseista ja palvelutuottajista.

Integraation toimintamallien kautta saadaan tietoa palvelujärjestelmän toimivuudesta asiakaskokemusta ja -ohjaustietoa hyödyntäen. Toimintamallit luovat kaupunkitasoisen tavan tunnistaa tarpeet sekä tietoa hallita resurssiviisaasti palveluita, palveluverkkoa ja palvelutuottajia monituottajamallissa.

3. Johtamisfoorumit, niiden tehtävät

Seuraavassa kuvataan kaupungin johtamisfoorumit. Jokaiselle johtamisfoorumille on määritelty tässä vaiheessa sen johtamat yleiset/yhteiset tehtävät. Yksityiskohtaiset / sisällölliset tehtävät määrittyvät tarkemmin työn mukana ja arvioidaan loppukeväällä 2023.

Johtamisfoorumien periaatteita

Johtamisfoorumien koko pyritään pitämään noin 10 henkilössä. Johtamisfoorumin jäsenillä on näkökulma ja/tai rooli johtamisfoorumissa: omistaja, valmistelija, asiantuntija, kehittämisestä vastaava jne. Nyt kuvattavissa johtamisfoorumissa edustaja voi olla palvelukokonaisuuden johtaja tai hänen nimeämänsä asiantuntija. Johtoryhmien jäsenten tarkemmat roolit ryhmissä kuvataan alkuvuonna 2023. Kevään aikana arvioidaan sekä ryhmien kokoonpanoa että rooleja, ja niitä muokataan tarpeen mukaan.

Johtamisfoorumien asialistat sekä muistiot ovat nähtävillä eri johtamisfoorumeissa. Tällä pyritään tehokkaampaan osallistujien ajankäyttöön, jolloin asiat/päätökset ovat luettavissa eikä tiedon saaminen edellytä jäsenyyttä foorumissa. Jokaisella roolilla / osallistujalla on tehtävä viestiä ja saada toimintaa aikaiseksi omassa organisaatiossa​. Jokaisessa foorumissa tulee tunnistaa, missä ja miten päätökset tehdään ja asiat etenevät. ​

Johtamisfoorumien asialistoille nimetään omistaja (usein puheenjohtaja) sekä listan valmisteluryhmä. Foorumin jäsenten edellytetään tuovan listalle / valmisteluryhmälle sisältöä ja syötteitä omasta organisaatiostaan tai yhteistyöverkostoista. Asialistat ja muistioille luodaan paikka ja näkyvyys (linkitykset) Dotkuun ja Joutsenetiin. Asialistoille luodaan yhteinen rakenne, joissa varmistetaan näkyvyys muiden foorumien listoihin.

Poikkihallinnollisissa foorumeissa kriittiseksi muodostuu sopiminen

(a) mihin linjaorganisaation päätöksentekoon/-elimeen asia viedään ja

(b) missä foorumissa päätetään poikkihallinnollisten asioiden linjaukset ja linjausten mahdollisesta muuttamisesta

Tavoitteena on, että samaa asiaa ei käsitellä useassa johtamisfoorumissa. Asialistoilla on yhtenäinen rakenne sekä näkyvyys muiden foorumien muistioihin ja päätettyihin asioihin.​ Johtamisfoorumiin kuuluvilla on velvoite nostaa asialistalle foorumille kuuluvia asioita.

Johtamisfoorumeihin voidaan nimetä myös kaupungin ulkopuolisia edustajia, jotka eivät välttämättä osallistu kaikkiin kokouksiin, Heidän mukana ollessaan käsiteltävät asiat suunnitella siten, että ulkopuolisten osallistujien osallistuminen on huomioitu (sisäisten asioiden käsittely minimissään).

Aikataulullisesti johtamisfoorumien ja niissä käsiteltävien aikataulut on sovitettava yhteen lautakuntien, kaupunginhallituksen sekä -valtuuston aikataulujen mukaan (kaupunginsihteerit). Yhteys vuosijohtamiseen on oleellista.

.1 Johtamisfoorumit / johtoryhmät

.1.1Pormestariston johtamisfoorumit

Laajennettu pormestaristo -johtamisfoorumin (Dnro 1129-2022) tehtävänä on käsitellä kaupunginhallituksen tai -valtuuston päätettäväksi meneviä poliittisia linjauksia edellyttäviä asioita​. Pormestaristo omistaa pormestariohjelman ja vastaa sen valmistelusta, yhteensovittamisesta ja kommunikoinnista organisaatiolle. Pormestariohjelman pohjalta määritellään myös kärkihankkeet.

Lisäksi apulaispormestarit toimivat puheenjohtajina neljässä foorumissa: Lasten ja nuorten verkosto (Dnro 5812-2022), Maahanmuuton johtoryhmä (Dnro 14040-2021), Työllisyyden johtoryhmä (Dnro 2655-2022) sekä Rakennuttamisasioiden foorumi.

Jatkossa pormestarien / apulaispormestarien vetämien johtamisfoorumien luonne ja tavoite on enemmän sidosryhmäyhteistyöhön ja kaupungin ulkopuolisiin yhteistyötahoihin keskittyvä toimintamalli.

.1.2Kaupungin johtoryhmä

Virkaorganisaation ylimpänä johtamisfoorumina toimii kaupungin johtoryhmä, joka kokoontuu n. kahden viikon välein

Tehtävät:

•Kaupungin kokonaisjohtaminen sisältäen toiminnan (hyvinvointi, elinvoima ja rakennettu ympäristö) yhteensovittamisen johtamisen

•Tekee ylätason linjaukset yhteisvaikuttavan johtamisen ja linjajohtamisen välillä.

•Vastaa kärkihankkeiden tavoitteiden ja toimenpiteiden kokonaisohjauksesta.​

Kokoonpano:

•Pormestari (pj)

•Apulaispormestarit

•Kansliapäällikkö ​

•Omistajaohjausjohtaja​

•Elinvoimajohtaja​

•Integraatiojohtaja​

•Yhteysjohtaja

•Kaupunkiympäristöjohtaja​

•Kasvatus- ja opetusjohtaja​

•Vapaa-aikajohtaja​

•Hallintojohtaja​

•Talousjohtaja​

•Tutkimusjohtaja

•Viestintäjohtaja​

•Henkilöstöjohtaja

•Strategia- ja kehittämisjohtaja

•Johtava kaupunginsihteeri

•Kaupunginsihteerit

.1.3Konsernihallinnon johtoryhmä

Tehtävät:

•Valmistelee kaupungin johtoryhmän listaa

•Toiminnan yhteensovittamisen johtaminen

Kokoonpano:

•Kansliapäällikkö (pj), listan omistaja

•Hallintojohtaja

•Integraatiojohtaja

•Omistajaohjausjohtaja

•Elinvoimajohtaja

•Kaupunkiympäristöjohtaja

•Tarvittaessa:

otalousjohtaja

ohenkilöstöjohtaja

ostrategia- ja kehittämisjohtaja

omuut mahdolliset tarvittavat tahot

.1.4Integraation johto​ryhmä

Integraation johtoryhmä kokoontuu n. kahden viikon välein. Kokoontumisfrekvenssi arvioidaan kevään 2023 aikana.

Tehtävät:

•Ohjaa ja seuraa yhteisvaikuttavan johtamisen ja linjajohtamisen toteutumista

•Valmistelee hyvinvoinnin, elinvoiman ja rakennetun ympäristön yhteiset asiat kaupungin johtoryhmälle sekä toimeenpanee ja seuraa niiden toteutumista. ​

•Ohjaa integraation keskeisten kaupunkitasoisten prosessien (asiakkuuden-, palveluiden- ja palveluverkon- sekä resurssienhallinnan) toimeenpanoa ja niiden tiedonhallinnan kehittämistä toiminnan tarpeiden prioriteettien mukaisesti.

•Vastaa kärkihankkeiden tavoitteiden ja toimenpiteiden yhteisvalmistelusta ja -vaikuttavuudesta. ​

•Priorisoi kaupunkitasoista kehittämistä ja kehittämisprojekteja. ​

•Vastaa kaupunkitasoisen kehittämisen yhdenmukaisuudesta, kaupunkitasoisen tarvesalkun hallinnasta sekä kehittämisen seurannasta​

•Koordinoi yhteisvaikuttavaan johtamiseen kohdennetun budjetin käyttöä

•Varmistaa salkunhallinnalla sekä yhteisvaikuttavassa kehittämisessä että tuotantoyksikkökohtaisessa kehittämisessä projektien kokonaishallinnan.​

•Koordinoi ulkoista rahoitusta ja operoi sekä ohjaa kehittämisen hallintaa kaupungin kehittämismallin mukaisesti.

Kokoonpano:

•Integraatiojohtaja (pj), listan omistaja

•Järjestämispäällikkö

•Kärkihankejohtaja

•Strategia- ja kehittämisjohtaja

•Elinvoiman edustus Pipa Turvanen

•Kasvatuksen ja opetuksen palvelukokonaisuuden edustus Anu Parantainen

•Liikuntapalveluiden edustus Markus Kalmari

•Kulttuuri- ja nuorisopalveluiden edustus Outi Kari-Granfors (kevät 2023)

•Kaupunkiympäristöpalvelukokonaisuuden edustus

•Tutkimusjohtaja

•Tarvittaessa:

oAsiakkuusjohtaja

oPalveluiden hallinnan johtaja

oPalveluverkkojohtaja

oToiminnanohjausjohtaja

oYhteisten palvelujen edustus

•Valmisteluryhmä: Into (integraatiojohtamisen johtoryhmä) ja kehittämispalvelujen edustus

.1.5Hyvinvoinnin johtoryhmä​

​Hyvinvoinnin johtoryhmä kokoontuu n. kahden viikon välein. Kokoontumisfrekvenssi arvioidaan kevään 2023 aikana.

Tehtävät:

•Johtaa ja seuraa kaupungin ja kaupunkilaisten hyvinvoinnin tilaa, välineinä mm. hyvinvointikertomus, hyvinvointitutkimukset ja selvitykset

•Johtaa hyvinvoinnin ja terveyden edistämistä sekä linjaa ja priorisoi hyvinvoinnin kehittämisteemat kokoamalla yhteen horisontaalisista johtamisfoorumeista tulevat kehittämiskokonaisuudet.​

•Priorisoi ja päättää mitä asioita pitää ratkaista sekä välittää asian valmisteluun integraatiotoiminnalle

•Muodostaa hyvinvoinnin tilannekuvan ja päättää puuttuvien tilannekuvien aikaansaamisesta

•Ohjaa hyvinvoinnin kärkihankkeita

•Päättää tilannekuvajohtamisprosessin käynnistämisestä ja sen aikataulusta.​

•Valmistelee asioita hyvinvoinnin lautakunnalle sekä tarvittaessa kulttuuri- ja nuorisolautakuntaan, liikuntalautakuntaan, kaupunkiympäristölautakuntaan, kasvatus- ja opetuslautakuntaan​

​Kokoonpano​:

•Integraatiojohtaja (pj), listan omistaja

•Apulaispormestari

•Järjestämispäällikkö

•Hyvinvoinnin kehittämispäällikkö

•Liikuntapalveluiden edustus

•Kulttuuri- ja nuorisopalveluiden edustus

•Elinvoiman edustus Riitta Uitto

•Kasvatuksen ja opetuksen palvelukokonaisuuden edustus Liliane Kjellman, varalla Vesa Kulmala

•Kaupunkiympäristöpalvelukokonaisuuden edustus Mari Helin / Sirpa Korte

•kaupunginsihteeri Antti Perälä

•Tarvittaessa

oAsiantuntija(t) HyTe-tiimistä, työllisyydestä, kotoutumisesta

oYhteisten palvelujen edustus

oKulttuurin kärkihankkeen hankejohtaja

oYhteisöllisyyden, hyvinvoinnin ja asuinalueiden tasapainoisen kehittämisen kärkihankkeen hankejohtaja

Puhe- ja läsnäolo-oikeus:

oKaupunkitutkimusjohtaja

•Valmisteluryhmä: pj, Hyte-tiimi, järjestämispäällikkö

.1.6Elinvoiman johtoryhmä​

​ Elinvoiman johtoryhmä kokoontuu noin kahden viikon välein. Kokoontumisfrekvenssi arvioidaan kevään 2023 aikana.

Tehtävät:

•Johtaa ja seuraa kaupungin ja seudun elinvoimaa, jota luovat veto-, pito- ja valovoima, välineinä mm. yritys-EVA, yritysbarometri, kaupungin vetovoima- ja imagotutkimukset sekä muut selvitykset​

•Johtaa elinvoiman edistäviä toimia sekä linjaa ja priorisoi kehittämisteemat kokoamalla yhteen horisontaalisista johtamisfoorumeista tulevat kehittämiskokonaisuudet huomioiden työllisyyspalvelut (TE 2025 uudistus), matkailu-, kulttuuri- ja tapahtumatoiminnan​

•Priorisoi ja päättää mitä asioita pitää ratkaista sekä välittää asian valmisteluun integraatiotoiminnalle

•Muodostaa elinvoiman ja yritysten tilannekuvan ja päättää puuttuvien tilannekuvien luomisesta.

•Ohjaa elinvoiman kärkihankkeita

•Päättää tilannekuvajohtamisprosessin käynnistämisestä ja sen aikataulusta.​

•Valmistelee asioita kaupunginhallitukseen ja kasvatus- ja opetuslautakuntaan, sekä tarvittaessa kulttuuri- ja nuorisolautakuntaan, liikuntalautakuntaan ja kaupunkiympäristölautakuntaan. Lisäksi toimii yhteistyössä konserniyhtiöiden, työllisyyspalvelujen muutosryhmän, seutuyhteistyöfoorumien kanssa.

​Kokoonpano:​

•Elinvoimajohtaja (pj)​, listan omistaja

•Pormestari

•Omistajaohjausjohtaja

•Kaupunkisuunnittelujohtaja

•Integraatiotoiminnon edustus, Minna Sartes

•Kaupunkiympäristöpalvelukokonaisuuden edustus Jyrki Lappi varalla Leena Salmelainen

•Kasvatuksen ja opetuksen palvelukokonaisuuden edustus Hannu Immonen varalla Jussi Paavola

•Science Parkin edustus Tom Palenius

•TE2025 edustus, Pipa Turvanen

•Liikuntapalveluiden edustus Markus Kalmari

•Kulttuuri- ja nuorisopalveluiden edustus Arto Valkama

•Tutkimusjohtaja

•kaupunginsihteeri

•Tarvittaessa:

oYhteisten palveluiden edustus​

oYhteysjohtaja Matti Niemi varalla Karoliina Kariluoma

oKärkihankejohtaja

oKeskustan kehittämisen kärkihankkeen hankejohtaja

oOsaamisen kärkihankkeen hankejohtaja

Puhe- ja läsnäolo-oikeus:

oKaupunkitutkimusjohtaja

•Valmisteluryhmä: pj, elinvoiman edustaja(t), johdon tuen erityisasiantuntija, muut tarvittavat tahot

.1.7Kaupunkiympäristön johtoryhmä

Kaupunkiympäristön johtoryhmä kokoontuu oin kahden viikon välein. Kokoontumisfrekvenssi arvioidaan kevään 2023 aikana.

Tehtävät:

•Johtaa ja seuraa kaupunkirakenteen ja rakennetun ympäristön kehittymistä ja kehittämistä hyvinvointia ja elinvoimaa tukevaksi välineinään mm. yleis- ja maakuntakaavat, asemakaavat, MAL-sopimus ja investointiohjelma

oJohtamisen näkökulmana mm. maankäyttö, liikenne ja liikkuminen, kestävä kehitys ja ilmastoasiat.​

•Johtaa rakennetun ympäristön kehittämistä sekä linjaa ja yhteensovittaa horisontaalisista johtamisfoorumeista tulevat rakennettuun ympäristöön kohdistuvat kehittämistarpeet.​

•Päättää hyvinvoinnin ja elinvoiman näkökulmasta tunnistettujen kaupunkiympäristöä koskevien asioiden ratkaisemisesta sekä välittää asian valmisteluun integraatiotoiminnalle tai/ja kaupunkiympäristöpalvelukokonaisuuden johtoryhmälle

•Ohjaa kaupunkiympäristön kärkihankkeita

•Muodostaa palveluverkon kokonaiskuvan ja päättää puuttuvien tilannekuvien luomisesta.

•Valmistelee asioita kaupunkiympäristölautakuntaan ja tarvittaessa rakennus- ja lupalautakuntaan sekä liikuntalautakuntaan. Lisäksi toimii yhteistyössä seudullisen MAL ryhmän ja seudullisen joukkoliikennelautakunnan, L-S:n jätehuoltolautakunnan kanssa.

​Kokoonpano:​

•Kaupunkiympäristöjohtaj​a (pj), listan omistaja

•Apulaispormestari

•Kaupunginsihteeri Pia Bergström

•Omistajaohjausjohtaja

•Kaupunkisuunnittelujohtaja​

•Elinvoimajohtaja

•Ilmastojohtaja

•Integraatiotoiminnan edustus Minna Juselius

•Tilajohtaja

•Tutkimusjohtaja

•Asiantuntijat kaupunkiympäristön palvelukokonaisuudesta

•Tarvittaessa mm:

oYhteisten palveluiden edustus​

oKärkihankkeiden edustus

oElinvoiman muu edustus

oLiikuntapalveluiden edustus

oKasvatuksen ja opetuksen palvelukokonaisuuden edustus Timo Jalonen

oTiedepuiston kärkihankkeen hankejohtaja

oMuut mahdolliset tarvittavat tahot

•Puhe- ja läsnäolo-oikeus:

oKaupunkitutkimusjohtaja

•Valmisteluryhmä: pj, kaupunkiympäristön ja palveluverkon asiantuntijat, kaupunkiympäristön palvelukokonaisuuden hallintojohtaja, asiantuntijasihteeri (kehittämispäällikkö)

.1.8Ikä- ja elinkaari sekä ilmiöjohtaminen

Horisontaalisten teemojen (ikä-/elinkaari, ilmiöt) ympärille määritellään omistajat ja kootaan kunkin teeman keskeiset kaupunkitasoiset toimijat (= teeman johtamisfoorumi). Nämä foorumit ohjaavat teeman kehittämiskokonaisuuksia, joille myös määritellään resurssit poikkihallinnollisesti kaupungin kehittämismallin mukaisesti. Palvelualueet toteuttavat sekä horisontaalisen että linjaputken mukaisia asioita. Palvelualuetasoiset asiat johdetaan nykyisen palvelualueiden johtamis- ja kehittämismallin mukaisesti.

Erillisistä ikä- ja elinkaari sekä ilmiöiden johtamista edustavista ohjausryhmistä päättää kansliapäällikkö kaupungin johtoryhmän linjausten pohjalta.

Tehtävät:

•Käsittelee ja edistää konkreettisia asioita edellä kuvattujen johtamisfoorumien ohjauksessa. Valmistelee asioita hyvinvoinnin, elinvoiman ja rakennetun ympäristön johtoryhmille

•Toteuttaa tilannekuvajohtamisen toimintamallia sovitusta horisontaalisesta näkökulmasta

•Muodostaa ja resursoi tarvittavat kehittämiskokonaisuudet ja päättää niiden omistajat edellä mainittujen johtoryhmien ohjauksesta

Kokoonpano:

•Koostuu pääasiassa palvelualuejohtajista ja palvelualueiden johtoryhmien jäsenistä sekä asiantuntijoista

•Yhteisten palvelujen edustus mukana perustelluista syistä​

•Pysyvyyden/määräaikaisuuden määrittely​

•Raportoi "toimeksiantojen" etenemisestä ja asioiden valmistelu ylemmille johtamistasolle​

•Päätöksenteko ja käytännön toteutus linjaorganisaation resursseilla​

•Linjaorganisaatiossa koordinoidaan palvelujen tuotantotavan hallintaa eli myös muiden kuin kaupungin omaa toimintaa​ tulee tarkastella toimenpiteiden toimeenpanossa ja suunnittelussa

​

Esimerkkejä horisontaalisista ohjausryhmistä: ​

•Ikä- ja elinkaarijohtamiseen liittyvät ohjausryhmät (ryhmä toistaiseksi pysyviä, asiat vaihtuvat ja muuttuvat)​

oLapset ja Nuoret ohjausryhmä nimetään alkuvuonna 2023. Tehtävät

•Tarkastelee tietoon pohjautuen lasten ja nuorten ikäkautta ja tekee tilannekuva-arviota sekä asettaa tavoitteet kaupunkitasoisten raamien puitteissa ja tekee esitykset kehittämishankkeista

•Kehittämishankkeet hyväksytään ja priorisoidaan integraatio- tai kaupungin johtoryhmässä

•Kehittämishankkeiden johtaminen

•Valmistelee asioita ja kokoaa havaintoja esim. hyvinvoinnin johtoryhmälle, apulaispormestarien vetämälle Lasten ja nuorten hyvinvointiverkostolle

•kokoonpano sisältää edustajat mm. varhaiskasvatuksesta, perusopetuksesta, toisen asteen koulutuksesta, nuoriso-, liikunta- ja kirjastopalveluista, kaupunkisuunnittelusta. konsernihallinnon Hyte tiimistä​

oTyöikäiset & Ikääntyvät​ ikäkaaren mukaisten ryhmien valmistelu aloitetaan keväällä 2023​

•Ilmiöjohtamisfoorumit (määräaikaisia, tilannekuvan pohjalta, joustavasti koottavia)​

oSegregaatio, alueellisen kehittämisen foorumi​

oTyöllisyys​

​

.1.9Muut yhteistyöryhmät​

Olemassa olevien yhteistyö- ja ohjausryhmien funktio tarkastellaan ja niiden suhteet johtamisfoormeihin määritellään.

Tukipalvelut koordinoidaan osaksi yhteisvaikuttavaa johtamista

Lisäksi voi olla muita yhteistyöryhmiä. Niille pitää kuitenkin kuvata tavoite, tehtävä sekä kesto ja linkitys johonkin yllä mainituista johtamisfoorumeista (omistajuus yhdellä johtamisfoorumilla, vaikka voi vaikuttaa useaan). Ei siis ole tarkoitus kieltää ihmisiä kokoontumasta ja keskustelemasta, jos sille on tarve ja tarkoitus, mutta siitä on tehtävä näkyvää mahdollisten päällekkäisyyksien välttämiseksi.

4. Etenemissuunnitelma 1.1.2023 – 30.6.2023:

Alkuvuonna 2023 käynnistetään edellä mainitut johtoryhmät. Johtoryhmien toimintatavat ja niiden yhdenmukaisuus varmistetaan tarvittavilla johtoryhmien koulutustapahtumilla. Johtoryhmien tarvitsemat valmistelu- ja kokousresurssit nimetään. Olemassa olevien ryhmien tarpeellisuus arvioidaan, niiden tehtäviä liitetään uusiin ryhmiin ja päällekkäiset lakkautetaan.

Palvelukokonaisuuksien ja konsernihallinnon yksiköiden tehtävät kirjoitetaan osaksi yhteisvaikuttavaa toiminta- ja johtamismallia yksiköiden toimesta ja kaupunkiyhteisesti tuettuna. Viestinnän rooli ja tehtävät johtamisfoorumeissa arvioidaan kevään aikana, viestintä kuuluu myös johtamisfoorumeiden asiantuntijoiden tehtäviin.

Strategia- ja ohjelma-asiakirjat tunnistetaan ja niiden liittyminen johtamisfoorumeihin kuvataan. Asiakirjojen hierarkia kuvataan. Vahvistetaan pormestariohjelman tavoitteiden yhteistä suunnittelua ja toteutumisen seurantaa ja arviointia. Päätetyn hierarkian mukaisesti luodaan palvelustrategia (asiakkuus- ja palvelustrategia) sekä päivitetään tilastrategia. Omistajafoorumien määrittely kaupungin johtoryhmän ja elinvoima-, hyvinvointi- ja kaupunkiympäristöjohtoryhmän kesken sekä sisällöllisen seurannan ottaminen osaksi johtamisen vuosikelloa.

Pormestarimallin väliarviointi tehdään kevään 2023 aikana.

Vuosijohtamisen toimintamalli ja siihen liittyvä vuosikello sovitetaan yhteisvaikuttavan toiminta- ja johtamismallin mukaiseksi ja sitä ensivaiheessa tarkastellaan Uuden Turun valmistelussa käytettyjen segregaation, TE-uudistuksen sekä nuorten häiriökäyttäytymisen näkökulmista. Näkökulmille nimetään omistajat ja perusteet omistajuuksille.

Lasten ja nuorten segmentin johtamismalli sekä segregaation horisontaalinen johtaminen käynnistetään sekä valmistellaan työikäisten sekä ikäihmisten segmentin johtamismallia mahdollisesti syyskaudella tapahtuvaa käynnistämistä varten.

Integraatiotoiminnan omistamien kaupunkiyhteisten asiakkuudenhallinnan, asiakasohjauksen- ja neuvonnan, palveluiden- ja palveluverkonhallinnan sekä toiminnanohjauksen ja tilannekuvajohtamisen toimintamallimäärittelyt käynnistetään tai määrittelyjä jatketaan. Edellä mainitut toimintamallit käyttöönotetaan vaiheittain ja ensimmäisessä vaiheessa kaupunkiyhteiset toimintamallit otetaan käyttöön yleisohjauksen, nuorten sekä yritysten osalta.

Tonttituotannon ja -varannon sekä tarjonnan osalta aloitetaan tarkoituksenmukaisen toimintamallin arviointi ja näkökulman muuttaminen prosessinäkökulmasta ihmis- ja yrityskeskeiseen suuntaan.

Huhtikuun 2023 aikana aloitetaan toimintamallin muutostarpeiden tunnistaminen sisältäen johtoryhmien toiminnan sekä jäsenten roolin arvioinnit. Muutokset kirjataan toukokuun aikana ja toimintamallin seuraava versio syyskaudelle 2023 hyväksytään kansliapäällikön toimesta kesäkuun loppuun mennessä.

Seuraavaan vaiheen etenemissuunnitelmaan 1.7 – 31.12.2023 on ainakin tulossa vuoden 2025 jälkeen olevan lautakuntarakenteen vaihtoehtojen selvitystyön käynnistäminen.