Konsernihallinnon hankintapalvelut, projektipäällikkö Tapani Järvinen:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia Turun kaupungin, Turku Science Parkin ja Visit Turku Archipelagon mainostoimistopalveluista ajalle 1.2.2023(tavoite) – 31.1.2025, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa Tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin kahdella (2) yhden (1) vuoden pituisella optiokaudella.

Hankinnassa on kysymys palveluhankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Hankinta koskee kahta osakokonaisuutta:

1.Turun kaupungin bränditoimistopalvelut, strateginen kumppanuus markkinoinnin suunnittelussa ja toteutuksessa sekä visuaalisen ilmeen päälinjojen kehittäminen,

2.Turun kaupungin, Turku Science Park Oy:n ja Visit Turku Archipelago Oy.n mainostoimistopalvelut, painottuen markkinointimateriaalien tuotannolliseen suunnitteluun ja toteutukseen.

Kyseessä on rajoitettu kaksivaiheinen menettely, jossa osallistumisvaiheesta valittiin Turun kaupungin hankintapäällikön päätöksellä 23.11.2022 § 136 osakokonaisuuteen 1 viisi parhaat pisteet kerännyttä ehdokasta ja osakokonaisuudessa 2 kuusi parhaat pisteet kerännyttä ehdokasta hankinnan toiseen vaiheeseen saamaan varsinaisen tarjouspyynnön.

Tarjouspyyntö lähetettiin 8.12.2022 Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa valituille tarjoajille:

Osakokonaisuudessa 1

•Drama Queen Communications,

•Hansdotter Oy,

•Kaski Creative Agency Oy,

•KMG Turku ja

•Nitro Group Oy.

Osakokonaisuudessa 2

•Avidly Oyj,

•Drama Queen Communications,

•Hansdotter Oy,

•KMG Turku,

•Nitro Group Oy ja

•Tauler et Co. Oy.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 22.12.2022. Kysymyksiin annettujen vastausten perusteella hankinnasta julkaistiin korjausilmoitus samana päivänä.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ja osatarjouksia ei hyväksytä.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että:

•osakokonaisuuteen 1 valitaan yksi sopimuskumppani, ja

•osakokonaisuudesta 2 tehdään puitejärjestely, johon valitaan kolme (3) palveluntuottajaa.

Annettuun määräaikaan 12.1.2023 klo 11 mennessä saatiin tarjoukset kaikilta valituilta tarjoajilta.

Tarjouspyynnössä kerrottiin, että tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kahdessa vaiheessa

1. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

2. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja valinta

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin/edullisimmat seuraavien arviointiperusteiden mukaisesti:

Osakokonaisuus 1: Hinnan painoarvo on 30 ja laadun 70.

•Edullisimman kokonaishinnan antanut tarjoaja saa enimmäispisteet 30 ja muut suorassa suhteessa tähän kaavalla (pienin annettu arvo/tarjottu arvo*enimmäispisteet).

•Laatupisteitä voi saada arviointityöstä enintään 70 pistettä.

Osakokonaisuuteen 1 valitaan parhaat pisteet saanut tarjoaja sopimuskumppaniksi.

Osakokonaisuus 2: Hinnan painoarvo on 40 ja laadun 60.

•Edullisimman kokonaishinnan antanut tarjoaja saa enimmäispisteet 40 ja muut suorassa suhteessa tähän kaavalla (pienin annettu arvo/tarjottu arvo*enimmäispisteet).

•Laatupisteitä voi saada arviointityöstä enintään 60 pistettä.

Osakokonaisuus 2 on puitejärjestely, johon valitaan kolme (3) parhaat pisteet saanutta tarjoajaa.

Tilaajan asiantuntijaryhmä arvioi ja pisteytti arviointityöt tarjouspyynnössä kerrottujen kriteerien mukaan.

Parhaat pisteet tarjousten vertailussa sai osakokonaisuudessa 1 Drama Queen Communications. Osakokonaisuuden 2 osalta kolme parhaat pisteet saanutta tarjoajaa ovat KMG Turku, Nitro Group Oy ja Avidly Oyj.

Tarjousten vertailu esitetään erillisellä liitteellä.

Liite 1    Tarjousten vertailutaulukko

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 75 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä.

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari:

PäätösPäätän edellä esitetyin perustein, että mainostoimistopalveluista 31.1.2025 päättyvälle sopimuskaudelle solmitaan sopimukset tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin:

•osakokonaisuudessa 1 Turun kaupungin bränditoimistopalvelut, strateginen kumppanuus markkinoinnin suunnittelussa ja toteutuksessa sekä visuaalisen ilmeen päälinjojen kehittäminen parhaat pisteet saaneen tarjoajan Drama Queen Communicationsin kanssa, ja

•osakokonaisuudessa 2 Turun kaupungin, Turku Science Park Oy:n ja Visit Turku Archipelago Oy.n mainostoimistopalvelut, painottuen markkinointimateriaalien tuotannolliseen suunnitteluun ja toteutukseen kolmen parhaat pisteet saaneen tarjoajan KMG Turku, Nitro Group Oy ja Avidly Oyj kanssa.

Palvelua tilataan syntyvän tarpeen mukaan, eikä tilaajilla ole määräostovelvoitetta.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköjä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimukset voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätiedot: projektipäällikkö Tapani Järvinen, p.044 907 5896