Tilapalvelut sisäilma-asiantuntija Johanna Kaipia ja kiinteistön ylläpitoinsinööri Janne Kauppila sekä hankintapalvelut, hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen 23.1.2023

​Hankinnan tausta

​Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä Turun kaupungin tilapalveluiden toimeksiannosta tarjouksia sisäilmapuhdistimien vuokraamisesta Tilaajan käyttöön 31.12.2024 päättyvälle sopimuskaudelle, minkä jälkeen sopimuksia voidaan jatkaa Tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin yhdellä (1) vuodella+ yhdellä (1) vuodella ajoille 1.1.2025 – 31.12.2025 ja 1.1.2026 – 31.12.2026 (optio).

​Hankinnassa on kysymys tavarahankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) kansalliset kynnysarvot (kansallinen hankinta).

​Hankintaa koskeva kansallinen hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi Hilma-ilmoituskanavassa 9.11.2022 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

​Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa 24.11.2022.

​Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset, hankinnan kohde sekä tuotteille ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ja osa tarjouksia ei hyväksytä.

​Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

​Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton arvo on noin 35 000 € / vuosi. Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn määrään tai arvoon.

​Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus yhden (1) toimittajan kanssa, jolle valitaan kaksi (2) varatoimittajaa. Varatoimittajia tullaan käyttämään edullisuusjärjestyksessä lähtökohtaisesti sellaisissa tilanteissa, joissa ensisijaisen toimittajan toimituskyky ei riitä.

​Tarjoukset saatiin määräaikaan 9.12.2022 klo 11.00 mennessä seuraavilta tarjoajilta:

·​​​​​​​​ ASTQ Supply House Oy

·​​​​​​​​ Cramo Finland Oy

·​​​​​​​​ Energiakonsultit Insto Oy

·​​​​​​​​ Genano Oy

·​​​​​​​​ Industless Oy (2 kpl)

·​​​​​​​​ Inspector Sec Oy

·​​​​​​​​ Lifa Air Oyj

·​​​​​​​​ Naxor Finland Oy

·​​​​​​​​ UniqAir Oy

Tarjous tuli antaa Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin kautta.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa (3) vaiheessa: 1) tarjoajien kelpoisuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen, 3) tarjousten vertailu ja tarjousten valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa arvioidaan tarjoajien edellytykset suoriutua palvelujen tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 105 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa vaatimuksia tarjoajan soveltuvuudelle. Hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta tarjoaja, joka ei vastaa asetettuja soveltuvuusvaatimuksia. Hankintayksikkö voi vaatia, että tarjoajat antavat tarjouksensa osana vakuutuksen, että ne täyttävät hankintayksikön asettamat soveltuvuutta koskevat vaatimukset.

Kaikki tarjoajat ovat vakuuttaneet täyttävänsä tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 104 §:n 2 momentin mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran ja palvelun olevan hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintailmoitusta, tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

​Tarjouspyynnössä 9.11.2022 mainittiin sivulla 22 / 26, että tarjous liitteineen tulee laatia suomen kielellä.

Tarjouspyynnön 9.11.2022 liitteenä olleessa Hankinnan kuvaus, liite 1 mainittiin asiasta myös seuraavasti:” Laitteiden tulee olla CE-merkittyjä sekä testattu VTT:llä tai vastaavalla puolueettomalla taholla. Testauksesta toimitettavan puolueettoman raportin tulee olla suomenkielinen”. Testausraportin suomenkielisyydestä mainittiin myös tarjouspyynnön kohdassa ”Hankinnan kriteerit” mainittiin sekä luokkahuoneisiin soveltuvien että toimistotilaan soveltuvien sisäilmapuhdistimien kohdalla.

ASTQ Supply House Oy:lle lähettiin 22.12.2022 lisäselvityspyyntö, sillä tarjoukseen liitetyssä suomenkielisessä tulosyhteenvedossa mainittiin, että tarkemmat tiedot mittausmenetelmistä ja arvioinnista löytyvät testiraportista (330241-181-2). Tätä raporttia ei ollut liitetty tarjoukseen, joten ASTQ Supply House Oy:tä pyydettiin toimittamaan se. ASTQ Supply House Oy toimitti 3.1.2023 pyydetyn testiraportin saksan kielisenä ja ilmoitti, että he tarjoavat koko testausraportin vain alkuperäisellä kielellä. Täten ASTQ Supply House Oy:n tarjous on tarjouspyynnön vastainen, ja se tulee sulkea tarjouskilpailusta tarjouspyyntöä vastaamattomana, eikä sitä oteta mukaan tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertaillun ja valintaan.

Muiden tarjoajien tarjousten todettiin täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valintaan kokonaistaloudellisesti edullisimmat.

Arviointiperusteina olivat luokkahuoneisiin soveltuvien sisäilmapuhdistimien kuukausivuokra € / kk / laite ja toimistohuoneisiin soveltuvien sisäilmapuhdistimien kuukausivuokra € / kk / laite.

Pisteet muodostuivat seuraavasti:

1.​​​ Luokkahuoneisiin soveltuvat sisäilmapuhdistimet, vuokra € / kk / laite, enimmäispisteet 60 pistettä.

Halvin tarjottu vuokra € / kk / laite saa vertailussa enimmäispisteet 50 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 50).

2.​​​ Toimistohuoneisiin soveltuvat sisäilmapuhdistimet, vuokra € / kk / laite, enimmäispisteet 50 pistettä.

Halvin tarjottu vuokra € / kk / laite saa vertailussa enimmäispisteet 50 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 50).

Hankinnalle asetetut laatuvaatimukset oli esitetty tarjouspyynnössä, eikä niitä pisteytetty.

​

Ylläpitopäällikkö Soile Viiri:

Päätös​Päätän, edellä esitetyin perustein, että

·​​​​​​​​ ASTQ Supply House Oy:n tarjous suljetaan tarjouskilpailusta tarjouspyynnön vastaisena

·​​​​​​​​ vuokrattavien sisäilmapuhdistimien toimittajiksi valitaan 31.12.2024 päättyvälle sopimuskaudelle seuraavat toimittajat tarjoamillaan kuukausihinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksien mukaisin ehdoin

·​​​​​​​​ ensisijaiseksi toimittajaksi Cramo Finland Oy

·​​​​​​​​ ensimmäiseksi varatoimittajaksi Inspetor Sec Oy

·​​​​​​​​ toiseksi varatoimittajaksi Lifa Air Oy

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisista option käyttöönotoista päätetään erikseen.

Hankintayksikköä sitovat sopimukset eivät synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävien kirjallisten sopimuksien allekirjoittamisilla. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Soile Viiri

ylläpitopäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä

Lisätietoja: hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen, puhelin 044​907 5894.