MATKUSTAMINEN JA LIIKKUMINEN VIRKA- ja TYÖTEHTÄVISSÄ
Termistöä
Virkamatka: on kunnan asianomaisen viranomaisen antamaan määräykseen perustuva matka, joka ei kuulu tavanomaiseen virkatoimintaan ja joka edellyttää matkustamista virkapaikan ulkopuolelle. Virkamatkalla tarkoitetaan myös työntekijöiden vastaavia matkoja. Matkakustannuksina pidetään niitä ylimääräisiä menoja, joita viranhaltijalla/työntekijällä on ollut virkamatkan johdosta. Mahdolliset päivärahat maksetaan KVTES:n liitteen 16 mukaisesti.
Virkamatka on tehtävä niin lyhyessä ajassa ja niin vähin kokonaiskustannuksin kuin mahdollista ottaen huomioon matkan ja hoidettavien tehtävien tarkoituksenmukainen suorittaminen ja tämän ohjeen periaatteet. Kokonaiskustannusten arvioinnissa on otettava huomioon matkakustannusten ja päivärahojen lisäksi myös esim. mahdollisesti saavutettu työajan säästö.
Virantoimitusmatka: Tavanomaisiin virka-/työtehtäviin liittyvät päivittäiset, viikoittaiset tai muutoin toistuvat matkat ovat virantoimitusmatkoja. Virantoimitusmatka tehdään tavallisesti työpisteestä toiseen tai määrätystä lähtöpaikasta toiseen ja takaisin virantoimituspaikkakunnalla tai muuten virkapiiriin kuuluvalla alueella. Virantoimitusmatkasta ei pääsääntöisesti makseta päivärahaa.
ENNEN MATKAA
Työnantaja arvioi koulutuksen tarpeellisuuden virka-/työtehtävien hoitamisen kannalta. Tällöin koulutukseen osallistumista varten viranhaltijalle/työntekijälle myönnetään pääsääntöisesti palkallista virka-/työvapaata, jolloin koulutukseen osallistuminen ei ole työaikaa. Lisäksi työnantaja osallistuu harkintansa mukaan matkakustannusten korvauksiin sekä muihin koulutuskustannuksiin.
Vain siinä tapauksessa, että työnantaja pitää koulutukseen osallistumista virka-/työtehtävien hoidon kannalta välttämättömänä (esim. kyseessä on lakisääteinen täydennyskoulutus), työnantaja voi määrätä henkilön osallistumaan koulutukseen virkamatkana. Tällöin koulutukseen osallistuminen on työaikaa ja päiväraha maksetaan KVTES:n Liitteen 16 mukaisesti.
Koulutusmatkojen osalta viranhaltija/työntekijä tekee ennen matkaa sekä matkapyynnön että ulkoisen koulutuksen hakemuksen, mikäli matkan rahoittaja edellyttää sekä matkapyynnön että ulkoisen koulutuksen hakemuksen tekemistä. Mikäli matkan rahoittaja ei edellytä matkapyynnön tekemistä, viranhaltija/työntekijä tekee vain ulkoisen koulutuksen hakemuksen, jolloin hyväksytty koulutushakemus toimii matkalupana. Matkapyynnössä tai ulkoisen koulutuksen hakemuksessa eritellään matkakustannukset mahdollisuuksien mukaan ja siihen liitetään koulutuksen ohjelma.
Työntekijän ohje: SAP HR -PORTAALIN KÄSIKIRJA - Työntekijän itsepalvelutoiminnot > kohta 1.3.2 Haku ulkoiseen koulutukseen.
Muut kuin koulutusmatkat
Ennen virkamatkaa viranhaltijan/työntekijän tulee anoa lupa ko. matkaa varten. Matkalupa anotaan tekemällä matkapyyntö matkanhallintajärjestelmässä hyvissä ajoin ennen matkaa. Matkapyyntöön liitetään matkan ohjelma ja kustannusarvio, mikäli sellaiset on saatavilla. Matkapyyntö tulee tehdä hyvissä ajoin ennen matkaa, jotta tarvittavat varaukset voidaan tehdä matkapyynnön hyväksymisen jälkeen.
Työntekijän ohje: SAP HR -PORTAALIN KÄSIKIRJA - Työntekijän itsepalvelutoiminnot > kohta 1.5.1 Matkapyynnön tekeminen
Hyväksytty matkapyyntö toimii matkalupana, joka on edellytys sille, että kaupungin matkustaja- ja matkatavaravakuutus ovat voimassa ko. matkalla. Hyväksytty matkapyyntö toimii myös matkalaskun tekemisen pohjana. Toteutuneet matkakustannukset maksetaan matkan jälkeen tehtävän matkalaskun ja siihen liitettävien tositteiden perusteella vain matkapyynnössä hyväksyttyjen kustannusten osalta.
Ryhmämatkat
Usean henkilön ryhmämatkojen osalta korkeimmassa virka-asemassa olevan henkilön matkapyynnössä tulee olla näkyvissä kaikkien samalle matkalle lähtijöiden nimet. Jos kyseessä on kotimaan ryhmämatka, muut matkalle lähtijät eivät tee matkapyyntöä. Jos kyseessä on ulkomaan ryhmämatka, kukin matkalle lähtijä tekee lisäksi oman matkapyynnön.
Ulkomaanmatkat
Ulkomaanmatkojen osalta matkapyynnön tekeminen hyvissä ajoin ennen matkaa on erityisen tärkeää, koska esim. matkakustannukset yleensä nousevat, mitä lähempänä matkaa matkavaraukset tehdään. Ulkomaanmatkoja koskevat päätökset tehdään hallintosäännön toimivaltasäännösten mukaisesti. Eri palvelukokonaisuuksissa voi olla omia ohjeistuksia ulkomaanmatkojen osalta. Ulkomaanmatkojen matkakustannukset korvataan KVTES:n Liitteen 16 mukaisesti.
Matkaennakko
Matkaennakon osalta noudatetaan KVTES:n määräyksiä ja verottajan linjauksia.
Apurahat
Mikäli matkaa varten on saatu ulkopuoliselta taholta apuraha/stipendi, joka kulkee kaupungin tilien kautta, käsitellään sitä tavallisen matkalaskun tapaan. Käyttämättä jäänyt raha palautetaan apurahan myöntäjän antamien ohjeiden mukaan.
Matkan varaaminen
Matkaan liittyviä varauksia tai muita sitoumuksia ei voida tehdä ennen kuin matkapyyntö (tai tiettyjen koulutusmatkojen osalta koulutushakemus) on hyväksytty. Matka tulee tilata oman palvelukokonaisuuden tai konsernihallinnon nimetyltä matkustusvastaavalta, joka tekee esim. tarvittavat hotelli- ja lentovaraukset. Hyväksytty matkapyyntö on toimitettava matkustusvastaavalle varausten tekemistä varten. Jos näin ei ole toimittu, kaupunki ei ole velvollinen maksamaan henkilön matkakustannuksia. Viranhaltija/työntekijä varaa ja maksaa itse tai työnantajan luottokortilla tietyt matkaan liittyvät kulut (esim. linja-autoliput, taksimatkat), joista liitetään kuitit matkalaskuun.
MATKUSTUSTAVAT JA OMAN AJONEUVON KÄYTTÖOIKEUS
Matkustustavaksi tulee valita kokonaisedullisin kulkuväline ottaen huomioon kaikki matkaan liittyvät kustannukset (esim. majoittuminen ja matkustamiseen kuluva aika). Matkat tulee tehdä ensisijaisesti julkista kulkuneuvoa käyttäen. Palvelukokonaisuudet voivat hankkia tarpeellisen määrän esim. paikallisliikenteen bussikortteja viranhaltijoiden/työntekijöiden yhteiskäyttöön.
Yhteiskäyttöautoja tulee käyttää, jos se on kokonaisuutena arvioiden perusteltua. Jos toimintayksiköllä on käytössä yhteiskäyttöauto, viranhaltijan/työntekijän omaa ajoneuvoa voi käyttää virka- ja työtehtävien hoitamiseen vain, jos yhteiskäyttöautot ovat samanaikaisesti jo muussa käytössä ja jos henkilölle on myönnetty oikeus käyttää omaa ajoneuvoa virka-/työtehtävissä.
Jos yhteiskäyttöautoa ei ole käytettävissä, viranhaltija/työntekijä voi käyttää omaa ajoneuvoa viranhoitoon tai työhön liittyviin matkoihin korvausta vastaan, mikäli se vaihtoehtoisen julkisella kulkuneuvolla tehtävän matkan kustannuksiin nähden sekä työajan käyttö huomioon ottaen on kaupungin edun mukaista. Tällöin viranhaltijalla/työntekijällä tulee olla voimassa oleva oman ajoneuvon käyttöoikeus sekä ennen matkaa saatu lupa oman ajoneuvon käyttöoikeuden myöntäneeltä viranhaltijalta. Lupa voidaan anoa ja myöntää matkapyynnön tekemisen yhteydessä matkanhallintajärjestelmässä matkakohtaisesti tai määräajaksi esimerkiksi tiettyyn projektiin liittyviin matkoihin.
Taksia voidaan käyttää liikkumiseen lyhyillä matkoilla perustellusta syystä, jos esimerkiksi vuorokauden ajasta johtuen ei ole mahdollista käyttää julkista liikennettä. Taksimatka tulee maksaa kaupungin myöntämällä luottokortilla. Jos viranhaltijalla/työntekijällä ei ole kaupungin myöntämää luottokorttia, kustannus korvataan jälkikäteen kuittia vastaan matkakustannusten hyväksymisen yhteydessä.
Oman ajoneuvon käyttöoikeus
Oman ajoneuvon käyttöoikeus voidaan myöntää, mikäli työtehtävät edellyttävät jatkuvaa auton käyttöä. Oman auton käyttöoikeus ei poista viranhaltijan/työntekijän velvollisuutta käyttää ensisijaisesti julkisia kulkuvälineitä tai yhteiskäyttöautoa tämän ohjeen mukaisesti.
Oman ajoneuvon käyttöoikeus myönnetään hallintosäännön toimivaltasäännösten mukaisesti. Kunkin lähijohtajan tulee huolehtia, että oman yksikön henkilöstöä koskevat ko. päätökset ovat ajantasaiset.
Yksittäistä viranhaltijaa/työntekijää koskeva päätös voidaan tehdä Intranetistä löytyvällä ”Oman ajoneuvon käyttöoikeus” –lomakkeella. Useampia henkilöitä koskevat päätökset tehdään viranhaltijapäätöksenä JoutseNetissa, jolloin oman auton käyttöoikeus myönnetään tietylle vakanssille. Tällöin lupa koskee ko. vakanssin haltijaa sekä ko. vakanssin haltijan sijaista tai varahenkilöä. Päätöksessä tai sen liitteessä on mainittava vakanssin tehtävänimike ja vakanssinumero.
Oman ajoneuvon käyttöoikeus voidaan myöntää määräaikaisesti tai toistaiseksi. Oikeus oman ajoneuvon käyttöön päättyy, mikäli virka-/työtehtävät muuttuvat niin, ettei oman ajoneuvon käyttöä enää edellytetä. Työnantaja voi päättää yksipuolisesti oikeudesta käyttää omaa ajoneuvoa virka-/työtehtävissä.
Omalla ajoneuvolla suoritetuista ajoista virka-/työtehtävissä on pidettävä ajopäiväkirjaa. Kululasku ja ajopäiväkirja täytetään sähköisesti matkanhallintajärjestelmässä. Ajopäiväkirja tulee täyttää päiväkohtaisesti ja siitä tulee selvitä päivän aikana ajetut kohteet ja niiden väliset ajomatkat. Mahdollinen paperinen ajopäiväkirja on skannattava kululaskun liitteeksi matkanhallintajärjestelmässä. Ajopäiväkirja ja kululasku tehdään viivytyksettä, ja kululasku on pyrittävä tekemään viimeistään kahden kuukauden kuluessa matkan päättymisestä.
Työntekijän ohje: SAP HR -PORTAALIN KÄSIKIRJA - Työntekijän itsepalvelutoiminnot > kohta 1.5.6. Ajopäiväkirjan tekeminen
Oman ajoneuvon käytön asianmukaisuutta valvoo sekä ajopäiväkirjan tarkastaa ja hyväksyy matkanhallintajärjestelmässä kunkin luvan saaneen henkilön osalta hänen lähijohtajansa, jonka tulee puuttua havaitsemiinsa epäkohtiin. Lähijohtajan on hyväksyttävä ajopäiväkirja ja oman ajoneuvon käytöstä maksettavat korvaukset kuukausittain tai useammin.
Kilometrikorvauksen suuruus perustuu KVTES:n liitteeseen 16 verottajan linjauksen mukaisesti. Matkaan liittyvät pysäköintimaksut korvataan kuittia vastaan muiden matkakustannusten korvaamisen yhteydessä. Kodin ja työpaikan välisiä matkoja, yksityisluontoisia ajoja ja mahdollisia pysäköintivirhemaksuja ei korvata.
MATKAN JÄLKEEN
Matkalasku
Matkan jälkeen viranhaltija/työntekijä tekee matkalaskun matkahallintajärjestelmässä muuttamalla hyväksytyn matkapyynnön matkalaskuksi viimeistään kahden kuukauden kuluessa matkan päättymisestä. Jos koulutusmatkan osalta ei ole tehty matkapyyntöä, vaan koulutushakemus, matkalaskun voi tehdä ilman matkapyyntöä. Tällöin matkalaskuun liitetään hyväksytty koulutushakemus. Matkalaskun tekemisen yhteydessä tulee myös tarkistaa toteutunut matkaan käytetty aika ja kustannukset ja korjata ne laskulle toteutunutta vastaaviksi.
Kuitit ja muut tositteet tulee skannata matkalaskun liitteiksi. Alkuperäisiä, skannattuja kuitteja ei pääsääntöisesti tarvitse skannauksen jälkeen säilyttää, ellei toisin ole ohjeistettu. Esimerkiksi EU- ja muiden hankkeiden osalta noudatetaan rahoittajan antamia hankekohtaisia ohjeita kuittien säilyttämisestä. Jos kyseessä on henkilö, joka ei ole palvelussuhteessa kaupunkiin, alkuperäiset kuitit palautetaan ao. henkilölle.
Päivärahojen osalta noudatetaan KVTES:n Liitettä 16. Päiväraha voidaan maksaa vain silloin, kun työnantaja on edellyttänyt matkan tekemistä virka-/työtehtävissä. Päivärahaa ei makseta esim. messuille vieraana osallistumisesta, piknik-risteilyistä, kehittämispäivistä ja vastaavista.
Palvelukokonaisuuden tai konsernihallinnon hyväksymiskäytännön mukainen lähijohtaja tai erikseen tarkastusta varten nimetty henkilö tarkastaa laskun ja tositteiden sekä kirjanpidon tilien oikeellisuuden huolellisesti ennen matkalaskun hyväksymistä. Matkalasku hyväksytään toimivaltasäännösten mukaisesti.
Työntekijän ohje: SAP HR -PORTAALIN KÄSIKIRJA - Työntekijän itsepalvelutoiminnot > kohdat 1.5.2 Matkalaskun tekeminen matkapyynnöstä ja 1.5.3 Matkalaskun tekeminen ilman matkapyyntöä