Palkan takaisinperintä Turun kaupungissa –ohje
Tämä ohje on laadittu ensisijaisesti Turun kaupungin lähijohtajille palkan takaisinperinnän ennaltaehkäisemiseksi ja palkkasaatavan takaisin perimiseksi
Sisällys
1. YLEISTÄ: PALKAN TAKAISINPERINTÄ JA PALKKASAATAVAN KUITTAUSOIKEUS 2
2. PALKAN TAKAISINPERINNÄN ENNALTAEHKÄISEMINEN 2
2.2 SAIRAUSPOISSAOLOIHIN LIITTYVÄT TILANTEET 3
2.3 KUNTOUTUSTUKIIN TAI TYÖKYVYTTÖMYYSELÄKEPÄÄTÖKSIIN LIITTYVÄT TILANTEET 3
2.4 MYÖHÄSTYNEET TAI TAKAUTUVASTI TEHDYT PÄÄTÖKSET TAI VIRHEELLISET ILMOITUKSET 4
3. YKSITYISKOHTAISET OHJEET PALKAN TAKAISINPERINNÄSTÄ 4
3.1 PALKAN KUITTAAMINEN TYÖ- JA VIRKASUHTEESSA 5
3.1.3 Lähijohtajan toimenpiteet takaisinperintäpäätöksen yhteydessä 6
3.1.4. Takaisinperintäpäätöksen tekeminen 7
3.1.5 Sarastian toimenpiteet takaisinperintäpäätöksen yhteydessä 7
3.2 PALKAN TAKAISINPERINTÄ LASKULLA 8
3.2.1 Palkan takaisinperintä palvelussuhteen päätyttyä 8
3.2.2 Palkan takaisinperintä, kun palkka liian pieni kuittaamiseen 9
3.3 TAKAISINPERINNÄSTÄ LUOPUMINEN TAI TAKAISINPERINNÄN KOHTUULLISTAMINEN 9
1. YLEISTÄ: PALKAN TAKAISINPERINTÄ JA PALKKASAATAVAN KUITTAUSOIKEUS
Palkan takaisinperinnältä voidaan monesti välttyä osittain tai kokonaan lähijohtajan ja palkansaajan hyvällä yhteistyöllä ja ennakoinnilla. Tähän ohjeeseen on koottu ohjeet takaisinperinnän välttämiseksi ja toimimiseksi takaisinperintätilanteessa.
Sarastia Oy huolehtii Turun kaupungin palkanmaksusta. Palkan määrän oikeellisuuden varmistamiseksi on tärkeää, että lähijohtaja toimittaa kaikki palkanmaksuun tarvittavat tiedot ja päätökset Sarastian toimitusaikatauluja noudattaen sekä huolehtii palkansaajaa koskevien poissaolo- ja muiden tietojen kirjaamista SAP HR -järjestelmään.
Palkan takaisinperinnän tarpeen saattaa huomata joko palkansaaja itse, lähijohtaja tai Sarastia. Kaikissa tilanteissa on tärkeää, että tieto liikaa maksetusta palkasta välittyy kaikille tahoille nopeasti. On tärkeää, että lähijohtaja on välittömästi yhteydessä Sarastiaan ja palkansaajaan, mikäli havaitsee tilanteen, jossa palkan takaisinperinnän tilanne saattaa realisoitua.
Aiheettomasti maksettu palkka tai muu palvelussuhteesta johtuva taloudellinen etuus on perusteetonta etua, joka saadaan lain mukaan periä takaisin (laki kunnan ja hyvinvointialueen viranhaltijasta 11 luvun 56 § ja työsopimuslaki 2 luvun 17 §). Takaisinperintä voidaan suorittaa kuittaamalla eli vähentämällä tulevasta palkasta edellisen kuukauden tai edellisten kuukausien aikana syntynyt palkkarästi ennen palkanmaksua. Koko palkkaa ei kuitenkaan voida kuitata. Kuittaamista rajoittaa ulosottokaaressa säädetty suojaosuus, joka määrittää palkansaajalle kuukausittain maksettavan palkan vähimmäismäärän.
2. PALKAN TAKAISINPERINNÄN ENNALTAEHKÄISEMINEN
Tyypillinen palkan takaisinperinnän tilanne syntyy, kun jokin palkkaan vaikuttava seikka on ilmoitettu tai kirjattu järjestelmään liian myöhään joko palkansaajan tai lähijohtajan toimesta. Palkansaajia tuleekin ohjeistaa tekemään tarvittavat poissaoloanomukset riittävän ajoissa SAP HR -järjestelmään. Lähijohtajan tulee myös käsitellä ja hyväksyä poissaoloanomukset sekä tehdä palkkaan vaikuttavat päätökset viipymättä.
Tietyissä tilanteissa palkan takaisinperintää syntyy, vaikka kaikki olisi tehty oikein ja ajallaan. Tällöin on erittäin tärkeää, että lähijohtaja ohjeistaa jo etukäteen palkansaajaa siitä, että palkkaa tullaan perimään takaisin päätöksen vuoksi. Kun takaisinperintä on jo etukäteen tiedossa, vältytään ristiriidoilta ja palkansaaja pystyy varautumaan taloudellisesti takaisinperintään.
Palkanlaskentaa varten tarvittavat tiedot tulee kirjata järjestelmiin välittömästi, kun tieto muutoksesta on tullut. Palkanlaskennan aikataulut löydät Metkusta kohdasta lomakkeet.
2.2 SAIRAUSPOISSAOLOIHIN LIITTYVÄT TILANTEET
Sarastia ei seuraa ensimmäisen sairauspoissaolopäivän palkallisuutta (KVTES: lääkärintodistus toimitettava viikon sisällä lääkärintodistuksen allekirjoittamispäivämäärästä, laiminlyönti johtaa ensimmäisen päivän palkattomuuteen). Jos todistusta ei ole saatu, tekee lähijohtaja asiasta päätöksen ja merkitsee poissaolon SAPiin palkattomaksi.
Sarastia seuraa, milloin pitkä sairauspoissaolo muuttuu palkattomaksi. Tämä ei ole lähijohtajan tehtävä. Lähijohtajan tehtävänä on tarkistaa, onko kyse palkallisesta, hyväksyttävästä sairauspoissaolosta vai onko poissaolo sellainen, ettei oikeuta palkalliseen sairauspoissaoloon, esim. kosmeettinen leikkaus. Jos lähijohtajalle syntyy epäily siitä, että työntekijällä ei enää olisi oikeutta sairausajan palkkaan, hän pyytää varmistusta asiaan Sarastialta.
Sairauspoissaoloihin liittyvät takaisinperintätilanteet syntyvät tyypillisesti seuraavista syistä:
-Sairauspoissaolo on ilmoitettu tai hyväksytty liian myöhään
-Sairauspoissaolo muuttuu palkattomaksi tai täysimääräinen palkka muuttuu 2/3 palkaksi.
-Sairauspoissaolon syy-koodi on ilmoitettu virheellisesti
-Sairauspoissaolon yhtäjaksoisuuteen liittyvät tilanteet
Jotta takaisinperintätilanteilta vältyttäisiin, lähijohtajan tulee viedä viivytyksettä sairauspoissaolo järjestelmään, vaikka lääkärintodistus puuttuisikin.
2.3 KUNTOUTUSTUKIIN TAI TYÖKYVYTTÖMYYSELÄKEPÄÄTÖKSIIN LIITTYVÄT TILANTEET
KVTES:n säännösten mukaan työntekijän oikeus palkalliseen sairauspoissaoloon päättyy viimeistään silloin, kun työntekijälle myönnetyn työkyvyttömyyseläkkeen tai määräaikaisen kuntoutustuen maksaminen alkaa.
Jos työntekijälle on maksettu sairauspoissaloajan palkkaa samalta ajalta kuin hänelle maksetaan työkyvyttömyyseläkettä tai määräaikaista kuntoutustukea, työnantajalla on oikeus saada eläke-etuus ko. ajalta.
Palkansaaja on velvollinen viipymättä toimittamaan työnantajalle eläkkeestä eläkelaitoksen antaman todistuksen ja ilmoittamaan työnantajalle hänelle maksetun eläkkeen määrän, mikäli eläke on maksettu hänelle itselleen.
Palkansaajalle sairauspoissaolon ajalta maksettua palkkaa ei peritä takaisin, mikäli kaupunki saa eläkkeen itselleen samalta ajalta kuin palkansaaja on saanut sairausajan palkkaa.
Palkansaajalle maksettu eläkettä vastaava osuus (brutto) sairausajan palkasta peritään takaisin, jos takautuvasti maksettu eläke on ehditty maksaa palkansaajalle. Sarastia huolehtii tällöin asian selvittämisestä yhdessä palkansaajan kanssa.
2.4 MYÖHÄSTYNEET TAI TAKAUTUVASTI TEHDYT PÄÄTÖKSET TAI VIRHEELLISET ILMOITUKSET
Lähijohtajan tulee kiinnittää erityistä huomiota siihen, että palkansaajan palkkaa ja työaikaa koskevat päätökset tehdään riittävän ajoissa ennen muutosajankohtaa.
Tyypillisiä takaisinperintätilanteita myöhästyneisiin tai takautuvasti tehtyihin päätöksiin liittyen:
-Palkansaajan työaika- ja/tai palkkausprosentti on ilmoitettu ja/tai hyväksytty SAP HR –järjestelmään takautuvasti
-Tehtäväkohtaiseen palkkaan tai palkanlisään takautuvasti tehdyt muutokset
-Palkansaaja siirtynyt toisiin tehtäviin Turun kaupungissa, ja poissaolotieto vakituisen palvelussuhteen osalta tehdään myöhässä
-Palveluaikaa koskeva päätös tarkistetaan palkansaajan siirryttyä Turun kaupungilla toiseen tehtävään
-Lyhytaikaisiin työsopimuksiin liittyvät tilanteet
Tyypillisiä takaisinperintätilanteita myöhästyneisiin tai virheellisiin ilmoituksiin liittyen:
-Työaikaa tai palkkausta on muutettu takautuvasti (esim. opettajien ylitunnit on ilmoitettu väärin koko lukuvuodelle)
-Palkaton poissaolo (esim. virka-, työ- ja talkoovapaa) on viety järjestelmään liian myöhään.
-Osapäiväpoissaolo on toimitettu viimeisen palkanmaksun jälkeen
-Puhelinetu on voimassa palkattoman poissaolon aikana
-Ateriaetu on ilmoitettu myöhässä
-Palvelujakson poisto on tehty takautuvasti. Palvelujakson poisto tehdään, kun vakituinen työsopimus päätetään tai määräaikainen työsopimus loppuu aikaisemmin kuin sovittu
-Verokortti on tallennettu takautuvasti
-Vuosilomaan tai lomarahaan/-korvauksiin liittyvät muutokset
•Vuosilomat on laitettu järjestelmään liian myöhään ja asiassa joudutaan tekemään lomapalkanoikaisu
•Lomarahaa on pyydetty korjaamaan takautuvasti
•Lomapalkanoikaisu tilanteessa, jossa on käytetty lomia ennen kuin lomanmääräytymisvuosi on päättynyt
3. YKSITYISKOHTAISET OHJEET PALKAN TAKAISINPERINNÄSTÄ
Palkan takaisinperinnän perusteena voi olla palkansaajan itsensä järjestelmiin tekemä merkintä, esimerkiksi palkaton poissaolo. Palkan takaisinperintä johtua myös mm. siitä, että palkkaan vaikuttava poissaolo on viety järjestelmään tai se on hyväksytty järjestelmässä liian myöhään, jonka vuoksi poissaoloon ei ehditä reagoida seuraavassa palkka-ajossa. Tällainen palkanoikaisu, joka johtuu palkansaajan omista toimista ja joka on palkansaajan tiedossa, ei yleensä vaadi erillistä takaisinperintäpäätöstä, koska kyse on normaalista palkanlaskennasta. Kuittaamisen käyttäminen on tällaisessa tilanteessa palkansaajan etu, kun hänen ei tarvitse erikseen ryhtyä palauttamaan aiheettomasti maksettua palkkaa.
Palkansaaja saa ansiolaskelman 1-3 päivää ennen palkanmaksua. Palkansaajalla on velvollisuus tarkistaa laskelman oikeellisuus sekä pyytää viipymättä sen korjaamista, mikäli hän havaitsee siinä virheen. Palkansaajalla on siten mahdollisuus saada korjattua palkanmaksua ennen varsinaista palkanmaksupäivää.
Turun kaupunki noudattaa palkan takaisinperinnässä hyvää perintätapaa. Turun kaupunki ei peri riitautettua saatavaa, ellei riitautus ole selvästi aiheeton.
3.1 PALKAN KUITTAAMINEN TYÖ- JA VIRKASUHTEESSA
Palkan takaisinperinnästä säädetään mm. kunnan ja hyvinvointialueen viranhaltijasta annetussa laissa, työsopimuslaissa ja ulosottokaaressa. Palkasta kuitattavaa rahamäärää rajoittavat ulosottokaaren säännökset palkansaajalle maksettavasta minimipalkasta eli suojaosuudesta.
Takaisinperintä voidaan suorittaa laskun sijaan kuittaamalla eli perittävä määrä vähennetään seuraavan tai seuraavien palkanmaksujen yhteydessä työntekijän tai viranhaltijan palkasta, jos tämä on edelleen saman työnantajan palveluksessa.
Palkasta kuittaamisen edellytyksenä on, että saatavat ovat selviä ja riidattomia, siksi palkan takaisinperintäpäätöksen oikaisusta tulee aina informoida Sarastiaa sekä sopia palkansaajan kanssa oikaisuvaatimuksen käsittelyn aikaisesta kuittaamisesta. Kuittaaminen edellyttää myös, että palkansaaja on edelleen Turun kaupungin palveluksessa ja että hänellä on riittävästi palkkatuloja. Mikäli kuittaaminen ajoittuu heinäkuulle, voidaan myös palkansaajan lomarahasta kuitata suojaosuuden puitteissa. Mikäli kuittaaminen ei onnistu, toteutetaan takaisinperintä laskulla.
Kuittaamisen edellytykset:
-saatava on selvä ja riidaton
-palkansaaja on edelleen Turun kaupungin palveluksessa ja
-palkansaajan nettotulot ylittävät ulosottokaaressa säädetyn suojaosuuden.
Tavoitteena on, että palkka kuitataan ilman erillistä päätöstä ja yhteisymmärryksessä palkansaajan kanssa.
Päätös palkan takaisin perinnästä on kuitenkin tehtävä aina, mikäli palkansaaja (työ- tai virkasuhteinen) sitä pyytää tai jos asiassa ei päästä yhteisymmärrykseen lähijohtajan ja palkansaajan kesken. Mikäli palkansaaja pyytää suullisesti tai kirjallisesti erillistä palkan takaisinperintäpäätöstä, on Sarastia yhteydessä palkansaajan lähijohtajaan, joka käynnistää päätöstä edeltävät toimenpiteet. Lähijohtaja on yhteydessä palvelukokonaisuuden henkilöstöasioista vastaavaan henkilöön.
Oikaisukelpoinen takaisinperintäpäätös tehdään, vaikka työ- tai virkasuhde olisi päättynyt. Myös näissä tilanteissa kuullaan takaisinperinnän kohteena olevaa henkilöä.
Päätöksen valmistelu ja päätös on tehtävä aina kiireellisenä.
Turun kaupunki noudattaa palkan takaisinperinnässä hyvää perintätapaa. Turun kaupunki ei peri riitautettua saatavaa, ellei riitautus ole selvästi aiheeton.
3.1.3 Lähijohtajan toimenpiteet takaisinperintäpäätöksen yhteydessä
Lähijohtajan tehtävänä on huolehtia takaisinperintäpäätöksen valmistelusta.
Sarastia ilmoittaa lähijohtajalle, mikäli palkansaaja on pyytänyt päätöstä. Samassa yhteydessä Sarastia ilmoittaa takaisinperittävän määrän.
Palkansaajaa tulee aina kuulla ennen takaisinperintää koskevan päätöksen tekemistä. Kaupungilla on laadittu päätöksenteon tueksi yhtenäiset palkan takaisinperintään, kuulemiseen ja suojaosuuden laskemiseen tarvittavat yhdenmukaiset lomakkeet, joita palvelukokonaisuudet ovat velvollisia käyttämään.
Lomake suojaosuuslaskelmasta toimitetaan Sarastialle sähköisessä muodossa asiointiportaalin kautta. ”Lomake palkan takaisinperintään tarvittavien tietojen antamiseksi” löytyy Metkusta lomakkeet-välilehden alta otsikolla ”Palkan takaisinperintä suojaosuuslaskelman laatiminen”. Jos sähköinen toimittaminen ei ole mahdollista, lomake voidaan toimittaa Sarastiaan postitse.
Lähijohtajan muistilista toimenpiteistä palkan takaisinperintäpäätöksen yhteydessä:
•Lähijohtajan ja Sarastian välinen tiedonkulku: Lähijohtaja ottaa välittömästi yhteyttä palkansaajaan saatuaan Sarastialta tiedon palkansaajan vaatimuksesta saada kirjallinen päätös. Toisaalta lähijohtaja ilmoittaa Sarastialle, mikäli palkansaaja on pyytänyt päätöstä takaisinperittävästä palkasta, ja pyytää päätöstä varten tarvitsemansa tiedot (perittävän palkan määrä ja peruste).
•Kuulemiskutsun toimittaminen: Kuulemiskutsua varten tarvittava lomake ”Kutsu kuulemistilaisuuteen työntekijälle/ viranhaltijalle aiheettomasti maksetun palkan tai muun taloudellisen etuuden takaisinperinnän johdosta” löytyy Metkusta lomakkeet-välilehden alta otsikolla ”Palkan takaisinperintä kuulemislomake”. Kuulemiskutsun ja kuulemisen väliin on varattava kohtuullinen aika (lähettämistavasta riippuen 5-10 arkipäivää).
•Lomakkeen täyttäminen: Palkan takaisinperintäpäätöstä varten tulee täyttää ”Liite aiheettomasti maksetun palkan takaisinperintäpäätökseen” kuulemistilaisuudessa tai sen jälkeen. Lomake löytyy Metkusta otsikolla ”Palkan takaisinperintä päätöksen liite”.
•Kuulemistilaisuus: Lähijohtaja järjestää kuulemistilaisuuden. Kuulemisessa palkansaajalle kerrotaan perustelut palkan takaisinperintään ja annetaan palkansaajalle mahdollisuus kertoa oma näkemyksensä asiasta. Kuulemistilaisuudessa täytetään palkansaajan kanssa myös päätöksen liitteeksi tarvittava lomake (Liite aiheettomasti maksetun palkan takaisinperintäpäätökseen). Palkansaajalla on oikeus ottaa kuulemiseen tukihenkilö tai avustaja.
•Muistion laatiminen: Kuulemisesta on laadittava erillinen muistio, johon kirjataan perustelut palkan takaisinperinnälle sekä palkansaajan vastaus perusteluineen.
•Päätöksenteko: Kuulemisen ja muistion laatimisen jälkeen asiassa tehdään päätös. Päätöstä varten tarvitaan seuraavat dokumentit:
okuulemiskutsun,
omuistion kuulemisesta, mikäli kuuleminen on järjestetty ja
oesitäytetyn lomakkeen "Liite aiheettomasti maksetun palkan takaisinperintäpäätökseen".
3.1.4. Takaisinperintäpäätöksen tekeminen
Palkan takaisinperintäpäätöksen tekee hallintosäännön 96 §:ssä määrätty viranhaltija tai viranhaltija, jolle päätösvalta on erikseen delegoitu. Päätöksentekijä saa päätöksen tekemiseen tukea henkilöstöasioiden ohjaus -yksikkö tai lakipalveluista: lakiasiat.konsernihallinto@turku.fi.
Päätös tehdään aina Joutsenet-järjestelmään päätöspöytäkirjalla. Päätökseen liitetään oikaisuvaatimusohje, jotta päätös on suoraan valituskelpoinen. Päätöksen liitteeksi tulevat liite aiheettomasti maksetun palkan takaisinperintäpäätökseen, kuulemiskutsu ja muistio kuulemisesta. Päätös on salattava. Salauksen perusteeksi laitetaan ”Salassa pidettävä – laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 24 § 1 mom. 23. kohta”. Päätöksen jakelu: asianosainen, asianosaisen lähijohtaja, päätöksentekijä ja Sarastia Oy. Päätös toimitetaan Sarastialle asiointiportaalin kautta (palkka-asiat -> aineiston toimittaminen).
Päätöstä tehtäessä on huomioitava, että aiheettomasti maksetun palkan tai muun palvelussuhteesta johtuvan taloudellisen etuuden takaisinperinnän suoritusaikataulusta (=maksusuunnitelma) päättää kansliapäällikkö tai hänen delegoimansa viranhaltija koko kaupungin tasolla.
3.1.5 Sarastian toimenpiteet takaisinperintäpäätöksen yhteydessä
Sarastia huolehtii, että lähijohtaja saa tarvittaessa tiedon alaisensa palkan takaisinperinnästä.
Mikäli palkansaaja pyytää erillistä takaisinperintäpäätöstä, on kaupungin tehtävä palkan takaisinperintäpäätös. Sarastia ilmoittaa asiasta palkansaajan lähijohtajalle viipymättä, ja toimittaa hänelle kaikki kuulemiseen ja päätöslomakkeeseen tarvittavat tiedot.
Palkan takaisinperintä ja kuittaaminen keskeytetään palkan takaisinperintää koskevan selvittelyn ja/tai päätöksenteon ajaksi, mikäli takaisinperittävän palkan peruste tai määrä on epäselvä. Kuittaamista ei myöskään tehdä, mikäli palkansaaja on riitauttanut takaisinperinnän ja riitautus ei ole selvästi aiheeton. Riitautuksen tietoonsa saaneen lähijohtajan tulee toimittaa tieto riitautuksesta Sarastialle viipymättä. Takaisinperintäpäätöksen saatuaan, Sarastian tehtävänä on huolehtia takaisinperintäpäätöksen toimeenpanosta.
Vuosilomien ja säästövapaiden käyttö palkan takaisinperinnässä
Tietyissä tilanteissa (yleensä pitkien poissaolojen yhteydessä) voidaan palkan takaisinperinnässä hyödyntää kertyneitä vuosilomia ja säästövapaita. Vuosilomien ja säästövapaiden hyödyntäminen palkan takaisinperinnässä edellyttää, että lähijohtaja on saanut palkansaajalta luvan vuosilomien käyttöön ja että palkansaajalle jää edelleen vuosilomalaissa säädetty minimimäärä lomia. Mikäli kirjallinen lupa työntekijältä saadaan ja vuosilomalaki ei estä, syntynyttä rästiä kuitataan maksettavilla lomakorvauksilla.
Vuosilomia käytettäessä on lähijohtajan muistettava vuosilomalain 21 §:n pakottava säännös palkansaajalle jätettävästä minimilomapäivistä. Niitä ei voida käyttää edes palkansaajan suostumuksella palkkarästin kuittaamiseen. Em. palkansaajaa suojaavan säännöksen noudattamisen takaamiseksi on Sarastian tarkistettava Operatiivisista henkilöstöasioista kuittauksen lainmukaisuus aina ennen lomakorvauksista kuittaamista.
Suojaosuuslaskelmaan tarvittavien tietojen korjaaminen
Palkansaaja toimittaa Sarastialle muuttuneet tiedot, mikäli palkansaajan tiedot tuloissa ja huollettavien lukumäärissä muuttuvat.
3.2 PALKAN TAKAISINPERINTÄ LASKULLA
Jos koko takaisinperittävän palkan kuittaaminen seuraavasta maksettavasta palkasta ei ole mahdollista tai työ- tai virkasuhde on päättynyt, lähettää kaupunki velalliselle (=palkansaajalle) laskun takaisinperittävästä palkasta. Mikäli rästi on yli 1.000 euroa, tulee liitteenä olla tarkempi laskelma muodostuneesta rästistä.
Mikäli velallinen maksaa laskun, takaisinperintä päättyy. Mikäli velallinen ei maksa laskua eräpäivään mennessä tai on pyytänyt eräpäivän siirtoa tai maksusuunnitelman tekemistä, siirtää kaupunki laskun perintäyhtiön muistutuspalveluun, josta se etenee normaalisti perintäyhtiön vapaaehtoiseen perintään, mikäli laskua ei makseta muistutuksellakaan.
3.2.1 Palkan takaisinperintä palvelussuhteen päätyttyä
Palkan takaisinperintä tapahtuu soveltuvin osin samalla tavalla, oli palvelussuhde voimassa tai ei. Vaikka palvelussuhde onkin päättynyt, tulee kaupungin järjestää asiasta asianosaisen kuuleminen ja tehdä päätös aina, kun velallinen sitä vaatii.
Ainoa ero on se, että kaupunki lähettää velalliselle aina bruttomääräisen laskun takaisinperittävästä määrästä, koska kuittaaminen nettomääräisenä tulevasta tai tulevista palkoista ei ole mahdollista. Palkansaajan on kuitenkin mahdollista palauttaa palkkarästi nettona sen syntyvuotta seuraavan vuoden maaliskuun loppuun saakka. Siksi laskulla on tieto nettomäärästä ja ohje nettopalautuksesta.
3.2.2 Palkan takaisinperintä, kun palkka liian pieni kuittaamiseen
Joissain tilanteissa voi nettopalkka jäädä alle ulosottokaaren suojaosuuden (esim. osa-aikaisuus tai suuri määrä huollettavia).
Koska tulot voivat vaihtua ja huollettavien lukumäärä muuttua, on palkansaaja velvollinen ilmoittamaan tuloissa tai huollettavien lukumäärässä tapahtuvat muutokset viipymättä Sarastiaan suojaosuuslaskelmaa varten laaditulla lomakkeella, jossa on palkansaajan allekirjoitus.
3.3 TAKAISINPERINNÄSTÄ LUOPUMINEN TAI TAKAISINPERINNÄN KOHTUULLISTAMINEN
Aiheettomasti maksettu palkka on palkansaajan saama perusteeton etu, joka peritään takaisin. Turun kaupungissa noudatetun käytännön mukaan aiheettomasti maksettu palkka on peritty pääsääntöisesti takaisin, ellei ole olemassa jotain erityistä syytä siihen, että aiheettomasti maksettu palkka jätettäisiin takaisin perimättä joko kokonaan tai osittain. Kohtuullistaminen on siten poikkeuksellista ja hallintosäännön mukaan sen takaisinperinnästä luopumisesta päättää aina kaupunginhallitus. Käytännössä kuitenkin useimmat aiheettomasti maksetun palkan takaisinperintätapaukset hoidetaan palkansaajan ja palvelukokonaisuuden välillä ilman, että palkansaaja vastustaa takaisinperintää.
Mikäli lähijohtajan tietoon tulee, että palkansaaja haluaa takaisinperittävän palkan kohtuullistamista, tulee lähijohtajan ohjeistaa palkansaajaa odottamaan takaisinperintäpäätöstä ennen kohtuullistamisvaateen esittämistä, sillä kohtuullistamisvaadetta ei käsitellä ennen kuin päätös palkan takaisinperinnästä on tehty päätös. Lähijohtajan tulee ohjata palkansaaja tekemään kirjallisen kohtuullistamisvaateen Turun kaupungin kirjaamoon osoitteella Turun kaupunginhallitus, PL 355, 20101 Turku tai sähköisesti turun.kaupunki@turku.fi. Kohtuullistamisvaateen tekeminen ei pääsääntöisesti pysäytä palkan takaisinperintää kohtuullistamista koskevan vaatimuksen käsittelyn ajaksi.