Liite 1 salassa pidettävä, julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 20 kohta

​

Kiinteistöturvallisuusasiantuntija Matias Saari ja lakimies Sanni-Sofia Nieminen 9.12.2022:

Asian tausta

​

Turun kaupungin tilapalveluilla on voimassa oleva kulunvalvonnan palvelusopimus Certego Oy:n kanssa (diaari 11625-2010). Palvelusopimus pitää sisällään Flexim 5- kulunvalvontajärjestelmän kaikkine laitteineen ja ohjelmistoineen. Turun kaupunki maksaa kuukausittaista palvelumaksua, ja kulunvalvonta laitteisto on kokonaisuudessaan Certego Oy:n omaisuutta.

​

Käytössä oleva Flexim 5- kulunvalvontajärjestelmästä on annettu EOL- ilmoitus (end-of-life, käyttöiän loppu), joten järjestelmätuki päättyy 31.6.2023.

​

Turun kaupunki on tarkastellut sen kulunvalvontajärjestelmän tilannekuvaa ja järjestelmään liittyviä linjauksia. Kulunvalvontajärjestelmän ylläpidon, kehittämisen ja hallinnan näkökulmasta Turun kaupungilla on tavoitteena tulevaisuudessa omistaa kulunvalvontajärjestelmä kokonaisuudessaan itse.

​

Käytännössä ainoa vaihtoehto kulunvalvontajärjestelmän hankkimiselle on lunastaa Turun kaupungin omistamissa ja hallinnoimissa tiloissa olevan, Certego Oy:n kulunvalvontajärjestelmän. Turun kaupunki on saanut Certego Oy:ltä tarjouksen, jossa Turun kaupunki lunastaa kiinteistöihin jo asennetun, palvelusopimuksessa olevan kulunvalvontajärjestelmän. Certego Oy on tarjouksellaan antanut hankintahinnaksi 436.169,05 € (alv 0 %). Lunastuksen jälkeen Certego Oy vastaa palvelusopimuksen mukaisesta järjestelmän ylläpidosta siihen saakka, kunnes hankittu kulunvalvontajärjestelmä on päivitetty kilpailutuksen kautta valitun palveluntuottajan toimesta. Selvyyden vuoksi todetaan, että ylläpito sisältyy jo nyt voimassa olevaan palvelusopimukseen.

​

Olemassa oleva kulunvalvontajärjestelmä on teknisesti mahdollista päivittää siten, että tuotetuki jatkuu myös 31.6.2023 jälkeen. Lunastetun kulunvalvontajärjestelmän päivittämisestä järjestettäisiin erillinen kilpailutus, joka on mahdollista toteuttaa ennen Flexim- 5 kulunvalvontajärjestelmän tuotetuen päättymistä.

​

Hankintasopimuksen muuttaminen

​

Hankintasopimusta tai puitejärjestelyä ei saa EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa olennaisesti muuttaa sopimuskauden aikana ilman tämän lain mukaista uutta hankintamenettelyä (julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 136 §:n 1 momentti). Sen estämättä hankintasopimukseen voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle (hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohta).

Kulunvalvontajärjestelmän lunastaminen on tarkoituksenmukaista tehdä nykyisen Certego Oy:n palvelusopimuksen puitteissa hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaisena ns. lisähankintana. Certego Oy:n palvelusopimuksen myötä Certego Oy:n kulunvalvontajärjestelmän laitteet ovat valmiina Turun kaupungin omistamissa tai hallinnoimissa kiinteistöissä.

​

Alkuperäisen sopimuskumppanin eli Certego Oy:n on tarpeen suorittaa ylimääräisiä tavarantoimituksia eli kulunvalvontajärjestelmän laitteiden toimittamista.

​

Sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole ensinnäkään mahdollista taloudellisesta syystä. Kokonaan uuden kulunvalvontajärjestelmän hankinnan arvioidut kustannukset ovat noin 2​500​000 euroa (alv 0 %) sisältäen laitteet, asennuksen sekä käyttöönoton. Uuden järjestelmän hankintahinnassa ei ole huomioitu kaapeloinnista tulevia kustannuksia eikä ylläpitokustannuksia. Kun otetaan huomioon, että sopimusmuutoksen arvo on 436.169,05 €, olisi uuden kulunvalvontajärjestelmän kustannukset noin 5,8 kertaiset. Lisäksi kaupunki joutuisi ylläpitämään kahta eri järjestelmää, josta aiheutuisi päällekkäisiä ylläpitomaksuja.

​

Sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole toiseksi mahdollista teknisistä syistä. Tilanteessa, jossa järjestelmä tulee muulta toimittajalta kuin Certego Oy:ltä, ei uuden järjestelmän asentaminen, edellä mainitun EOL-ilmoituksen johdosta, ole teknisesti mahdollista. Arvion mukaan, uuden järjestelmän asentaminen vaatii noin 10 150 työtuntia asentajien toimesta ilman, että tässä on huomioitu projektijohdon resursseja taikka muita asennustyöhön tarvittavia resursseja ja asennuskalustoa. Kaupungilla ei ole siis teknisesti mahdollista edes hankkia uutta kulunvalvontajärjestelmää, kun laitteita ei ole mahdollista purkaa ja asentaa annetussa EOL-ilmoituksen määräajassa.

Lisäksi sopimuskumppanin vaihtaminen aiheuttaisi kaupungille merkittävää haittaa ja kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä. Kokonaan uuden järjestelmän hankintahinnan lisäksi kaupunki joutuisi ylläpitämään kahta erillistä järjestelmää ja sopimusta. Lisäksi molemmista järjestelmistä jouduttaisiin maksamaan kuukausittaista päällekkäistä ylläpitomaksua. Lisäksi vanhan järjestelmän purkutyöt sekä uuden järjestelmän käyttöönotto samanaikaisesti aiheuttaisi merkittävää haittaa ja aiheuttaisi riskejä kiinteistöjen kulunvalvonnan toimivuudelle. Tunnistettuja haasteita ja riskejä ovat mm. liikkumisen häiriöt, kulkuoikeushallinnan päällekkäisyydet sekä uuden järjestelmän asentaminen ennen vanhan järjestelmän purkua, mikä on teknisesti hyvin haastavaa. Lisäksi vaihtotyö vaatii sähköurakoitsijan sekä vartioimisliikkeen resursseja kaapeloinnin sekä rikosilmoitinintegraatioiden osalta, mikä lisää kustannuksia entisestään sekä huomattavia epävarmuuksia järjestelmien yhteensovittamisen osalta. Kulunvalvontajärjestelmän uudelleen hankinta tarkoittaisi 2–3 vuoden ajan päällekkäisiä järjestelmiä, ja tämä vaatisi resurssilisäyksiä Turun kaupungille.

​

Sopimusmuutoksen arvo (436.169,05 € (alv 0 %) ei myöskään ole enemmän kuin 50 % alkuperäisen sopimuksen (noin 2​.200​.000,00 euroa (alv 0 %) neljältä vuodelta) arvosta.

​

Hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdassa tarkoitetusta sopimusmuutoksesta on julkaistava sopimusmuutosta koskeva ilmoitus (hankintalain 58.1 §:n 9 kohta). EU-kynnysarvot ylittävästä suorahankinnasta voidaan toimittaa julkaistavaksi suorahankintailmoitus (hankintalain 58.2 §:n ja 131.1 §:n). Sopimusmuutosilmoitus on siten pakollinen mutta suorahankintailmoitus vapaaehtoinen.

​

On tulkinnanvaraista, onko sopimusmuutosilmoituksella mahdollista saada lainvoima myös muunlaisille muutoksille, mutta mikään ei estä julkaisemasta sekä sopimusmuutosilmoitusta että suorahankintailmoitusta siltä varalta, että sopimusmuutoksen kautta katsotaan syntyvän suorahankinta.

​

Edellä mainitun syyn takia on asiassa tarkoituksenmukaista perustella sopimusmuutosta myös suorahankintana ja julkaista siitä suorahankintailmoitus. Suorahankinnan perusteena olisi hankintalain 40 §:n 2 momentin kohta. Teknisestä syystä vain yksi toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Kaupungin tavoitetilana on hankkia sen käytössä olevat kulunvalvontajärjestelmän omistukseensa. Vain Certego Oy:llä on teknisisistä syistä mahdollisuus täyttää vaatimus sen osalta, että kyseessä olisi olemassa olevien laitteiden lunastaminen. Lisäksi teknisistä syistä muilla toimittajilla ei ole mahdollista purkaa ja asentaa kaikkia kaupungin laitteita ottaen huomioon EOL-ilmoituksen määräaika. Muu toimittaja kuin Certego Oy ei voi toimittaa Certego Oy:n tällä hetkellä hallinnoimia laitteita. Järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei myöskään ole olemassa, kun otetaan huomioon edellä kuvatut tekijät liittyen esimerkiksi uuden hankinnan kustannuksiin. Kaupunki ei myöskään kavenna keinotekoisesti kilpailua, kun sen tarkoituksena on kilpailuttaa sen hankkimaan järjestelmään ylläpito erillisellä kilpailutuksella.

​

Jos suorahankintailmoitus julkaistaan, sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua ilmoituksen julkaisemisesta Euroopan unionin virallisessa lehdessä (hankintalain 131 §:n 1 momentti).

​

Selvyyden vuoksi todetaan, että tämä päätös koskee vain Turun kaupungille jäävää osuutta kulunvalvontajärjestelmän lunastuksesta. Varsinais-Suomen hyvinvointialue tekee mahdolliset omat ratkaisunsa järjestelmän lunastuksen osalta.

​

Liite 1​Certego Oy:n tarjous kulunvalvontajärjestelmän lunastuksesta (salassa pidettävä, julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 20 kohta)

​

Vs. tilapalvelujohtaja Leevi Luoto:

Päätös​​

Päätin, että tilapalvelut lunastaa olemassa olevan kulunvalvontajärjestelmän omistukseensa Certego Oy:n tarjouksen mukaisen 436.169,05 € (alv 0 %) hankintahintaan.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävällä kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

​

Leevi Luoto

vs. tilapalvelujohtaja

Valitusosoitus ja oikaisuohje liitteenä.​