Hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen 8.12.2022:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt tarjouksia Maskun ja Vehmaan kunnan sekä Kaarinan, Liedon, Naantalin, Paimion, Raision ja Turun kaupungin suurkeittiöiden kylmälaitteiden huolto- ja korjaustöistä sekä vuosihuoltotarkastus- ja vuototarkastustöistä ajalle 1.1.2023 (tavoite) - 31.12.2024, minkä jälkeen sopimuksia voidaan jatkaa alkuperäisin ehdoin yhdellä (1) + yhdellä (1) vuodella ajoille 1.1.2025 - 31.12.2025 ja 1.1.2026 - 31.12.2026 (optiot). Optioissa on kyse Tilaajan oikeudesta ei velvollisuudesta.

Naantalin kaupungin suurkeittiöiden kylmälaitteiden huolto- ja korjaustöiden sekä vuosihuoltotarkastus- ja vuototarkastustöiden sopimuskausi alkaa 1.10.2023 ja Kaarinan kaupungin sopimuskausi suurkeittiöiden kylmälaitteiden huolto- ja korjaustöiden osalta alkaa 1.1.2023 ja suurkeittiöiden kylmälaitteiden vuosihuoltotarkastus- ja vuototarkastustöiden osalta alkaa 1.1.2024.

Hankinnassa on kysymys palveluhankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 19.10.2022 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta esitettyyn kysymykseen vastattiin Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa 9.11.2022.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä ja, että osatarjoukset hyväksytään osa-alueittain, mutta osatarjouksia ei hyväksytä osa-alueen sisällä.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton arvo vuodessa on noin 295 000 euroa. Hankintayksiköt eivät sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Hankinta on jaettu kahteen (2) osa-alueeseen seuraavasti:

Osa-alue 1 Kylmälaitteiden huolto- ja korjaustyöt

Osa-alue 2 Kylmälaitteiden vuosihuoltotarkastus- ja vuototarkastustyöt

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään puitesopimus osa-alueessa 1 Kylmälaitteiden huolto- ja korjaustyöt yhden (1) palveluntuottajan kanssa, jolle valitaan kaksi (2) varapalveluntuottaja. Varapalveluntuottajaa tullaan käyttämään edullisuusjärjestyksessä lähtökohtaisesti sellaisissa tilanteissa, joissa ensisijainen Palveluntuottaja ei pysty tuottamaan palvelua, esimerkiksi Palveluntuottajan toimituskyvyn, resurssipulan tai vastaavien tilanteiden vuoksi. Osa-alueessa 2 Kylmälaitteiden vuosihuoltotarkastus- ja vuototarkastustyöt tehdään puitesopimus yhden (1) palveluntuottajan kanssa.

Mikäli ensisijaisen palveluntuottajan eikä varapalveluntuottajien toimituskyvyt eivät riitä Tilaaja pidättää itsellään oikeuden käyttää tällöin sopimuksen ulkopuolisia palveluntuottajia.

Tarjoukset saatiin määräaikaan Annettuun määräaikaan, 24.11.2022 klo 11.00, mennessä tarjouksen toimittivat:

•Are Oy (Osa-alueet 1 ja 2)

•Caverion Suomi Oy (Osa-alueet 1 ja 2)

•Professional Kitchen KK-Service Oy (Osa-alueet 1 ja 2)

•MV-Jäähdytys Oy (Osa-alueet 1 ja 2)

•Salon Kylmäpojat Oy (Osa-alueet 1 ja 2)

•Vakkakylmä Oy (Osa-alueet 1 ja 2)

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84‒86 §:ssä tarkoitettuja vaati-muksia. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Kaikki tarjoajat ovat vakuuttaneet täyttävänsä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Hankintayksikkö pyysi Vakkakylmä Oy:ltä 28.11.2022 hankintalain 96 §:n mukaisen selvityksen poikkeuksellisen alhaisesta tarjouksesta. Vakkakylmä Oy:ltä 28.11.2022 saadun selvityksen mukaan tarjouksen hinnoissa ei ole ollut virhettä tai puutteellisuuksia, ja että tarjouksissa esitetyt hinnat sisältävät kaikki tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaiset kustannukset, eikä poikkeuksellisen alhainen tarjous ole johtunut julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 81 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettujen velvoitteiden laiminlyönnistä.

Hankintayksikö on tämän perusteella katsonut, ettei sille ole syntynyt hankintalain mukaista velvollisuutta eikä myöskään oikeutta hylätä Vakkakylmä Oy:n tarjousta.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten vertailu ja tarjousten valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että osa-alueessa 1 Kylmälaitteiden huolto- ja korjaustyöt annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimmat seuraavien arviointiperusteiden mukaisesti:

1. Tuntihinta normaalina työaikana, enimmäispisteet 70 pistettä.

Vertailussa halvin tarjottu tuntihinta normaalina työaikana € / h saa 70 pistettä.

Muiden tarjoajien pistemäärä muodostui suorassa suhteessa halvimpaan (halvin tuntihinta normaalina työaikana/ vertailtava hinta x 70).

2. Normaalin työajan jälkeen tehtävien töiden yhteenlaskettu kokonaishinta, enimmäispisteet 20 pistettä.

Vertailussa halvin tarjottu normaalin työajan jälkeen tehtävien töiden yhteenlaskettu kokonaishinta saa 20 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostui suorassa suhteessa halvimpaan (halvin kokonaishinta / vertailtava kokonaishinta x 20).

3. Materiaalien jne yksikköhinnat, enimmäispisteet 10 pistettä.

Vertailussa halvin materiaalien jne yhteenlaskettu kokonaishinta saa 10 pistettä Muiden tarjoajien pistemäärä muodostui suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 10).

Pisteet muodostuivat seuraavasti:

Kylmälaitteiden huolto- ja korjaustyöt

Osa-alueessa 2 Kylmälaitteiden vuosihuoltotarkastus- ja vuototarkastustyöt tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimmat seuraavien arviointiperusteiden mukaisesti:

1. Vuosihuoltotarkastus- tai vuototarkastus € / järjestelmä, enimmäispisteet 65 pistettä.

Vertailussa halvin tarjottu vuosihuoltotarkastus- tai vuototarkastus € / järjestelmä sai 65 pistettä.

Muiden tarjoajien pistemäärä muodostui suorassa suhteessa halvimpaan (halvin vuosihuoltotarkastus- tai vuototarkastus € / vertailtava hinta x 65).

2. Pienet vuosihuoltotyöt € / h, enimmäispisteet 35 pistettä.

Vertailussa halvin tarjottu Pienet vuosihuoltotyöt € / h 35 pistettä.

Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 35).

Osa-alue 2 Kylmälaitteiden vuosihuoltotarkastus- ja vuototarkastustyöt

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 69 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallin-non järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä.

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Päätän edellä esitetyin perustein että

•osa-alueen 1 Kylmälaitteiden huolto- ja korjaustyöt palveluntuottajiksi valitaan ajalle 1.1.2023 – 31.12.2024 seuraavat palveluntuottajat tarjoamillaan hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin

•ensisijaiseksi palveluntuottajaksi Vakkakylmä Oy

•ensimmäiseksi varapalveluntuottajaksi MV-Jäähdytys Oy

•toiseksi varapalveluntuottajaksi Are Oy

•osa-alueen 2 vuosihuoltotarkastus- ja vuototarkastustyöt palveluntuottajiksi valitaan ajalle 1.1.2023 – 31.12.2024 Vakkakylmä Oy tarjoamillaan hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin

Hankintayksiköt eivät sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käytöstä päätetään erikseen.

Hankintayksikköjä sitovat sopimukset eivät synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävien kirjallisten sopimuksien allekirjoittamisella. Kaikki kaupungit / kunnat tekevät kukin omat sopimukset. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimukset voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätietoja: hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen, puhelin 044 907 5894