Henkilöstön kehittämispäällikkö Eija Kavanti, henkilöstösuunnittelija Marita Heinä ja hankintapalveluiden osuus hankinta-asiantuntija Kati Sarasniemi 24.11.2022

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt Yhteisten palvelujen toimeksiannosta avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia digitaalisesta työyhteisöpelistä Turun kaupungin eri palvelukokonaisuuksien käyttöön ajalle 01.01.2023 (tavoite)–31.12.2025, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa Tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin yhdellä (1) kahden (2) vuoden pituisella optiokaudella.

Hankinnassa on kysymys tavarahankinnasta, joka alittaa julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) kansalliset kynnysarvot (kansallinen hankinta).

Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta ei esitetty lisätietokysymyksiä annettuun määräaikaan mennessä.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset. Lisäksi tarjouspyynnössä kuvattiin pisteytettävät laatuvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ja osatarjouksia ei hyväksytä.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvo vuodessa on noin 50 000 €. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus yhden (1) palveluntuottajan/toimittajan kanssa.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 17.11.2022 klo 11.00 mennessä seuraavalta tarjoajalta: Topaasia Oy.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 105 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa vaatimuksia tarjoajan soveltuvuudelle. Hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta tarjoaja, joka ei vastaa asetettuja soveltuvuusvaatimuksia. Hankintayksikkö voi vaatia, että tarjoajat antavat tarjouksensa osana vakuutuksen, että ne täyttävät hankintayksikön asettamat soveltuvuutta koskevat vaatimukset.

Kaikki tarjoajat ovat vakuuttaneet täyttävänsä tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 104 §:n 2 momentin mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran olevan hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintailmoitusta, tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että hinnasta annetaan enintään 60 pistettä ja laadusta 40.

Pisteet muodostuivat seuraavasti:

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että liitteeksi ladattavista esimerkkiraporteista voi saada enintään 15 pistettä. Topaasia Oy:lle annettiin yhteensä 14 pistettä seuraavien perustelujen mukaan:

•Raportti siitä, että mitkä pelit ovat eniten pelattuja, kuinka monta kertaa eri pelejä on pelattu, mitkä asiat ja teemat nousevat peleissä esiin. Raportissa on oltava analyysi ja yhteenveto yllä mainituista asioista. Tästä voidaan antaa enintään 5 pistettä.

o4/5 pistettä.  Tiedot kyllä löytyvät, mutta raporttien luettavuutta olisi vielä kehitettävä.

•Pelien keräytyvän datan muodostuminen johtamisen / seurannan tueksi. Pelin aikana tehdään muistiinpanoja/pöytäkirjaa järjestelmään ja sovitaan jatkotoimenpiteistä, ja raportti tästä on saatava pelin jälkeen automaattisesti. Raportti on oltava myöhemmin käytettävissä sovittujen jatkotoimenpiteiden seurantaan myös peliohjelman ulkopuolella. Tästä voidaan antaa enintään 5 pistettä.

o5/5 pistettä. Pelin aikana tehdyt muistiinpanot ja sovitut toimenpiteet ovat käytettävissä myös pelin jälkeen. Kaikkien peliin osallistuvien on mahdollista saada raportti itselleen.

•Esimerkki yksittäisen pelin peliraportista. Jokaisen pelaajan on saatava raportti sähköpostiin pelin jälkeen. Raportista on käytävä ilmi, että mistä on keskusteltu, mitkä asiat ovat nousseet esiin, mistä jatkotoimenpiteistä on sovittu. Tästä voidaan antaa enintään 5 pistettä.

o5/5 pistettä. Esimerkkiraportti on vaatimusten mukainen ja luettavuudeltaan hyvä.

Tarkemmin laatupisteiden muodostumisen näkee liitteenä olevasta vertailutaulukosta, liite 1.

Liite 1                                   Vertailutaulukko digitaalinen peli työyhteisö- ja muutostaitojen kehittämiseen

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 69 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä.

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Päätän edellä esitetyin perustein, että digitaalisen työyhteisöpelin toimittajaksi Turun kaupungin eri palvelukokonaisuuksien käyttöön ajalle 01.01.2023 (tavoite)–31.12.2025 valitaan Topaasia Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä. (liite 2.)

Lisätiedot: hankinta-asiantuntija Kati Sarasniemi 040-6551814