Konsernihallinnon hankintapalvelut, hankinta-asiantuntija Tytti Latva-Teikari ja työryhmä 17.11.2022:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia hankintaan Varoittavat suojatyövaatteet ja muut työvaatteet sekä -kengät Turun kaupungin eri palvelukokonaisuuksien käyttöön ajalle 1.1.2023 (tavoite) - 31.12.2024, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa Tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin yhdellä (1) kahden (2) vuoden pituisella optiokaudella ajalle 1.1.2025-31.12.2026.

Hankinnassa on kysymys tavarahankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 16.9.2022 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 5.10.2022. Hankinnasta julkaistiin korjausilmoitus samana päivänä ja tarjousten jättöaikaa pidennettiin 21.10.2022 asti.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja tuotteille asetetut ehdottomat vaatimukset. Lisäksi tarjouspyynnössä kuvattiin pisteytettävät laatuvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ja osatarjouksia ei hyväksytä.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä. Liitteet hyväksyttiin myös englanninkielisinä.

Hankinnan ennakoitu arvo vuodessa on noin 475 000€. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana. Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska osiin jakaminen heikentäisi merkittävästi myös kilpailutuksella saatavia volyymihyötyjä. Hankinnan osiin jakautuminen usealle toimittajalle heikentää sopimuksen arvoa ja sen kiinnostavuutta yksittäiselle toimittajalle.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus yhden (1) toimittajan kanssa.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 21.10.2022 klo 11.00 mennessä seuraavilta tarjoajilta: Image Wear Oy, Skydda Suomi Oy, TOOLS Finland Oy, VTR-Workwear Center Turku.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84‒86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Kaikki tarjoajat ovat vakuuttaneet täyttävänsä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Tarjouspyynnön mukaan tarjous suljetaan tarjouskilpailusta jos tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt vaatimukset eivät täyty tai jos tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä.

Tarjousten tarkastamisen perusteella Image Wear Oy:n ja Skydda Suomi Oy:n tarjouksessa oli tarjottuna tuotteita, jotka eivät täyttäneet tarjouspyynnössä tuotteelle asetettuja vaatimuksia. Tarjousten tarkastamisen perusteella VTR-Workwear Center Turun tarjouksessa ei oltu tuotetietoja tai hintoja kaikista vaadituista tuotteista. Edellä mainitut tarjoukset eivät täten ole tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisia, minkä vuoksi ne tulee hankintalain 74 §:n perusteella sulkea tarjouskilpailusta tarjouspyyntöä vastaamattomana, eikä sitä oteta mukaan tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuun ja valintaan. Julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 20 kohdan nojalla tarkempia tuotetietoja koskettavat hylkäämisen perusteet on esitetty salassa pidettävissä liitteissä:

1.Image Wear Oy tarjouspyynnön vastaiset tuotteet, salassa pidettävä 

2.Skydda Suomi Oy tarjouspyynnön vastaiset tuotteet, salassa pidettävä 

Muiden tarjoajien tarjousten todettiin täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että Annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin seuraavien arviointiperusteiden mukaisesti:

1. Hinta, enimmäispisteet 85.

Halvin tarjottu tarjouksen kokonaishinta, vertailussa enimmäispisteet 85. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 85).

2. Laatu, enimmäispisteet 15.

A. Ympäristömerkittyjen tekstiilien osuus tarjotuista tuotteista (%); Suurin osuus, 10 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa suurimpaan osuuteen (vertailtava arvo / suurin arvo x 10).

B. Kiertotalouteen liittyvät projektit. Tarjoaja on toteuttanut tai ollut mukana toteuttamassa vähintään kaksi ( 2) projektia liittyen käytöstä poistettujen tekstiilien tai yliäämätekstiilien jatkohyödyntämiseen viimeisen kolmen (3) vuoden aikana, 5 pistettä.

Hinta- ja laatupisteet lasketaan yhteen. Eniten pisteitä saanut tarjoaja valitaan voittajaksi.

Hankinnassa saatiin vain yksi (1) tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset täyttävä ja tarjouspyynnön mukainen tarjous (TOOLS Finland Oy), joten tarjousten vertailua ei voitu suorittaa.

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 69 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä.

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Päätän edellä esitetyin perustein, että hankinnan varoittavat suojatyövaatteet ja muut työvaatteet sekä -kengät toimittajaksi ajalle 1.1.2023 (tavoite) - 31.12.2024 valitaan TOOLS Finland Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

   Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

Hankintapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätiedot: hankinta-asiantuntija Tytti Latva-Teikari, p.0401940636