Hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen 10.11.2022:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt tarjouksia Maskun ja Vehmaan kunnan sekä Kaarinan, Liedon, Loimaan, Naantalin, Paimion, Raision ja Turun kaupungin suurkeittiöiden keittiölaitteiden huolto- ja korjaustöistä ajalle 1.1.2023 (tavoite) - 31.12.2024, minkä jälkeen sopimuksia voidaan jatkaa Tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin yhdellä (1) + yhdellä (1) vuodella ajoille 1.1.2025 - 31.12.2025 ja 1.1.2026 - 31.12.2026 (optiot). Optioissa on kyse Tilaajan oikeudesta ei velvollisuudesta.

Hankinnassa on kysymys palveluhankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 22.9.2022 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa 11.10.2022.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä ja, että osatarjoukset hyväksytään osa-alueittain, mutta osatarjouksia ei hyväksytä osa-alueen sisällä.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton arvo vuodessa on noin 485 000 euroa. Hankintayksiköt eivät sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Hankinta on jaettu viiteen (5) osa-alueeseen seuraavasti:

Osa-alue 1 Esivalmistuslaitteet (yleiskoneet, vihannesleikkurit, kutterit, sauvasekoittimet, vaa’at yms.) ja kahvinvalmistuslaitteet

Osa-alue 2 Keittolaitteet

Osa-alue 3 Uunit, liedet, parilat, paistinpannut

Osa-alue 4 Jakelukalusteet (neutraali, kylmä ja lämmin)

Osa-alue 5 Pesulaitteet (astianpesukoneet, raepesukoneet)

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään puitesopimus kaikissa osa-alueissa yhden (1) palveluntuottajan kanssa, jolle valitaan kaksi (2) varapalveluntuottaja.

Varapalveluntuottajia tullaan käyttämään edullisuusjärjestyksessä lähtökohtaisesti sellaisissa tilanteissa, joissa ensisijainen Palveluntuottaja ei pysty tuottamaan palvelua, esimerkiksi Palveluntuottajan toimituskyvyn, resurssipulan tai vastaavien tilanteiden vuoksi.

Mikäli ensisijaisen palveluntuottajan eikä varapalveluntuottajien toimituskyvyt eivät riitä Tilaaja pidättää itsellään oikeuden käyttää tällöin sopimuksen ulkopuolisia palveluntuottajia.

Tarjoukset saatiin määräaikaan Annettuun määräaikaan, 31.10.2022 klo 11.00, mennessä tarjouksen toimittivat:

•Huolto Vuorio Oy (Osa-alueet 1, 2, 3, 4 ja 5)

•MV-Jäähdytys Oy (Osa-alueet 1, 2, 3, 4 ja 5)

•Professional Kitchen KK-Service Oy (Osa-alueet 1, 2, 3, 4 ja 5)

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84‒86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Kaikki tarjoajat ovat vakuuttaneet täyttävänsä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Hankintayksikkö pyysi MV-Jäähdytys Oy:ltä 31.10.2022 hankintalain 96 §:n mukaisen selvityksen poikkeuksellisen alhaisesta tarjouksesta. MV-Jäähdytys Oy:ltä 1.11.2022 saadun selvityksen mukaan tarjouksien hinnoissa ei ole ollut virhettä tai puutteellisuuksia, ja että tarjouksissa esitetyt hinnat sisältävät kaikki tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaiset kustannukset, eikä poikkeuksellisen alhainen tarjous ole johtunut julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 81 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettujen velvoitteiden laiminlyönnistä.

Hankintayksikö on tämän perusteella katsonut, ettei sille ole syntynyt hankintalain mukaista velvollisuutta eikä myöskään oikeutta hylätä MV-Jäähdytys Oy:n tarjousta.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten vertailu ja tarjousten valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan kaikissa osa-alueissa kokonaistaloudellisesti edullisimmat seuraavien arviointiperusteiden mukaisesti:

1. Tuntihinta normaalina työaikana klo 7.00 - 16.00, enimmäispisteet 85 pistettä.

Halvin tarjottu tuntihinta normaalina työaikana € / h saa 85 pistettä.

Muiden tarjoajien pistemäärä muodostui suorassa suhteessa halvimpaan (halvin tuntihinta normaalina työaikana/ vertailtava hinta x 85).

2. Tuntihinta normaalin työajan jälkeen arkisin klo 16.00.- 20.00, enimmäispisteet 10 pistettä.

Halvin tarjottu tuntihinta normaalin työajan jälkeen arkisin klo 16.00 - 20.00 saa 10 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostui suorassa suhteessa halvimpaan (halvin tuntihinta normaalin työajan jälkeen arkisin klo 16.00.- 20.00 / vertailtava hinta x 10).

3. Tuntihinta arkilauantaisin, enimmäispisteet 2,5 pistettä.

Halvin tarjottu tuntihinta arkilauantaisin saa 2,5 pistettä Muiden tarjoajien pistemäärä muodostui suorassa suhteessa halvimpaan (halvin tuntihinta normaalina työaikana/ vertailtava hinta x 2,5).

4. Tuntihinta pyhäpäivisin, enimmäispisteet 2,5 pistettä.

Halvin tarjottu tuntihinta pyhäpäivisin saa 2,5 pistettä.

Muiden tarjoajien pistemäärä muodostui suorassa suhteessa halvimpaan (halvin tuntihinta normaalina työaikana/ vertailtava hinta x 2,5).

Hankinnalle asetetut laatuvaatimukset oli esitetty tarjouspyynnössä, eikä niitä pisteytetty.

Pisteet muodostuivat seuraavasti:

Osa-alue 1 Esivalmistus- ja kahvinvalmistuslaitteet

Osa-alue 2 Keittolaitteet

Osa-alue 3 Uunit, liedet, parilat, paistinpannut

Osa-alue 4 Jakelukalusteet (neutraali, kylmä ja lämmin)

Osa-alue 5 Pesulaitteet

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 69 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallin-non järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä.

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Päätän edellä esitetyin perustein että suurkeittiölaitteiden huolto- ja korjaustöiden palveluntuottajiksi valitaan ajalle 1.1.2023 – 31.12.2024 seuraavat palveluntuottajat tarjoamillaan tuntihinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin:

Osa-alue 1 Esivalmistuslaitteet (yleiskoneet, vihannesleikkurit, kutterit, sauvasekoittimet, vaa’at yms.) ja kahvinvalmistuslaitteet

•ensisijaiseksi palveluntuottajaksi MV-Jäähdytys Oy

•ensimmäiseksi varapalveluntuottajaksi Huolto Vuorio Oy

•toiseksi varapalveluntuottajaksi Professional Kitchen KK-Service Oy

Osa-alue 2 Keittolaitteet

•ensisijaiseksi palveluntuottajaksi MV-Jäähdytys Oy

•ensimmäiseksi varapalveluntuottajaksi Professional Kitchen KK-Service Oy

•toiseksi varapalveluntuottajaksi Huolto Vuorio Oy

Osa-alue 3 Uunit, liedet, parilat ja paistinpannut

•ensisijaiseksi palveluntuottajaksi MV-Jäähdytys Oy

•ensimmäiseksi varapalveluntuottajaksi Professional Kitchen KK-Service Oy

•toiseksi varapalveluntuottajaksi Huolto Vuorio Oy

Osa-alue 4 Jakelukalusteet (neutraali, kylmä ja lämmin)

•ensisijaiseksi palveluntuottajaksi MV-Jäähdytys Oy

•ensimmäiseksi varapalveluntuottajaksi Professional Kitchen KK-Service Oy

•toiseksi varapalveluntuottajaksi Huolto Vuorio Oy

Osa-alue 5 Pesulaitteet (astianpesukoneet, raepesukoneet)

•ensisijaiseksi palveluntuottajaksi MV-Jäähdytys Oy

•ensimmäiseksi varapalveluntuottajaksi Huolto Vuorio Oy

•toiseksi varapalveluntuottajaksi Professional Kitchen KK-Service Oy

Hankintayksiköt eivät sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käytöstä päätetään erikseen.

Hankintayksikköjä sitovat sopimukset eivät synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävien kirjallisten sopimuksien allekirjoittamisella. Kaikki kaupungit / kunnat tekevät kukin omat sopimukset. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimukset voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätietoja: hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen, puhelin 044 907 5894