Konsernihallinnon hankintapalvelut, hankinta-asiantuntija Tytti Latva-Teikari ja työryhmä 7.11.2022:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia rautakauppatarvikkeiden hankintaan Turun kaupungin eri palvelukokonaisuuksien käyttöön ajalle 1.12.2022 (tavoite)–30.11.2024, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa Tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin yhdellä (1) kahden (2) vuoden pituisella optiokaudella ajalle 1.12.2024-30.11.2026.

Hankinnassa on kysymys tavarahankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 8.9.2022 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 23.9.2022. Kysymyksiin annettujen vastausten perusteella hankinnasta lähetettiin julkaistavaksi korjausilmoitus samana päivänä.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja tuotteille asetetut ehdottomat vaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä ja osatarjouksia hyväksyttiin osa-alueittain.

Tarjous tuli jättää suomen kielellä. Liitteet hyväksyttiin myös englanninkielisinä.

Hankinnan ennakoitu arvo vuodessa on noin 460 000€. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Hankinta on jaettu 11 eri osakokonaisuuteen seuraavasti:

1. Kiinnitystarvikkeet

2. Hiomatarvikkeet sekä lastuavat ja leikkaavat työkalut

3. Käsityökalut

4. Piha- ja puutarhatyökalut

5. Rakennustarvikkeet

6. Rakentamisen kemikaalit

7. Elektroniikkatyökalut

8. Sähkötyökalut

9. Paineilmatyökalut

10. Hitsaustyökalut

11. SAP-tuoteluettelon ulkopuoliset tuotteet

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että osakokonaisuuksissa 1-10 kilpailutetaan tilaajan SAP-tuoteluetteloon tilattavaksi asetettavat tuotteet. Osakokonaisuuksiin 1-10 haetaan jokaiseen yhtä toimittajaa, joka saa tarjoamansa tuotteet tilattavaksi tilaajan SAP-tuoteluetteloon. Osakokonaisuuksissa 1-10 ei haeta tuotekategorian toimittajaa, vaan osakokonaisuuden voittanut toimittaja saa tuotteensa myyntiin tilaajan tuoteluettelon ostopaikoille. Osakokonaisuuksien vertailuperuste on paras hinta-laatusuhde. Tarjoaja saa tarjoukselleen laatupisteitä osakokonaisuuden tuotekategoriasta tarjoamansa alennusprosentin perusteella. Tilaaja hyödyntää tuotekategorian alennusprosentteja SAP-tuoteluettelon ulkopuolisten tuotteiden hankinnassa.

Osakokonaisuus 11 koskee SAP-tuoteluettelon ulkopuolisia tuotteita. Osakokonaisuuteen 11 haetaan neljää (4) toimittajaa, joille tarjotaan tilaajan toimesta etusijajärjestyksen mukaisesti eri kokoisia puiteostotilauslimittejä. Osakokonaisuuteen osallistuvien tarjoajien valinta ja etusijajärjestys perustuu tarjoajien menestykseen osakokonaisuuksissa 1-10. Jokaisen osakokonaisuuden neljä (4) vertailussa parhainta tarjousta saavat pisteitä sijoittumisensa mukaan seuraavasti: osakokonaisuuden voittaja: 4p, toiseksi tullut: 3p, kolmanneksi tullut: 2p ja neljänneksi sijoittunut: 1p.

Osakokonaisuuteen 11 osallistuneiden tarjoajien sijoittuminen perustuu tarjoajan osakokonaisuuksista 1-10 yhteenlaskettuihin pisteisiin. Osakokonaisuudessa 11 kilpailutettavat puiteostotilauslimitit ovat järjestyksessä seuraavat (€/vuosi, alv0%):

1. 325 000€

2. 275 000€

3. 225 000€

4. 175 000€

Tarjoukset saatiin määräaikaan 12.10.2022 klo 11.00 mennessä seuraavilta tarjoajilta osakokonaisuuksittain:

1.Kiinnitystarvikkeet

•Etra Oy

•Metaplan Oy

•Würth Oy

2.Hiomatarvikkeet sekä lastuavat ja leikkaavat työkalut

•Etra Oy

•Metaplan Oy

3.Käsityökalut

•Etra Oy

•Metaplan Oy

•Würth Oy

4.Piha- ja puutarhatyökalut

•Etra Oy

•Metaplan Oy

5.Rakennustarvikkeet

•DT Finland Oy

6.Rakentamisen kemikaalit

•Etra Oy

•Metaplan Oy

•Würth Oy

7.Elektroniikkatyökalut

•Etra Oy

•Metaplan Oy

•Würth Oy

8.Sähkötyökalut

•Etra Oy

•Metaplan Oy

9.Paineilmatyökalut

•Etra Oy

•Metaplan Oy

•Würth Oy

10.Hitsaustyökalut

•Arctronic Oy

•Etra Oy

•Würth Oy

11.SAP-tuoteluettelon ulkopuoliset tuotteet

•Etra Oy

•Metaplan Oy

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84‒86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Kaikki tarjoajat ovat vakuuttaneet täyttävänsä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin osakokonaisuuksien 1-10 osalta seuraavaa; Tarjoamatta jätettyjä ja tarjouspyynnön vastaisia tuotteita saa olla tarjouksessa osakokonaisuuksittain yhteensä 2-3% tuoteriveistä. Sallittujen tyhjien tuoterivien ja tarjouspyynnön vastaisesti tarjottujen tuotteiden tarkempi lukumäärä on ilmoitettu jokaisen osakokonaisuuden välilehdessä hintaliitteessä. Tyhjien tuoterivien ja tarjouspyynnön vastaisesti tarjottujen tuotteiden osalta hintavertailussa käytetään kyseisen tuotteen osalta kalleinta tarjottua kyseisen tuotteen hintaa. Jos kaikissa tarjouksissa jokin tuoterivi on tyhjä tai tarjottu tuote ei vastaa vähimmäisvaatimuksia, poistetaan ko. rivi vertailusta eikä sitä lasketa mukaan tarjoajan jättämiin tyhjiin riveihin tai tarjouspyynnön vastaisiin tuotteisiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että Annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin seuraavien arviointiperusteiden mukaisesti:

Osakokonaisuudet 1-10

Hinta, enimmäispisteet 100. Halvin tarjottu hintasumma Hintaliitteessä tuotekategorian osalta ilmoitetuille tuotteille, vertailussa enimmäispisteet 100. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hintasumma x 100). Tuotteiden laatu on huomioitu tuotekohtaisissa vähimmäisvaatimuksissa.

Osakokonaisuus 11

Laatu, enimmäispisteet 100. Suurin pistemäärä, vertailussa enimmäispisteet 100. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa suurimpaan pistemäärään (suurin / vertailtava pistemäärä x 100).

Osakokonaisuuteen osallistuvien tarjoajien valinta ja etusijajärjestys perustuu tarjoajien menestykseen osakokonaisuuksissa 1-10. Jokaisen osakokonaisuuden neljä (4) vertailussa parhainta tarjousta saavat pisteitä sijoittumisensa mukaan seuraavasti: osakokonaisuuden voittaja: 4p, toiseksi tullut: 3p, kolmanneksi tullut: 2p ja neljänneksi sijoittunut: 1p.

Jokaisella osakokonaisuudella on myös oma painokerroin, jolla pisteet kerrotaan. Painokerroin pohjautuu tuotekategorioiden hankinta-arvoihin suhteutettuna rautakauppatarvikehankintojen arvoon kokonaisuudessaan. Painokertoimet ovat osakokonaisuuksittain seuraavat:

1. Kiinnitystarvikkeet: 20

2. Hiomatarvikkeet sekä lastuavat ja leikkaavat työkalut: 5

3. Käsityökalut: 20

4. Piha- ja puutarhatyökalut: 5

5. Rakennustarvikkeet: 10

6. Rakentamisen kemikaalit: 5

7. Elektroniikkatyökalut: 5

8. Sähkötyökalut: 15

9. Paineilmatyökalut: 10

10. Hitsaustyökalut: 5

Tarjousten vertailu esitetään erillisellä liitteellä (Liite 1). Parhaat kokonaispisteet tarjousten vertailussa sai osakokonaisuuksissa 1-10:

1. Kiinnitystarvikkeet / Würth Oy

2. Hiomatarvikkeet sekä lastuavat ja leikkaavat työkalut / Metaplan Oy

3. Käsityökalut / Metaplan Oy

4. Piha- ja puutarhatyökalut / Etra Oy

5. Rakennustarvikkeet / DT Finland Oy

6. Rakentamisen kemikaalit / Würth Oy

7. Elektroniikkatyökalut / Etra Oy

8. Sähkötyökalut / Metaplan Oy

9. Paineilmatyökalut / Würth Oy

10. Hitsaustyökalut / Würth Oy

Liite 1 Osakokonaisuuksien 1-10 tarjousten vertailutaulukko

Osakokonaisuuden 11 pisteet muodostuivat seuraavasti:

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 69 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä.

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Päätän edellä esitetyin perustein, että rautakauppatarvikkeiden hankinnan toimittajiksi ajalle 1.12.2022 (tavoite) – 30.11.2024 valitaan tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin toimittajat seuraavasti:

   Osakokonaisuuksien 1-10 osalta SAP-tuoteluettelon ostopaikoille saa tuotteensa Tilaajien ostettavaksi:

1. Kiinnitystarvikkeet / Würth Oy

2. Hiomatarvikkeet sekä lastuavat ja leikkaavat työkalut / Metaplan Oy

3. Käsityökalut / Metaplan Oy

4. Piha- ja puutarhatyökalut / Etra Oy

5. Rakennustarvikkeet / DT Finland Oy

6. Rakentamisen kemikaalit / Würth Oy

7. Elektroniikkatyökalut / Etra Oy

8. Sähkötyökalut / Metaplan Oy

9. Paineilmatyökalut / Würth Oy

10. Hitsaustyökalut / Würth Oy

   Osakokonaisuuden 11 SAP-tuoteluettelon ulkopuoliset tuotteet osalta vuosittaiset puiteostotilauslimitit tarjotaan seuraaville toimittajille:

   1.325 000 € / Metaplan Oy

   2.275 000 € / Etra Oy

   Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

Hankintapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätiedot: hankinta-asiantuntija Tytti Latva-Teikari, p. 040 194 0636