Vs. järjestämisjohtaja Minna Sartes ja elinvoimajohtaja Niko Kyynäräinen 21.10.2022:

Mitä parannetaan ja miksi?

Turun kaupunkikonsernin laajuisesti on tunnistettu tarve ottaa käyttöön yritysasiakkuuksien hallinnan toimintamalli. Tällä hetkellä yritysasiakastietoa ei kerätä, käsitellä ja hyödynnetä yhtenäisellä tavalla, eikä käytössä ole yhteistä yrityspalvelutarjoamaa, eikä toimintaa tukevaa yhtenäistä järjestelmäratkaisua. Kaupunkitasoisen mallin kehittäminen on perusteltua yritysten toimintaedellytysten parantamiseksi ja yrityspalvelujen sujuvoittamiseksi. Tavoitteena on korvata nykyinen organisaatiolähtöinen toimintatapa asiakaslähtöisellä mallilla, jossa huomioidaan yritysten kokonaispalvelutarve.

Kaupunkitasoiseen yritysasiakastiedon hallintamalliin sisältyy yhteinen yritystieto, yrityspalvelutarjoama ja -prosessi, mukaan lukien yhtenäiset yritysasiakkuuksia koskevat kirjauskäytänteet. Malli mahdollistaa nykyistä paremmin yrityspalvelujen tarvelähtöisen kehittämisen, asiakastyytyväisyyden hallinnan ja yritysviestinnän toteuttamisen.

Kehittämishankkeen tuloksena käyttöönotettava yritysasiakkuuksien hallinnan toimintamalli vahvistaa kaupungin elinvoimaa. Kehittämishanke tukee kaupungin uuden johtamisjärjestelmän ja työllisyyspalvelu-uudistuksen valmistelua. Hankkeessa tukeudutaan kaupungin yhteisiin asiakkuuksien ja palveluiden hallinnan prosesseja tukeviin tiedonhallintaratkaisuihin.

Miten toteutetaan?

Yhteinen toimintamalli yritysasiakastiedon hallintaan toteutetaan vaiheittain. Ensimmäisinä hankeen kehitys- ja toteutuskohteina ovat Turun kaupungin työllisyyspalvelut (Typa) ja Turku Science Park Oy (TScP). Pilotoinnin ensimmäisessä vaiheessa mallinnetaan yrityspalvelujen-, yritysasiakastiedon sekä yrityspalvelupyyntöjen vastaanottamista ja luovutusta Turku Science Park Oy:n ja Turun kaupungin työllisyyspalvelukokonaisuuden yrityspalvelujen välillä. Seuraavissa vaiheissa malli laajennetaan kaupunkitasoiseksi yritysasiakkuuksien hallinnan kokonaisratkaisuksi. Hankkeen toteutuksesta saatujen kokemusten pohjalta tehdään erillinen suunnitelma mallin käyttöönoton laajentamisesta Turun seudulla.

CRM-järjestelmän lisäksi toimintamallissa hyödynnetään muun muassa palvelunhallintajärjestelmää (PLM) ja rikastettua yritystietoa. Rikastetun yritystiedon hankinta ja sen tarjoaminen yritysasiakkuuksien hallinnan toimintamalliin toteutetaan erillisenä hankkeena. Hankkeen, jossa toteutetaan yritystiedon hankinta, valmistelee ja toteuttaa Turun kaupungin kehittämispalvelut.

Kaupunkitasoinen mallin kehittämishanke toteutetaan vaiheittain kolmessa osassa. Ensimmäinen vaihe toteutetaan 1.11.2022-30.4.2023 välisenä aikana, toinen 1.5.2023-31.10.2023 välisenä aikana ja kolmas 1.11.2023-31.12.2025 välisenä aikana. Hankkeen toteutuksessa varmistetaan tuotantoaikataulun yhteensopivuus työllisyyspalvelu-uudistuksen kanssa. Työllisyyspalvelut siirtyvät kuntiin 1.1.2025. Eri vaiheiden keskeiset toimenpiteet on kuvattu taulukossa 1.

Taulukko1 Kehittämishankkeen vaiheet ja niiden keskeiset toimenpiteet

Kehittämishankkeen edistymistä seurataan Turun kaupungin elinvoiman johtoryhmä. Hankkeelle nimetään ohjausryhmä. Operatiivisesta toteutuksesta vastaa hankkeen projektiryhmä. Projektiryhmään kutsutaan myös yritysten edustajia. Kehittämishankkeen valmistelua seurataan myös Turun kaupungin yritysyhteistyöryhmässä.

Hankkeen hallinnointi ja budjetti

Kehittämishankkeen kokonaiskustannusarvio vuosille 2022-2025 on 500.000 €. Kustannusarvio koskee ostopalveluista aiheutuvia kustannuksia. Omat hankkeelle allokoitavat resurssit eivät sisälly kustannusarvioon.

Hankkeelle on allokoitu yhteensä 385.000 € vuosille 2022-2024 kustannuspaikalle 14280 (järjestämistoiminta, Yritys-CRM).

Ensimmäisessä vaiheessa hankeen kehitys- ja toteutuskohteena ovat Turun kaupungin työllisyyspalvelujen (Typa) yrityskoordinaattorit ja Turun elinkeinoyhtiön, Turku Science Park (TScP) toimijat.

Perustoiminnallisuuksien kehittämisestä aiheutuvista kustannuksista vastaa Turun kaupunki. Muut organisaatiot vastaavat omista lisenssikustannuksistaan ja muista niille räätälöitävien toiminnallisuuksien kehittämisestä aiheutuvista kustannuksista.

Hankkeen henkilöresurssit Turun kaupungin osalta

Hankkeen käynnistysvaiheessa toteutukseen tarvitaan seuraavat henkilöresurssit:

·        projektipäällikkö,

·        IT-projektipäällikkö,

·        IT-palvelujen asiantuntija (tarve on noin 30 % työajasta),

·        IT-palvelujen pilvipalvelu- ja verkkoasiantuntija sekä palvelupäällikkö (kukin enintään 10 % työaikapanostuksella) ja

·        työllisyyspalvelujen asiantuntija (oman toimen ohella tehtävä kehittämistyö).

Muiden organisaatioiden osalta nimeäminen tehdään niiden tullessa käyttöönottovuoroon.

Lisäksi valmisteluun liitetään hankinta- ja lakiosastojen edustajat sekä tietoturva- ja tietosuojavastaavat.

Toimittajat ja toimittajien resursointi selvitetään projektin asettamisen ja toimittajavalinnan jälkeen.

Muiden organisaatioiden osallistuminen projektiin

Hankkeeseen osallistuvat muut organisaatiot osoittavat valmisteluun omat henkilö- ja muut resurssit, mukaan lukien organisaatiota hankkeen projektiryhmässä edustavan henkilön.

Hankkeen omistaja

Kehittämishankkeen omistajana toimii elinvoimajohtaja Niko Kyynäräinen. Hankkeen edistymistä seuraa Turun kaupungin elinvoiman johtoryhmä, joka nimeää hankkeen ohjaus- ja projektiryhmät.

Esitämme, että Turun kaupungin konsernihallinto käynnistää yrityspalvelu- ja yritysasiakastiedon hallintamallin kehittämishankkeen. Hanke toteutetaan ajalla 1.11.2022-31.12.2025.

Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen:

PäätösPäätin, että Turun kaupungin konsernihallinto käynnistää yrityspalvelu- ja yritysasiakastiedon hallintamallin kehittämishankkeen edellä esitetyn mukaisesti. Hanke toteutetaan ajalla 1.11.2022-31.12.2025.  

Tuomas Heikkinen

kansliapäällikkö