Turun kaupungin konsernihallinnon henkilöstön kehittämispäällikkö Eija Kavanti ja johtava rekrytointiasiantuntija Tuulia Merranti ja hankintapalveluiden osuus hankinta-asiantuntija Kati Sarasniemi ja hankinta-asiantuntija Hanna Nurmi 13.10.2022:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia Turun kaupungille, Salon kaupungille, Kaarinan kaupungille, Naantalin kaupungille ja Maskun kunnalle henkilöarviointipalveluiden hankintaan ajalle 1.11.2022 (tavoite) – 31.10.2025, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa Tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin yhdellä (1) kahden vuoden (2) pituisella optiokaudella ajalle 1.11.2025-30.10.2027.

Hankinnassa on kysymys EU-kynnysarvon alittavasta palveluhankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) kansallisen kynnysarvon.

Hankintaa koskeva hankintailmoitus julkaistiin HILMA-ilmoituskanavassa 1.7.2022 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta ei esitetty lisätietokysymyksiä määräaikaan 16.8.2022 mennessä.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset. Lisäksi tarjouspyynnössä kuvattiin pisteytettävät laatuvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ja osatarjouksia ei hyväksytä.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvo vuodessa on noin 175 000 €. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että

-Puitejärjestelyyn valitaan kolme (3) palveluntuottajaa, mikäli kelpoisuusehdot täyttäviä tarjoajia ja hyväksyttäviä tarjouksia saadaan riittävästi.

Arvonlisäverottomalta arvoltaan yli 15 000 e arvoiset tilaukset minikilpailutetaan puitesopimustoimittajien kesken.

Minikilpailutus toteutetaan seuraavasti:

1. Tilaava yksikkö lähettää kaikille sopimustoimittajille Cloudia

kilpailutusjärjestelmällä tarjouspyynnön, jossa toimeksiannon kohde on yksilöity mahdollisimman tarkasti.

2. Puitejärjestelyyn valitut toimittajat antavat, määräaikaan mennessä, halutessaan tarjouksensa minikilpailutuksessa edellytetyllä tavalla.

3. Valintaperusteet ovat minikilpailutuksessa määritetyt ja voivat vaihdella minikilpailutuskohtaisesti.

4. Tilaaja yksikkö valitsee tarjouksista kokonaistaloudellisesti edullisimman ja tekee perustellun hankintapäätöksen.

Tarjoushinta tulee ilmoittaa arvonlisäverottomina hintoina seuraavasti:

-Laaja soveltuvuusarvio, hinta yksi ehdokas € / henkilö / arviointi

- Laaja soveltuvuusarvio, useampi kuin yksi ehdokas € / henkilö / arviointi

-Suppea soveltuvuusarvio, hinta yksi ehdokas € / henkilö / arviointi

-Suppea soveltuvuusarvio, useampi kuin yksi ehdokas € / henkilö / arviointi

-Laajan ja suppean soveltuvuusarvion lisäkonsultoinnin hinta / tunti 

Sopimushinta on kiinteä koko sopimuskauden 31.10.2025 asti.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 9.9.2022 klo 11.00 mennessä seuraavilta tarjoajilta: Avila Oy, Eezy Personnel Oy, Momentous Oy, MPS Career Oy, Psycon Oy, Psykologitiimi Päämäärä.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien kelpoisuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja valinta. 

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 105 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa vaatimuksia tarjoajan soveltuvuudelle. Hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta tarjoaja, joka ei vastaa asetettuja soveltuvuusvaatimuksia. Hankintayksikkö voi vaatia, että tarjoajat antavat tarjouksensa osana vakuutuksen, että ne täyttävät hankintayksikön asettamat soveltuvuutta koskevat vaatimukset.

Kaikki tarjoajat ovat vakuuttaneet täyttävänsä tarjoajille asetetut kelpoisuusehdot.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 104 §:n 2 momentin mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintailmoitusta, tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että arviointiperusteina ovat palvelujen hinta ja laatu. Hinnan painoarvo on 40 % ja laadun 60 %. Enimmäispistemäärä on 100.

1. Hinta, enimmäispisteet 40

Vertailuhinta lasketaan, laskemalla kaikki yksikköhinnat yhteen. Vertailussa halvin hinta saa 40 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin hinta / vertailtava hinta x 40).

2. Laatu, enimmäispisteet 60

Laadusta saatava enimmäispistemäärä on 60 pistettä. Laadun vertailupisteet ovat:

Arviointeja suorittavan tiimin jäsenten kokemus ja näytöt vastaavien soveltuvuusarviointien ja rekrytointien hoitamisesta, siltä osin kuin ne ylittävät ehdottomat vaatimukset. Arvioinnissa kiinnitettiin huomiota kokemukseen henkilöarvioinneista, esimiestyöstä, johtajuudesta ja toimeksiantojen lukumäärästä viimeisen kolmen (3) vuoden aikana. Enimmäispisteet 15.

Palvelun tuottamiseen osallistuvien henkilöiden suorittamat alan sertifikaatit: Psykologisen henkilöstöarvioinnin sertifikaatti

- kaikilla kolmella tiimin jäsenellä on ao. sertifikaatti, pisteet 10

- kahdella kolmesta tiimin jäsenestä on ao. sertifikaatti, pisteet 6

- yhdellä kolmesta tiimin jäsenestä on ao. sertifikaatti, pisteet 3

Enimmäispisteet 10.

Laadun osalta vähimmäisvaatimukset täyttävä palvelun taso saa 0 pistettä ja sen ylittäviltä osin pisteitä saa enintään 60. Laadun vertailuperusteet ovat:

Arviointeja suorittavan tiimin jäsenten kokemus ja näytöt vastaavien soveltuvuusarviointien ja rekrytointien hoitamisesta, siltä osin kuin ne ylittävät ehdottomat vaatimukset. Arvioinnissa huomioitiin tiimin jäsenten kokemus henkilöarvioinneista, esimiestyöstä ja johtajuudesta sekä toimeksiantojen lukumäärästä viimeisen kolmen (3) vuoden aikana. Kukin tiimin jäsen voi saada max. 5 pistettä. Tarjoajien tiimin jäsenillä oli kokemusta henkilöarvioinneista vähimmäisvaatimuksen ylittävin osin. Johtajuuskokemusta löytyi kaikkia palvelua tarjoavien tiimistä. Esimieskokemusta löytyi kaikkien tarjoajien tiimistä. Kokemus toimeksiantojen hoitamisesta käy ilmi tiimin jäsenten CV:stä.

Palvelun tuottamiseen osallistuvien henkilöiden suorittamat alan sertifikaatit. Arvioinnissa pisteytettiin tarjouspyynnössä esitetyn mukaisesti psykologisen henkilöstöarvioinnin sertifikaatti.

Palveluntuottajan käyttämät arviointimenetelmät, testauksen prosessi ja palveluntuottajan käyttämien testausmenetelmien luotettavuus (validiteetti- ja reliabiliteettitiedot), monipuolisuus, siltä osin kuin ne ylittävät ehdottomat vaatimukset. Arvioinnissa huomioidaan käytetyt arviointimenetelmät, testausmenetelmien luetettavuus ja se millä tavalla henkilöarviointi kokonaisuudessaan toteutetaan. Kaikilla palvelua tarjoavilla oli käytössä monipuolisesti testejä ja menetelmiä. Arviointimenetelmät vaikuttivat luotettavilta. Eroja huomattiin sähköisen arviointiprosessin toteuttamisen menetelmän kuvauksessa. Kaiken kaikkiaan näiden arviointiperusteiden osalta ei palveluntarjoajien välille syntynyt huomattavia eroja. Enimmäispisteet 25 pistettä.

Raportoinnin informatiivisuus, selkeys ja luettavuus. Arvioinnissa huomioidaan raportin informatiivisuus, selkeys ja se antaako raportti selkeän paremmuusjärjestyksen hakijoista. Pääsääntöisesti toimitetut raportit ovat selkeitä ja informatiivisia. Muutamalla tarjoajan raportteihin toivottiin selkeyttä. Enimmäispisteet 10 pistettä.

Parhaat kokonaispisteet tarjousten vertailussa saivat yritykset Eezy Personnel Oy, Momentous Oy, MPS Career Oy. Tarjousten vertailut esitetään erillisellä liitteellä (Liite 1 ja Liite 2).

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 69 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä.

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Päätän, että Turun kaupungille sekä muille tarjouspyynnössä eritellyille hankintayksiköille hankittavien henkilöarviointipalveluiden palveluntuottajiksi 1.11.2022 (tavoite) – 31.10.2025 valitaan Eezy Personnel Oy, Momentous Oy ja MPS Career Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Kukin kunta / kaupunki tekee omat sopimukset. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätiedot: hankinta-asiantuntija Hanna Nurmi, 0400 944064