Asiantuntija- ja konsultointipalvelut digipalvelukonseptin rakentamiseksi ajalle 21.11.2022 – 30.6.2023

Perustiedot

Turun kaupungin konsernihallinnon Asiakasohjausyksikkö hankkii asiantuntijuutta digipalvelukonseptin rakentamiseen.

Toimeksianto on osa Turun ja Espoon ja kaupunkien yhteistä valtiovarainministeriön rahoittamaa Tietoturvalliset työkalut ja toimintamallit tiedon hyödyntämiseen ja tiedolla johtamiseen (lyh. Turvallinen tieto) -projektia.

Tilaaja on arvioinut työmääräksi n. 200 htp:tä.

Tarjoaja voi toteuttaa osan tarjouksen kohteesta alihankintana. Tarjoukseen on annettava selvitys siitä, mikä osa sopimuksesta teetetään alihankkijakumppanilla sekä ehdotetut alihankkijat.

Alustavasti voidaan arvioida sopimusajan olevan 21.11.2022.-30.6.2023. Sopimusaika tarkentuu tarjousten käsittelyn jälkeen ja se kirjataan palvelusopimukseen.

Hankinnan kohde

Taustaa

Projektin tavoitteena on kehittää turvallista tiedon hyödyntämistä ja tiedolla johtamista kunnissa. Projektissa luodaan kaikkiin kuntiin sovellettavissa olevia työkaluja ja toimintamalleja, jotka toimivat kuntien tukena digitalisaatiossa.

Nykytila

Projektissa on neljä työpakettia. Työpaketissa 1 selvitetään lainsäädännön vaatimuksia ja reunaehtoja tiedon hyödyntämisessä tietoturvallisesti. Valittu toimittaja tekee yhtenä tuotoksena valtiovarainministeriön vaativan loppuraportin, joka sisältää myös työpaketti 1 – raportoinnin.

Työpaketissa 3 edetään taktiselle tasolle ja Turku rakentaa digipalvelukonseptin valitulle segmentille (todennäköisin vaihtoehto tällä hetkellä nuorisosegmentti) hyödyntäen työpaketti 1:ssä tehtyä työtä.

Toimeksiannon kuvaus

Turku hankkii nyt asiantuntijuutta kehittääkseen digipalvelukonseptin valitulle segmentille.

Toimeksiannon tavoitteena ei ole vain kehittää suoraan Turun tarpeisiin digipalvelukonseptia. Keskeinen ja ensimmäinen osa toimeksiantoa on kehittää kaikkien Suomen kuntien käyttöön soveltuva digipalvelukonsepti.

Erityistä huomiota kiinnitetään kaikissa osioissa tietosuojaan ja tietoturvaan liittyviin haasteisiin.

Toimeksiannon alkaessa toimittaja käy läpi aiemmin toteutettuja/toteutuksessa olevia kehitysprojekteja ja niiden tuotoksia.

Toimeksianto koostuu siis tausta-aineiston keruusta ja siihen perehtymisestä, itsenäisestä asiantuntijatyöstä, joka sisältää tarvemäärittelyn ja tavoiteasetannan digipalvelukonseptin rakentamiseksi, työpajoista ja niiden fasilitoinnista, haastatteluista sekä työkokousten valmistelusta ja niihin osallistumisesta projektin aikana.

Turvallinen tieto -projektin projektipäällikölle on raportoitava viikoittain työn etenemisestä ja tuotettava tarvittava materiaali. Tarvittavien sidosryhmien tavoittaminen ja haastatteleminen ovat osa toimeksiantoa. Toimeksiannon toteutus tapahtuu Turun sähköisiä työtiloja (Teams) hyödyntäen. Tarkempi asiantuntijatyön sisältö ja työnjako sovitaan hankintapäätöksen jälkeen. Turun kaupunki tukee henkilöiden tavoittamisessa ja vastaa tulosten julkaisemisesta sekä projektin ohjaamisesta. Työhön osallistuvat ja tuotosta kommentoivat Turvallinen tieto - projektin projektipäällikön lisäksi Turun asiakkuusjohtaja, tietoturvapäällikkö ja tietosuojavastaava sekä muut myöhemmin sovittavat asiantuntijat. Projektin rahoitus edellyttää, että tuotoksista on jaettavissa oppeja myös muiden kaupunkien käyttöön. Tällä tarkoitetaan sitä, että toimittajan tulee osana toimeksiantoa huomioida tuotoksista viestiminen ja mahdollinen muiden kuntien edustajien osallistaminen projektiin.

Selvityksen sisältö koostuu seuraavista osioista:

1. Föli-case – opit

•sähköisen asiointia ollaan kehittämässä Turussa ja osana pilottiratkaisua on selvitetty kaupunkiliikenteen (Föli) asioinnin yhdistämistä kehitettävään asiointiratkaisuun

•tässä osiossa selvitetään Föli-casesta saadut kokemukset asiakas- ja asiointitietoihin liittyen, joita voidaan käyttää taustamateriaalina nuorisosegmentin digipalvelukonseptin määrittelyssä ja rakentamisessa.

2. Nykytila - sähköinen asiointi

•asiointiratkaisun pilotin kehittäminen on loppuvaiheessa ja MVP todennäköisesti julkaistaan lähiaikoina asiakkaiden käyttöön

•tässä osiossa selvitetään sähköisen asioinnin nykytila Turussa (asiointitilin käyttöliittymä + taustajärjestelmät).

3. Nykytila – nuorisosegmentti

•nuorisosegmentin tarpeista on jo tehty alustavia selvityksiä.

•tämän osion tavoitteena on selvittää nuorisopalvelun asiakkaiden ja palvelun toteuttajien (Turun kaupunki + yhteistyökumppanit) tarpeet.

4. Tavoitetila – nuorisosegmentti

•tämän osion tavoitteena on määritellä tavoitetila ja alustava roadmap tavoitetilan saavuttamiseksi nuorisosegmentin palveluille.

5. Nuorisosegmentin digipalvelukonsepti - (vaatimus)määrittely

•tämän osion tavoitteena on tehdä (vaatimus)määrittely nuorisosegmentin digipalvelukonseptille, jota voidaan käyttää kehittämisen pohjana (seuraava osio).

6. Nuorisosegmentin digipalvelukonsepti - rakentaminen

•tässä osiossa rakennetaan Nuorisosegmentin digipalvelukonsepti

•prosessikuvaus eri näkökulmista: asiakkaat, työntekijät, palveluntuottajat (toimittajat)

•asiakas ja palvelupolut

•tärkeimmät käyttöliittymälomakkeet

7. Raportointi (Turun kaupungin ja rahoittajien vaatimat raportit)

•Työpaketti 1: Selvitys lainsäädännön vaatimuksista ja reunaehdoista tiedon hyödyntämisestä tietoturvallisesti (aikaisempi työpaketti)

•Työpaketti 3: Digipalvelukonsepti nuorisosegmentille (osiot 1–6) tässä esityksessä.

Tuotos

Lopputuotos on tekstimuotoinen ja suomenkielinen ja se voi jakaantua useaan erilliseen kokonaisuuteen. Raportit tulee laatia Microsoft-Office työkaluilla siten, että asiakas voi sitä jatkokehittää.

Lisäksi toimeksiantoon kuuluu laatia lopputuotosta tukeva PowerPoint -esitysmateriaali, joka kokoaa lopputuotoksen keskeisimmät sisällöt yhteen. Esitysmateriaalin on tarkoitus tukea projektin tuotoksista viestintää sisäisesti Turun organisaatiossa kuin myös muille kunnille. Mikäli toimittajan kanssa sovitaan tuotoksen julkaisusta yleisessä tietoverkossa, on saavutettavuusdirektiivin vaatimukset täytettävä.

Tarjouksen sisältö

Tarjouksessa tulee nimetä toimeksiantoa toteuttavat asiantuntijat. Asiantuntijoita tulee olla vähintään kaksi, joista toinen toimii sopimuksen mukaisena projektipäällikkönä. Hänen tulee täyttää sopimukseen kirjatut projektipäällikön osaamis- ja kokemusvaatimukset. Muut asiantuntijat voivat olla tällöin joko sopimuksen mukaisia projektipäälliköitä tai projektihenkilöitä. Tarjoukseen tulee selkeästi nimetä, toimiiko asiantuntija sopimuksen mukaisena projektipäällikkönä vai projektihenkilönä.

Asiantuntijoita ei saa vaihtaa kesken toimeksiannon ilman asiakkaan suostumusta.

Henkilöiden ei tarvitse olla välttämättä samoja kuin sopimuksessa nimetyt, mutta osaamisen on oltava samalla tasolla kuin sopimuksessa mainittujen henkilöiden.

Tarjoaja voi toteuttaa osan tarjouksen kohteesta alihankintana. Tarjoukseen on annettava selvitys siitä, mikä osa sopimuksesta teetetään alihankkijakumppanilla sekä ehdotetut alihankkijat.

Tarjouksen tulee sisältää alustava toteutussuunnitelma työn sisällöstä ja aikataulutuksesta. Toteutussuunnitelmaa tarkennetaan yhdessä valitun toimittajan kanssa hankintapäätöksen jälkeen.

Tarjouksessa tulee ilmoittaa toimeksiannon kokonaishinta (alv 0 %) sekä asiantuntijakohtaiset htp määrät.

Valinta- ja vertailuperusteet (löytyvät tarjouspyynnöstä)

Tarjouskilpailun voittaa kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, joka on hankintayksikön kannalta hinta-laatusuhteeltaan paras.

Vertailu perustuu hinnan ja laadun arviointiin. Tarjouskilpailun voittaa tarjous, jonka yhteenlasketut vertailupisteet ovat korkeimmat.

Laatu (yhteensä 70 pistettä):

Laadullisessa arvioinnissa arvioidaan asiantuntijoiden osaamisista ja tarjottua toteutussuunnitelmaa.

Asiantuntijoiden osaamisen arviointi (40 pistettä):

Osaamisen arviointikriteerit ovat:

•Julkisen puolen osaaminen, kuntakokemus palveluiden järjestämisen ja tuottamisen kulmasta (0-3 p.)

•Kyky tuoda asiakkaalle innovatiivista, ”outside the box”-lähestymistapaa erityisesti nuorisopalvelun digikonseptin ja tietoturvallisen asioinnin näkökulmasta (0-3 p.)

•Osaaminen kompleksisten palvelumuotoiluprosessin läpiviennistä ja käyttäjälähtöisistä palvelumuotoilun menetelmistä, kuten työpajat. Erityisesti digitaalisten fasilitointimenetelmien käyttö (0-3 p.)

Kukin arviointikriteeri pisteytetään referenssien ja CV:den perusteella asteikolla 0-3 pistettä. Referenssejä voi kustakin arviointikriteeristä olla maksimissaan 2kpl. (Yhteensä 6kpl). Referenssit voivat myös olla samoja eri arviointikriteereissä. Referenssin kuvauksesta tulee käydä ilmi ketä tarjottua asiantuntijaa/asiantuntijoita referenssi koskee ja mikä on ollut heidän roolinsa projektissa. Tarjottujen asiantuntijoiden tulee olla ollut kyseisten referenssien toteutuksessa keskeisesti mukana sekä nimettynä tarjottuun toimeksiantoon. Asiantuntijoiden osaaminen arvioidaan kokonaisuutena, tiiminä. Tiedot kuvataan Tarjousliitteellä (Liite 1) sekä mahdollisin lisäliittein.

Tarjoaja, joka saa tiimin osaamisesta eniten vertailupisteitä (max. 9) saa 40 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet lasketaan siten, että tarjoajan pisteet jaetaan eniten pisteitä saaneen pistemäärällä ja kerrotaan luvulla 40.

Asiantuntijoiden osaamisesta tarjoaja voi saada enintään yhdeksän (9) laatupistettä. Pisteytys tapahtuu kunkin arviointikriteerin kohdalla seuraavasti:

0 pistettä:

Tarjoaja ei vastaa vertailukriteerin vaatimuksiin / vastaukset ovat hyvin puutteellisia, todennettava osaaminen ja kokemus ovat olemattomia tai hyvin vähäistä.

1 pistettä:

Vastauksen perusteella kyseinen vertailukriteeri täyttyy kohtalaisesti, mutta joiltain osin on havaittavissa selviä puutteita ja/tai perustelut ovat osin puutteelliset. Todennettava osaaminen ja kokemus on kokonaisuudessaan tyydyttävää.

2 pistettä:

Vastaus on vertailukriteerissä hyvää tasoa ja sisältää asiakkaan ja tarjouspyynnön näkökulmasta lisäarvoa tuottavia elementtejä ja perustelut ovat hyviä. Tarjottu asiantuntijatiimi on todennetusti osaavaa ja kokenutta.

3 pistettä:

Vertailukriteerin vaatimukset täyttyvät erittäin hyvin ja sisältävät asiakkaan ja tarjouspyynnön näkökulmasta erityistä lisäarvoa tuottavia elementtejä ja vastaukset ovat erinomaisesti perusteltuja. Huippuosaamista ja erittäin vahvaa kokemusta.

Toteutussuunnitelman arviointi (30 pistettä):

Toteutussuunnitelman arviointi perustuu suunnitelman toteutuskelpoisuuteen. Tarjoajan vapaamuotoisesti tekemä, alustava työsuunnitelma sisältää mm. kuvauksen työn vaiheista, kunkin henkilön työn sisällön sekä työvaiheille osoitetut vastuuhenkilöt ja henkilötyöpäivät.

Laatupisteytyksessä arvioidaan tarjoajan laatiman toteutussuunnitelman soveltuvuutta hankinnan kohteen kuvauksen mukaisen selvityksen toivottuun sisältöön ja toteutukseen sekä sen tavoitteiden toteutumiseen. Toivomme, että toteutussuunnitelma ottaa huomioon eri osioiden erityispiirteet; Toteutussuunnitelman puuttuminen tai jonkin osion huomioimatta jättäminen johtaa tarjouksen hylkäämiseen.

Toivotaan, että toteutussuunnitelma ottaa huomioon eri osioiden erityispiirteet; Toteutussuunnitelman pitää sisältää kaikki osiot!

Tarjoaja, joka saa toteutussuunnitelmasta eniten vertailupisteitä (max. 9) saa 30 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet lasketaan siten, että tarjoajan pisteet jaetaan eniten pisteitä saaneen pistemäärällä ja kerrotaan luvulla 30.

Toteutussuunnitelmasta tarjoaja voi saada enintään yhdeksän (9) laatupistettä. Pisteytys tapahtuu seuraavasti:

0 pistettä

Mikäli toteutussuunnitelma puuttuu tai sitä ei voida arvioida, tullaan tarjous hylkäämään tarjouspyynnön vastaisena.

3 pistettä:

Esitetyssä toteutussuunnitelmassa on puutteita liittyen tehtävän laadintaan, tarkkuusasteeseen ja työn etenemiseen. Toteutussuunnitelmassa on kuvattu puutteellisesti tehtävään liittyvää asiasisältöä, yhteensovittamista ja työn etenemistä. Työn puutteellinen vaiheistus ja aikataulutus aiheuttavat epävarmuustekijöitä työn sujuvalle etenemiselle.

6 pistettä:

Esitetyn projektisuunnitelman sisältö ja eteneminen soveltuvat riittävästi hankinnan kohteen kuvauksen mukaiselle toimeksiannolle ja soveltuu riittävästi sen tarpeisiin. Toteutussuunnitelmassa on kuvattu riittävästi hankinnan kohteen kuvauksen tarkkuusasteella toimeksiantoon liittyvä asiasisältö, yhteensovittaminen ja työn eteneminen. Työn vaiheistus ja aikataulutus mahdollistavat työn sujuvan etenemisen. Toteutussuunnitelma osoittaa perehtyneisyyttä digipalvelukonseptien rakentamiseen ja tietosuoja/tietoturva-haasteisiin.

9 pistettä:

Esitetyn toteutussuunnitelman sisältö on erinomainen ja siinä on kuvattu selkeästi ja monipuolisesti tehtävän laadintaan liittyvä eteneminen hankinnan kohteen kuvauksen mukaisesti ja sen tarpeisiin soveltuen. Toteutussuunnitelma osoittaa erinomaista/laadukasta perehtyneisyyttä digipalvelukonseptien rakentamiseen ja tietosuoja/tietoturva- haasteisiin ja se tukee Turun aiempaa tehtyä työtä. Toteutussuunnitelmassa on monipuolisesti ja kattavasti kuvattu hankinnan kohteen kuvaukseen liittyvällä tarkkuusasteella toimeksiannon asiasisältö, yhteensovittaminen ja työn eteneminen. Työn vaiheistus ja aikataulutus mahdollistavat luotettavasti ja sujuvasti tehtävän etenemisen.

Hinta (30 pistettä)

Tarjottu toimeksiannon kokonaishinta (alv 0 %) ilmoitetaan Cloudia järjestelmässä.

Halvimman hinnan tarjonnut saa hintavertailussa 30 pistettä. Muiden tarjoajien vertailupisteet lasketaan siten, että halvin hinta jaetaan tarjouksen hinnalla ja kerrotaan luvulla 30.

Lopuksi laatu- ja hintapisteet lasketaan yhteen. Eniten pisteitä saanut tarjoaja valitaan kumppaniksi. Yhteispistemäärä on enintään 100 pistettä. Mikäli pisteet menevät tasan, ratkaisee toteutussuunnitelmasta annetut pisteet ja palveluntuottajaksi valitaan se tarjoaja, jonka toteutussuunnitelman pisteet ovat korkeammat.